เนื่องจากกระแสคอนเทนต์ที่เคลื่อนที่ไปอย่างรวดเร็วและพฤติกรรมของผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ความท้าทายของเอเจนซี่ไม่ได้มีเพียงแค่การคิดไอเดียที่แปลกใหม่เท่านั้น แต่คือ “ความเร็วเพื่อให้ทันกระแสและคุณภาพของงาน” ทว่าหลายครั้ง ความเร็วที่สูงเกินไปโดยไม่มีระบบจัดการที่ดี กลับสร้างภาระมหาศาลให้กับทีมงานจนเกิดภาวะหมดไฟได้เช่นกัน
KINN Bangkok ดิจิทัลเอเจนซี่ชั้นนำ ได้เผชิญหน้ากับความท้าทายนี้และเลือกปรับเปลี่ยนการทำงานด้วยเครื่องมืออย่าง Asana แพลตฟอร์มบริหารจัดการงานระดับโลก โดยได้รับการดูแลและให้คำปรึกษาโดยผู้เชี่ยวชาญจาก Demeter ICT
วันนี้ คุณมาร์ค Project Manager จาก KINN Bangkok ได้มาร่วมแชร์ประสบการณ์จริงว่า การนำเครื่องมือที่ใช่เข้ามาเป็นจิ๊กซอว์ตัวสำคัญในการทำงาน จะช่วยพลิกโฉมทั้งประสิทธิภาพการผลิตสื่อและความสุขของคนในทีมได้อย่างไร?
เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!
ความท้าทาย: เมื่องานล้นมือ และคนในทีมกำลังถูกละเลย
ย้อนกลับไปก่อนเริ่มใช้งาน Asana กระบวนการทำงานของ KINN Bangkok ยังกระจัดกระจายอยู่บนหลากหลายเครื่องมือ เช่น Microsoft Teams, Outlook, LINE ไปจนถึง Google Docs และ Google Sheets ซึ่งส่วนใหญ่ทำงานแยกส่วนกันแบบ Manual
เมื่อบริษัทเริ่มเติบโต โปรเจกต์ใหม่ ๆ เริ่มเข้ามาอย่างต่อเนื่อง ช่องโหว่ของระบบการทำงานแบบเดิมจึงเริ่มปรากฏให้เห็นชัดขึ้น ดังนี้
- ขาดศูนย์กลางในการมองเห็นภาพรวม: เมื่อต้องดูแลมากกว่า 3–4 โปรเจกต์พร้อมกัน และมีลูกทีมดูแลหน้างานอีกหลายคน การคำนวณเวลาส่งงาน การบรีฟงาน และไทม์ไลน์เกิดความคลาดเคลื่อนได้ง่ายและขาดความชัดเจน
- เสียเวลากับการวางแผนนานเกินไป: การวางไทม์ไลน์สำหรับแคมเปญใหญ่ ในอดีตอาจกินเวลานานเกือบ 6 ชั่วโมงต่อแคมเปญ
- เกิดภาวะ Overtime และความเหนื่อยล้าสะสม: ปัญหางานที่ล้นมือจนเกิดคอขวดทำให้ทีมต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อไล่ตามเดดไลน์ให้ทัน จนกลายเป็นบรรยากาศที่ตึงเครียดในทีม
วิธีแก้ปัญหา: ทำไม KINN Bangkok ถึงเลือก Asana?
เมื่อต้องมองหาโซลูชัน Project Management ที่เข้ามาตอบโจทย์ทั้งระดับทีมและระดับองค์กร ปัจจัยสำคัญที่ทำให้ KINN Bangkok ตัดสินใจเลือก Asana มี 2 ข้อ ดังนี้
- Easy to Use (ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับทุกคน): ไม่ว่าจะเป็นคนที่มีทักษะเทคโนโลยีสูง หรือคนที่ไม่ได้เก่งเทคโนโลยีมากนัก สมาชิกทุกคนตั้งแต่รุ่นพี่จนถึงน้องใหม่สามารถเรียนรู้และเริ่มต้นใช้งานได้ทันที
- High Flexibility & Portfolio View (ความยืดหยุ่นสูง): Asana รองรับการจัดโครงสร้างโปรเจกต์ที่ซับซ้อนของเอเจนซี่ได้อย่างยืดหยุ่น ฟีเจอร์ Portfolio ช่วยให้ Project Manager และ Team Lead มองเห็นภาพรวม (Overview) ของทุกโปรเจกต์ในหน้าจอเดียวได้แบบครบถ้วน
เทคนิคการ Transform องค์กรแบบ Give ก่อน Take
ปัญหาคลาสสิกของหลายองค์กรเมื่อนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ คือ แรงต้านจากผู้ใช้งาน (User Adoption) แต่ KINN Bangkok มีวิธีคิดและกลยุทธ์ที่น่าสนใจ เพื่อให้น้อง ๆ ในทีมเห็นข้อดีของการปรับเปลี่ยน เช่น
- สื่อสารให้มองเห็นถึงประโยชน์: ชี้ให้เห็นว่าระบบนี้ช่วยประหยัดเวลาของพวกเขาอย่างไรบ้าง? ช่วยลดเวลาการทำงานจริง และลดการเผชิญหน้าที่ไม่จำเป็น
- เป็นมิตรกับคนทำงานทุกบุคลิก: คนที่เป็น Introvert สามารถรับบรีฟและส่งงานผ่านระบบ Asana ได้ทันทีโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการสื่อสารผ่านแชตอีกต่อไป
- ฟีดแบ็กได้ตรงจุดและชัดเจน: ความคิดเห็นจากหัวหน้างานถูกพิมพ์และบันทึกไว้ใน Asana อย่างเป็นระบบ ไม่ต้องมีการปะทะอารมณ์หรือกลัวว่าคำสั่งจะสูญหายไประหว่างทาง
ผลลัพธ์ คือ สมาชิกในทีมของ KINN Bangkok ตอบรับค่อนข้างดี เพราะรู้สึกได้จริง ๆ ว่าเครื่องมือนี้จะมาช่วยปลดล็อกให้การทำงานง่ายขึ้น ไม่ใช่มาเพิ่มภาระให้กับพวกเขา
ผลลัพธ์: หลังจาก KINN Bangkok เลือกใช้ Asana
1. ยอดการผลิตคอนเทนต์เพิ่มขึ้นกว่า 300%
จากเดิมที่ทีมสามารถส่งมอบงานวิดีโอเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 15–20 คลิปต่อเดือน ปัจจุบัน KINN Bangkok สามารถขยายขีดความสามารถในการส่งมอบคลิปคุณภาพสูงให้แก่แบรนด์ต่าง ๆ ได้มากถึง 50–75 คลิปต่อเดือน
2. ลดเวลาจัดการไทม์ไลน์ลงมากกว่า 70%
การวางแผนงานโปรเจกต์ทั้งแคมเปญระยะสั้นและ Yearly Content ที่เคยใช้เวลานานถึง 6 ชั่วโมง ปัจจุบันสามารถตั้งค่าและวางไทม์ไลน์เสร็จสมบูรณ์ได้ภายใน 1–2 ชั่วโมง เท่านั้น
3. ติดตามและแก้ปัญหาได้ก่อนงานสะดุด
Team Lead และ Project Manager สามารถมองเห็น Process ตั้งแต่จุดเริ่มต้น หากมีขั้นตอนใดติดขัด ระบบ Asana จะแจ้งเตือนเพื่อให้ประสานงานและแก้ไขได้ทันท่วงที
4. จัดการลำดับความสำคัญของงานได้ชัดเจน
พนักงานทุกคนรู้ว่าในแต่ละวันและแต่ละสัปดาห์ (Weekly Priority) ต้องโฟกัสกับชิ้นงานใดบ้าง ลดความสับสนและความผิดพลาด เพื่อให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างเต็มที่
ก้าวสู่ Smart Workplace อย่างแท้จริง
คำนิยามว่า Smart Workplace สำหรับ KINN Bangkok ไม่ได้หมายถึงสำนักงานที่หรูหราหรือมีเครื่องมือที่ซับซ้อน แต่คือ “Workflow ที่ไม่วุ่นวาย มีความยืดหยุ่น และรวดเร็วทันใจ”
คำแนะนำสำหรับองค์กรที่อยากเริ่มต้นใช้งาน Asana
สำหรับธุรกิจหรือเอเจนซี่ที่กำลังมองหาจุดเริ่มต้นในการยกระดับการทำงานขององค์กร คุณมาร์คฝากคำแนะนำไว้ว่า:
สนใจปรึกษาการวางระบบ Work Management ด้วย Asana เพื่อสร้าง Smart Workplace ให้กับองค์กรของคุณ ติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก Demeter ICT ได้แล้ววันนี้
ดูวิดีโอบทสัมภาษณ์แบบเต็ม ๆ ได้ที่นี่
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
