การต้องมานั่งเปิดอ่านอีเมลทีละฉบับเพื่อจัดหมวดหมู่ อาจกินเวลาทำงานไปโดยไม่รู้ตัว…
ในบทความนี้ Demeter ICT มีไอเดียการสร้างและติด Label อีเมลแบบอัตโนมัติผ่าน Workspace Studio ซึ่งจะช่วยเปลี่ยน Routine Flows ซ้ำๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ง่ายๆ โดยที่คุณไม่ต้องคอยคัดแยกอีเมลเองทีละฉบับอีกต่อไป ลองมาดูตัวอย่างแล้วนำไปปรับใช้กับ Google Workspace ของคุณกันได้เลย
(How to) วิธีสร้าง Label อัตโนมัติในอีเมลด้วย Workspace Studio
1. เข้า Workspace Studio ที่หน้า Gmail ในแท็บเมนูด้านขวาหรือเข้าเว็บไซต์ https://studio.workspace.google.com/
2. พิมพ์ Prompt อธิบายรายละเอียด Flow ที่ต้องการ เช่น ฉันต้องการให้ Gemini สามารถเข้าไปอ่านอีเมลแล้วติด Label ให้อัตโนมัติ เพื่อลดเวลาในการอ่านอีเมลเองทีละฉบับ
3. ตั้งค่าตามตัวอย่างด้านล่างนี้ ซึ่งโดยปกติ Gemini ใน Workspace Studio จะสร้างให้โดยอัตโนมัติ แต่เพื่อความถูกต้อง คุณสามารถแก้ไขหรือทบทวนขั้นตอนได้
Step 1: เลือกว่าต้องการให้ Gemini อ่านอีเมลทั้งหมดหรือแค่บางอีเมล → เลือกอ่านทั้งหมด
Step 2: ป้อนคำสั่งและกำหนดข้อมูลเพื่อให้ Gemini ใช้ในการวิเคราะห์หาคำตอบ
Step 3: กำหนดเงื่อนไขว่าถ้าหากเงื่อนไขข้างบนถูกต้องให้ดำเนินการอย่างไรต่อไป
Step 4: หากอีเมลนั้นตรงตามเงื่อนไขด้านบนทั้งหมดให้ใส่ Label ว่า ‘action required’ โดยคุณสามารถแก้ไขชื่อหรือสร้าง Label ใหม่ได้ตามต้องการ (หากต้องการกำหนดสีให้ไปที่เมนู Label ที่หน้า Gmail)
4. กด Test run หรือกดบันทึก เพียงแค่นี้ Workspace Studio ก็พร้อมใช้งานได้ทันที
ตัวอย่างอีเมลที่มีการสร้าง Label ด้วย Workspace Studio เรียบร้อยแล้ว
นี่เป็นเพียงหนึ่งใน Use Case ที่เราได้นำมาแสดงเท่านั้น คุณสามารถเลือกดูเทมเพลตอื่นได้ที่นี่
จะเห็นได้ว่าเพียงแค่เปลี่ยนวิธีการทำงานบางจุดด้วยการนำ AI เข้ามาช่วย ก็สามารถลดขั้นตอนซ้ำๆ ในแต่ละวันไปได้มากทีเดียว และการสร้าง Label อัตโนมัตินี้ก็เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเล็กๆ ของการทำ Automation ในองค์กรเท่านั้น
สำหรับธุรกิจที่สนใจยกระดับกระบวนการทำงานด้วย Google Workspace, Gemini Enterprise หรือต้องการคอร์สอบรมเพื่อพัฒนาทักษะทีมงาน สามารถสอบถามข้อมูลหรือปรึกษาทีมงาน Demeter ICT ได้ที่ช่องทางนี้ Facebook: Demeter ICT
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist สาย Tech ที่ชื่นชอบด้านการตลาด คอนเทนต์ และจัดอีเวนต์เป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet อยากถ่ายทอดสิ่งที่น่าสนใจและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจไทยมีเครื่องมือที่ฉลาด, ใช้ AI เป็น และคุ้มค่าที่สุด
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist สาย Tech ที่ชื่นชอบด้านการตลาด คอนเทนต์ และจัดอีเวนต์เป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet อยากถ่ายทอดสิ่งที่น่าสนใจและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจไทยมีเครื่องมือที่ฉลาด, ใช้ AI เป็น และคุ้มค่าที่สุด
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
