ทุกวันนี้ผมเชื่อว่าหลาย ๆ องค์กรต้องทำงานหนักขึ้น มีโปรเจกต์ การประชุม และข้อมูลที่มากขึ้น เพื่อต่อสู้กับเศรษฐกิจในปัจจุบัน แต่ผู้บริหารในองค์กรหลายคนยังคงอยู่กับคำถามเดิมว่า
“ตอนนี้องค์กรของเรา กำลังเกิดอะไรขึ้นอยู่บ้าง?”
เพราะแม้ว่าการทำงานจะเดินอยู่ตลอดเวลา แต่ปัญหาสำคัญของหลาย ๆ องค์กร คือ ขาด Real-time Visibility หรือขาดการมองเห็นข้อมูลภาพรวมของงานและโปรเจกต์ที่กำลังเกิดขึ้นในองค์กร
หลายครั้งที่ผู้บริหารอย่างเรารับรู้ปัญหาช้าเกินไป กว่าทีมจะมารายงาน ปัญหานั้นก็อาจเกิดขึ้นไปแล้ว ยกตัวอย่างเช่น
- โปรเจกต์ล่าช้า งานไม่เป็นไปตาม Timeline เดิมที่กำหนดไว้
- คนในทีม Burnout เพราะงานที่หนักเกินไปแต่ไม่มีใครรู้
- เกิดปัญหาคอขวดจนทำให้โปรเจกต์ติดขัด ที่จะส่งผลกระทบต่อหลายฝ่ายตามมา
นี่คือเหตุผลที่องค์กรยุคใหม่ต้องเริ่มเปลี่ยนวิธีการบริหารจัดการงานด้วยเครื่องมือ Work Management Platform อย่าง Asana
จากเครื่องมือจัดการงาน สู่ระบบ Executive Intelligence สำหรับองค์กร
หลายคนที่รู้จัก Asana ในฐานะเครื่องมือจัดการ Task งานและโปรเจกต์ทั่วไป แต่ Asana ยุคใหม่ได้กลายเป็นระบบ Executive Intelligence ที่ช่วยให้องค์กรสามารถมองเห็นภาพรวมของงานและโปรเจกต์ทั้งหมดแบบ Real-time ได้ ไม่ว่าจะเป็น
- สถานะโปรเจกต์ (Project Status) ติดตามความคืบหน้าและภาพรวมของโปรเจกต์ได้ทันที
- ความคืบหน้าของทีม (Team Progress) ประเมินการทำงานของแต่ละทีมได้ในที่เดียว
- ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น (Risk Detection) เห็นสัญญาณเตือนล่วงหน้าก่อนจะเกิดปัญหาจริง
- ภาระงานของทีม (Workload Management) กระจายงานและทรัพยากรที่มีได้อย่างเหมาะสม
- เป้าหมายขององค์กร (OKRs & Goals) เชื่อมโยงงานของทีมเข้ากับเป้าหมายของผู้บริหารและองค์กร
แทนที่ทีมจะต้องรวบรวมข้อมูลจาก Spreadsheet, Email, LINE, Chat หรือการประชุม ผู้บริหารอย่างเราสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกิดขึ้นทั้งหมดได้ผ่านระบบ Asana ในที่เดียว (Single Source of Truth) เพื่อใช้ในการตัดสินใจได้ทันที
โปรเจกต์จะเดินหน้าได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ถ้ายังมองไม่เห็นภาพรวม
เมื่อองค์กรเติบโตความซับซ้อนของการทำงานก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย หนึ่งโปรเจกต์อาจต้องทำงานร่วมกับหลายทีม หลายฝ่าย หลายเครื่องมือ และหลาย Timeline ไปพร้อมกัน และสิ่งที่องค์กรมักจะเจอปัญหา คือ ทีมไม่สามารถมองเห็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นทั้งหมดได้ในเวลาเดียวกัน ส่งผลให้:
- ข้อมูลกระจัดกระจาย (Data Silos) เพราะทีมทำงานกันแบบงานใครงานมัน
- เสียเวลานัดประชุมเพื่ออัปเดตความคืบหน้าโดยไม่จำเป็น
- มักพบปัญหาและทำให้โปรเจกต์ติดขัด สายเกินไป
- ต้องคอยแก้ปัญหาเฉพาะหน้ามากกว่าวางแผนเชิงรุก
- ทีมต้องเสียเวลาทำ Report จากข้อมูลที่กระจัดกระจายและอาจไม่ครบถ้วน
- ผู้บริหารต้องตัดสินใจจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน และอาจก่อให้เกิดความผิดพลาด
Asana สามารถช่วยให้การบริหารโปรเจกต์ง่ายขึ้นได้อย่างไร?
ด้วยฟีเจอร์ Portfolio View ของ Asana ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมของทุกโปรเจกต์ได้จากหน้าจอเดียว โดยที่ไม่ต้องรอ Weekly Report จากทีม ไม่ต้องเรียกประชุมเพื่อตามงาน และไม่ต้องเปิดหลายระบบเพื่อหาข้อมูล ไปจนถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโปรเจกต์ ก็สามารถติดตามได้แบบ Real-time
ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการที่ต้องคอยตามแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นไปแล้ว สู่การมองเห็นปัญหาและปรับแก้ก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้นจริง เพื่อให้องค์กรเดินหน้าได้อย่างราบรื่นมากที่สุด
ทีมขาดคนจริงไหม? หรือแค่บริหาร Workload ไม่มีประสิทธิภาพ
อีกหนึ่งสิ่งในความท้าทายของผู้บริหาร คือ การบริหารทรัพยากรและภาระงานของทีม หลายองค์กรตัดสินใจจ้างคนเพิ่มทันทีเมื่อโปรเจกต์เริ่มช้า แต่หลายกรณีแท้จริงแล้วปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่จำนวนคน แต่อยู่ที่:
- การกระจายงานที่ไม่สมดุล (Imbalanced Workload)
- การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ไม่ชัดเจน (Unclear Priorities)
- การมองไม่เห็นว่าใครกำลังทำงานเยอะเกินไป (Overload Invisible)
Asana สามารถช่วยบริหาร Workload มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร?
ด้วยฟีเจอร์ Workload Management ของ Asana ช่วยให้ผู้บริหารและ Manager ที่ดูแลทีม มองเห็นภาระงานของแต่ละคนได้แบบ Real-time ทำให้สามารถ:
- ตรวจสอบได้ทันทีว่าใครกำลังมีงานมากเกินไป
- ประเมินได้ว่าทีมไหนยังมี Capacity เหลืออยู่
- สามารถระบุได้ว่างานไหนกำลังติดปัญหาอยู่
- รู้ว่าโปรเจกต์ไหนที่ใช้ Resource มากผิดปกติ
การมองเห็น Workload จะช่วยให้ผู้บริหารปรับแผนการทำงาน และกระจายงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก่อนที่ทีมจะ Burnout และส่งผลกระทบต่อ Performance ของทีม ซึ่งสิ่งที่ต้องแก้จริง ๆ แล้วอาจไม่ใช่จำนวนคนแต่ คือ ระบบการทำงาน
มองเห็นความเสี่ยงของโปรเจกต์ก่อนที่จะเกิดปัญหาด้วย AI จาก Asana
อีกหนึ่งฟีเจอร์เรือธงของ Asana ในตอนนี้ คือ ความสามารถในการมองเห็น ‘ความเสี่ยง’ ของโปรเจกต์และงาน ก่อนที่จะเกิดปัญหาจริง ด้วย AI จาก Asana ที่จะช่วยตรวจจับสัญญาณผิดปกติ พร้อมวิเคราะห์ความเสี่ยงล่วงหน้าของโปรเจกต์ได้ทันที
ฟีเจอร์ AI Insight ของ Asana ทำอะไรได้บ้าง?
- Detect Delays: ตรวจจับแนวโน้มงานที่จะล่าช้าได้ก่อนถึงวันกำหนดส่งจริง
- Identify Blockers: มองเห็น Dependency หรือจุดที่กำลังติดขัด และไปกระทบกับงานอื่น ๆ
- Automated Alerts: แจ้งเตือนความเสี่ยงไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเมื่อพบความผิดปกติ
- Instant Summaries: สรุปสถานะโปรเจกต์และอัปเดตได้ในคลิกเดียว
- Actionable Recommendations: แนะนำ Action ที่ควรทำ เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับโปรเจกต์
สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้แม่นยำและรวดเร็วขึ้น ลดจุดบอดที่อาจทำให้องค์กรเสียหายได้ในอนาคต ซึ่งถ้าพูดความสามารถ AI ตัวนี้แล้ว อาจจะไม่ใช่ AI ที่มีความหวือหวามากนัก แต่เป็น AI ที่ถูกออกแบบมาเพื่อ ‘สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร’ โดยเฉพาะ
ใช้เวลาน้อยลงกับการตามงาน ให้เวลามากขึ้นกับการตัดสินใจ
ยุคที่อะไร ๆ ก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ผมเชื่อว่าผู้บริหารไม่ควรเสียเวลาไปกับ
- การไล่ถามสถานะงานผ่านแชตหรืออีเมล
- การนัดประชุมเพียงเพื่อตาม Progress งาน
- การหาข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่หลายระบบ
- การรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาทำ Report จากหลายไฟล์
เวลาของผู้บริหารควรถูกนำไปใช้กับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การตัดสินใจที่สำคัญขององค์กร และการขับเคลื่อนองค์กรมากกว่า
Asana จะช่วยสร้าง Single Source of Truth สำหรับการบริหารงานทั่วทั้งองค์กร ให้ทุกทีมเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน เข้าใจเป้าหมายขององค์กรที่ตรงกัน และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรก็สามารถเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ
สนใจยกระดับการบริหารงานในองค์กรด้วย Asana
พร้อมเปลี่ยนข้อมูลงานและโปรเจกต์ ให้กลายเป็น Executive Intelligence แล้วหรือยัง? ติดต่อ Demeter ICT เพื่อรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ และทดลองใช้งาน Asana สำหรับองค์กรฟรี! ได้แล้ววันนี้
เกี่ยวกับผู้เขียน
ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ ปัจจุบันเป็น Founder & CEO ของบริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด พาร์ทเนอร์ระดับ Premier Partner ของ Google และ Zendesk ในระดับ APAC ที่มีลูกค้าใช้บริการ Google และ Zendesk มากที่สุดในประเทศไทย และให้บริการลูกค้าในประเทศจีน และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (ASEAN) โดยมีลูกค้ารวมกันกว่า 4,600 ราย ดร. วรัญญูฯ มีประสบการณ์ในการทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมากกว่า 25 ปี เคยทำงานเป็นผู้บริหารระดับสูงในองค์กรขนาดใหญ่ทั้งธนาคาร ธุรกิจผู้ให้บริการไอที และบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ
เรียบเรียงใหม่โดย
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
