เคยรู้สึกไหมว่า การประชุมบางครั้งแทบไม่ได้ใช้เวลาไปกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือหาทางออกร่วมกัน แต่กลับหมดเวลาไปกับการจดโน้ต จับประเด็น หรือคอยทบทวนว่าเมื่อสักครู่สรุปอะไรกันไปบ้าง พอประชุมจบก็ยังมีคำถามว่า “แล้วสุดท้ายตกลงว่ายังไงนะ?”…
สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะระหว่างการประชุม เราต้องทำหลายอย่างพร้อมกัน ทั้งฟัง คิด วิเคราะห์ และจดบันทึกไปในเวลาเดียวกัน เมื่อสมาธิถูกแบ่งออกไปก็มีโอกาสพลาดประเด็นสำคัญ หรือไม่มีเวลาคิดต่อยอดและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ ผลลัพธ์คือการประชุมยืดเยื้อกว่าที่ควร และบางครั้งก็ต้องกลับมายืนยันข้อมูลกันอีกครั้งหลังประชุม
บทความนี้ ผู้เขียนจะแบ่งปันแนวคิดและเทคนิคการจัดการการประชุม ของ Laura Mae Martin – Executive Productivity Advisor จาก Google ว่าเขานำ Gemini ใน Google Meet เข้ามาช่วยบริหารการประชุมอย่างไรให้เกิดคุณค่าสูงสุด
1. เตรียมการประชุมให้พร้อมตั้งแต่ก่อนเริ่ม
ก่อนหน้านี้แค่จะนัดประชุมก็เสียเวลาไปกับการหาวันที่ทุกคนว่าง ส่งอีเมลหลายรอบ กว่าจะตกลงเวลาได้ก็ผ่านไปครึ่งวัน ซึ่งตรงนี้ Gemini สามารถเข้ามาช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ได้
- ใช้ฟีเจอร์ Help me schedule ใน Gmail เพื่อส่งตัวเลือกเวลาประชุมให้ผู้เข้าร่วม โดยระบบจะช่วยค้นหาช่วงเวลาที่ทุกคนสะดวกโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้นัดหมายไม่ต้องเสียเวลานั่งเช็กปฏิทินเอง | อ่านบทความ: Help me schedule จัดการตารางง่ายๆในคลิกเดียว
- ใช้ Gemini ช่วยสรุปบันทึกการประชุมครั้งก่อน และใช้ค้นหา Action Items/ Plans ที่ยังดำเนินการไม่เสร็จ เพื่อรวบรวมประเด็นที่ควรหยิบมาพูดคุยต่อ | อ่านบทความ: How to: วิธีเปลี่ยนสรุปประชุมเป็น Action plan ใน 1 นาที
- ใช้ Gem (เลือก Brainstromer) ใน Gemini ช่วยสร้าง Agenda สำหรับการประชุม โดยสวมบทบาทให้ Gem เป็น Professional Meeting Facilitator และ Executive Assistant ซึ่งช่วยเราหาไอเดียการประชุมได้ดีมาก | อ่านบทความ: How to สร้าง Gem – เครื่องมือ Customize คำสั่งใน Gemini อ่านจบใช้เป็นแน่นอน !
2. ให้ AI ช่วยคุณโฟกัสการประชุมได้เต็มที่
ระหว่างประชุม หลายคนต้องทำหลายอย่างพร้อมกัน ทั้งฟังผู้พูด จดโน้ต คิดคำถาม และบางครั้งก็ต้องตอบข้อความไปด้วย ทำให้พลาดประเด็นสำคัญได้ง่าย
Gemini ใน Google Meet ช่วยแบ่งเบาภาระเหล่านี้ได้ด้วยการ
- จดบันทึกการประชุมอัตโนมัติ (Take notes for me)
- สร้างคำบรรยาย (Captions)
- แปลภาษาแบบเรียลไทม์
- สรุปและติดตามประเด็นสำคัญของการสนทนา
หากเข้าประชุมสายหรือพลาดบางช่วงไป ก็สามารถใช้ฟีเจอร์ Ask Gemini ใน Google Meet เพื่อสรุปสิ่งที่กำลังพูดคุยกันระหว่างการประชุม หรือถามเกี่ยวกับประเด็นที่พูดคุยไปแล้วได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดการขัดจังหวะการประชุมได้เป็นอย่างดี
ผลลัพธ์: คุณสามารถโฟกัสกับการพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และการตัดสินใจได้เต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดรายละเอียดสำคัญ
3. ทุกคนเข้าใจสรุปการประชุมตรงกัน
หลายครั้งปัญหามักอยู่ที่ “หลังการประชุม” เพราะแต่ละคนอาจจำสิ่งที่ตกลงกันได้ไม่เหมือนกัน หรือเข้าใจคลาดเคลื่อนกันไป จนต้องส่งข้อความถามซ้ำ หรือนัดประชุมเพิ่มเพื่อยืนยันข้อมูลอีกครั้ง ซึ่งนั่นล้วนเป็นการสูญเสียเวลาเกินความจำเป็น
ฟีเจอร์ Take notes for me ใน Google Meet ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ โดยสามารถ
- จดและสรุปบันทึกการประชุมอัตโนมัติ
- รวบรวม Action Items ที่ต้องดำเนินการ
- ส่งบันทึกการประชุมให้ผู้เข้าร่วมผ่าน Gmail
- แนบบันทึกไว้กับกิจกรรมใน Google Calendar
ผลลัพธ์: ทุกคนสามารถอ้างอิงข้อมูลจากแหล่งเดียวกันได้ ลดความสับสน และเริ่มลงมือทำงานต่อได้ทันที
Tips: นอกจากนี้คุณยังสามารถนำบันทึกการประชุมไปต่อยอดกับ Gemini ได้ เช่น ให้ช่วยสร้างสไลด์ใน Google Slides ปรับปรุงแผนงาน หรือช่วยต่อยอดไอเดียที่เพิ่งพูดคุยกัน เพื่อให้การทำงานหลังประชุมเดินหน้าต่อได้อย่างต่อเนื่อง
หากการประชุมหนึ่งครั้งมีคุณค่ามากพอที่จะนัดทุกคนมาพร้อมกัน ก็คงน่าเสียดายไม่น้อยหากเวลาส่วนใหญ่กลับหมดไปกับการจดโน้ต หรือคอยตามว่าใครพูดอะไรไปบ้าง อยากให้คุณลองปล่อยให้ Gemini ช่วยรับหน้าที่จัดการงานเหล่านั้นดู แล้วใช้เวลาของคุณไปกับการฟัง ตั้งคำถาม แลกเปลี่ยนไอเดีย และตัดสินใจร่วมกับทีมให้เต็มที่
เพราะสุดท้ายแล้ว สิ่งที่ทำให้การประชุมมีคุณค่า อาจจะไม่ใช่บันทึกการประชุมที่ละเอียดที่สุด แต่คือการที่ทุกคนออกจากห้องประชุมด้วยความเข้าใจตรงกัน และสามารถลงมือทำงานต่อไปในทิศทางเดียวกันได้
Writer
Pariyakorn Tunheng
Writer
Pariyakorn Tunheng
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
