Jaspal & Sons กับการวางรากฐานสู่ AI Transformation ด้วย Google Workspace และ Google AI
บริษัท ยัสปาลแอนด์ซันส์ จำกัด (Jaspal & Sons) ผู้ผลิตและจัดจำหน่ายที่นอนและเครื่องนอนชั้นนำ ภายใต้แบรนด์ Santas Home, SANTAS, STEVENS, Sealy และ Tempur ดำเนินธุรกิจอย่างมั่นคงมายาวนานกว่า 80 ปี ปัจจุบันมีพนักงานกว่า 1,800 คน พร้อมเครือข่ายจุดจำหน่ายมากกว่า 500 แห่งทั่วประเทศ และส่งออกสินค้าไปยังมากกว่า 16 ประเทศทั่วโลก โดยมีพื้นที่ดำเนินงานรวมกว่า 42,000 ตารางเมตร ครอบคลุมตั้งแต่การออกแบบ การผลิต ไปจนถึงระบบคลังสินค้าครบวงจร ด้วยความมุ่งมั่นในการพัฒนานวัตกรรมและส่งมอบผลิตภัณฑ์คุณภาพ เพื่อสร้างประสบการณ์การพักผ่อนที่ดีที่สุดให้แก่ผู้บริโภค
เหตุผลที่ Jaspal & Sons เลือกใช้ Google Workspace
การเลือกเครื่องมือในครั้งนี้ถือเป็นความท้าทายสำคัญสำหรับ Jaspal & Sons เพราะไม่ได้มองเพียงแค่การนำเทคโนโลยีมาใช้งานในองค์กรเท่านั้น แต่ยังพิจารณาถึงปัจจัยสำคัญอื่นๆ ที่จะช่วยรองรับการทำงานและการเติบโตขององค์กรในระยะยาว ดังนี้
1. สนับสนุนการวางรากฐานองค์กรสู่ AI Transformation
ตั้งแต่ปี 2022 จนถึงปัจจุบัน Jaspal & Sons มองเห็นศักยภาพของ AI ที่จะเข้ามาเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน จึงเริ่มวางแนวทางด้าน AI Transformation พร้อมมองหาเครื่องมือที่จะเข้ามาสนับสนุนวิสัยทัศน์ดังกล่าว นำไปสู่การเลือกใช้ Google Workspace และ Google AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในทุกแผนก พร้อมเตรียมความพร้อมและวางรากฐานสำหรับการทำงานในยุค Agentic AI
2. ต้องมั่นใจว่าข้อมูลขององค์กรปลอดภัย
อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญคือการนำ AI มาใช้โดยไม่กระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูล Jaspal & Sons ต้องการแยกการใช้งาน AI ส่วนบุคคลออกจาก AI ขององค์กร พร้อมควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและต้องมั่นใจว่าข้อมูลสำคัญขององค์กรได้รับการปกป้อง Google Workspace และ Google AI จึงตอบโจทย์ด้วยมาตรฐานด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวระดับองค์กร
3. รองรับการทำงานขององค์กรที่มีมากกว่า 500 สาขา
นอกจากเรื่อง AI และความปลอดภัยแล้ว Jaspal & Sons ยังต้องการแพลตฟอร์มที่สามารถรองรับการทำงานและการจัดการข้อมูลของสาขากว่า 500 แห่งทั่วประเทศ Google Workspace จึงเข้ามาช่วยสร้างระบบการทำงานและการจัดการข้อมูลบนแพลตฟอร์มเดียวกัน พร้อมต่อยอดสู่การใช้ AI และระบบอัตโนมัติ เพื่อให้การทำงานมีความคล่องตัวและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
4. ได้คำแนะนำจากพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจโจทย์องค์กร
Jaspal & Sons ศึกษาโซลูชันด้าน AI ในตลาดอย่างรอบด้าน พร้อมเข้าร่วมงานสัมมนาและแลกเปลี่ยนมุมมองกับ Demeter ICT ช่วยให้ Jaspal & Sons เห็นแนวทางการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้กับการทำงานจริง และเลือกโซลูชันที่เหมาะสมกับบริบทขององค์กร จนนำไปสู่การตัดสินใจเลือก Google Workspace for Business ในที่สุด
ประสบการณ์ที่ดีในการใช้ Google Workspace และ Google AI
เมื่อ Google Workspace และ Google AI เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน Jaspal & Sons สามารถนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาต่อยอดให้สอดคล้องกับเป้าหมายด้าน AI Transformation ควบคู่ไปกับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ผ่านการใช้งานจริงในด้านต่าง ๆ ดังนี้
1. เพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพในการทำงานด้วย Google AI
Gemini เข้ามาช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานได้มากขึ้น เช่น ฝ่ายไอทีสามารถนำ Gemini มาเป็นผู้ช่วยในการเขียนและพัฒนาโค้ด อีกทั้งยังผลักดันให้ผู้บริหารสร้าง Gems หรือ AI ผู้ช่วยเฉพาะทางส่วนตัวบน Gemini ให้ช่วยวิเคราะห์ภาพรวมธุรกิจ โดยสามารถกำหนดได้ทั้งบทบาทหน้าที่ คำสั่ง และแหล่งข้อมูลอ้างอิงได้ ทำให้ AI เข้าใจบริบทของงานและสามารถให้คำตอบที่ตรงประเด็นในทุกครั้ง
นอกจากนี้ Jaspal & Sons ยังนำ Gemini Notebook (NotebookLM) มาต่อยอดเป็น “แชทบอทขององค์กร” โดยเฉพาะในงานด้านจัดซื้อ ที่สามารถรวบรวมใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าไว้ในแหล่งข้อมูลเดียวกัน และใช้ AI ช่วยวิเคราะห์ สรุป และต่อยอดข้อมูลเป็นรายงาน ช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลจากหลายโฟลเดอร์ และสามารถนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนด้วย Workflow Automation
สำหรับองค์กรที่มีสาขากว่า 500 แห่ง การจัดการข้อมูลจากแต่ละสาขาให้เป็นระบบถือเป็นความท้าทายสำคัญ Jaspal & Sons จึงเปลี่ยนจากการรับส่งข้อมูลผ่านช่องทางสื่อสารภายนอก มาใช้ Google Drive เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลกลาง พร้อมเชื่อมต่อกับ RPA (Robotic Process Automation) หรือระบบอัตโนมัติ และ AI เพื่อดึงและประมวลผลข้อมูลตาม Trigger ที่กำหนดไว้ ช่วยลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยคน และทำให้การจัดการข้อมูลมีความคล่องตัวและเป็นระบบมากขึ้น
3. ยกระดับความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูล
เมื่อ AI เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลจึงเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญ องค์กรต้องการมั่นใจว่าข้อมูลขององค์กรจะได้รับการปกป้องและไม่ถูกนำไปใช้เทรนโมเดล AI สาธารณะ ซึ่ง Google ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี รวมทั้งยังมีระบบด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวระดับองค์กร ไม่ว่าจะเป็น MFA (Multi-Factor Authentication) หรือระบบยืนยันตัวตน 2 ชั้น และ User Event Tracking ที่ช่วยให้ผู้ดูแลสามารถควบคุมและตรวจสอบการใช้งานของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ
การเตรียมความพร้อมสู่ AI Transformation ของ Jaspal & Sons
นอกจากการเลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์ AI Transformation แล้ว Jaspal & Sons ยังให้ความสำคัญกับ “การเตรียมความพร้อมของผู้ใช้งาน” ด้วยการสร้าง AI Knowledge Base รวบรวมความรู้ คู่มือการใช้งาน และ Use Cases ต่างๆ ให้พนักงานศึกษาและนำไปใช้จริง ควบคู่กับการทำ Workshop ร่วมกันในแต่ละแผนก เพื่อทดลองใช้ AI กับงานจริง โดยเริ่มจากแผนกที่มีความพร้อม และนำผลลัพธ์นั้นมาสร้างเป็น Success Story เพื่อขยายการใช้งานไปยังแผนกอื่นๆ
Demeter ICT กับการยกระดับการทำงานของ Jaspal & Sons
จากการได้พูดคุยถึงความต้องการและโจทย์การทำงานของ Jaspal & Sons กับทีม Demeter ICT ทำให้องค์กรเห็นแนวทางการนำ Google Workspace และ Gemini มาประยุกต์ใช้กับองค์กรได้ชัดเจนขึ้น และสร้างความมั่นใจในการตัดสินใจเลือกใช้งาน เมื่อเริ่มติดตั้งระบบ ทีม Support ยังคอยดูแลอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่การตั้งค่าระบบ การติดตามงาน ไปจนถึงการให้คำปรึกษาผ่าน Ticket System ปัจจุบัน Jaspal & Sons ยังคงร่วมงานกับ Demeter ICT อย่างต่อเนื่อง และมีแผนพัฒนาทักษะทีมงานด้านการบริหารจัดการ Google Workspace ภายในองค์กร
เสียงจากผู้ใช้งานจริง
“AI ไม่ได้มาแย่งงาน แต่เป็นเครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มศักยภาพของคน สิ่งสำคัญคือเราต้องเลือกใช้ AI ให้เหมาะกับบริบทขององค์กร โดยเฉพาะงานที่ต้องทำซ้ำๆ เพื่อให้คนได้ใช้เวลาไปกับงานที่สร้างคุณค่ามากขึ้น ผมจึงมองหาแพลตฟอร์มที่ตอบโจทย์ทั้งการใช้งาน AI ความปลอดภัยของข้อมูล และการวางรากฐานสำหรับ AI Transformation ซึ่ง Google Workspace และ Google AI สามารถตอบโจทย์เหล่านี้ได้อย่างมั่นใจ” – คุณปรีชา พิชัยฤกษ์ (IT Director of Jaspal & Sons Co., Ltd.)
