ในแต่ละปี หลายองค์กรทั่วโลกต่างลงทุนงบประมาณมหาศาลไปกับการทำ Digital Transformation, การนำ AI เข้ามาใช้ภายในองค์กร, การยกระดับประสบการณ์ลูกค้า (Customer Experience), การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ลื่นไหล หรือการขยายธุรกิจไปสู่ตลาดใหม่ ๆ
ทว่า..แม้จะมีการลงแรงและลงทุนอย่างจริงจัง แต่ผลสำรวจและสถิติจนถึงปัจจุบันกลับไปในทางเดียวกันว่า “หลายองค์กรไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ได้ตามเป้าหมายที่คาดหวังไว้”
ซึ่งสิ่งที่น่าสนใจ คือ ความล้มเหลวเหล่านั้นเกิดจากอะไร?
ซึ่งหากวิเคราะห์อย่างละเอียด ปัญหาส่วนใหญ่มักไม่ได้เกิดขึ้นจาก “ตัวกลยุทธ์” หรือวิสัยทัศน์ที่ขาดความชัดเจน แต่อยู่ที่ขั้นตอนของ “การนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติจริง (Strategy Execution)” ซึ่งสิ่งนี้ทำให้เกิดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์กับผลลัพธ์ทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า “Execution Gap” นั่นเอง
ถอดรหัส Execution Gap ช่องว่างที่มองไม่เห็น แต่มีต้นทุนที่ต้องจ่าย
ผู้บริหารมักใช้เวลาไปกับการประชุมวางกลยุทธ์ จัดสรรงบประมาณ และกำหนดเป้าหมายทิศทางองค์กร แต่เมื่อแผนงานเหล่านั้นถูกส่งไม้ต่อให้กับคนหน้างานลงมือทำจริง แผนงานที่เคยชัดเจนกลับค่อย ๆ เลือนหายไปทีละนิด
เมื่อไม่มีระบบการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ โปรเจกต์ต่าง ๆ มักจะเจออุปสรรคและตกม้าตายจาก 3 สิ่งเหล่านี้:
1. ต่างคนต่างทำ (Silo Working)
แต่ละแผนกตั้งหน้าตั้งตาทำแต่งานในขอบเขตของตัวเองเหมือนอยู่คนละที่ ขาดการประสานงานและการทำงานร่วมกัน ทั้งที่โปรเจกต์ส่วนใหญ่ของบริษัทต้องทำงานร่วมกันกับหลาย ๆ ทีมถึงจะสำเร็จ
2. ข้อมูลกระจัดกระจาย (Information Fragmentation)
ตามงานกันคนละทิศละทาง คนหนึ่งคุยใน LINE, อีกคนส่ง Email, บางทีมเก็บข้อมูลใน Excel, บางทีมสรุปงานใน PowerPoint สุดท้ายต้องเสียเวลาเข้าประชุม เพียงเพื่อจะอัปเดตสถานะงานที่ไม่ชัดเจน
3. ผู้บริหารมองไม่เห็นภาพรวม (Lack of Visibility)
เมื่อข้อมูลไม่ได้รวมอยู่ในที่เดียวกัน ผู้บริหารจึงต้องคอยตามจี้และถามคำถามเดิม ๆ อยู่ตลอดเวลา เช่น ตอนนี้งานเดินหน้าถึงไหนแล้ว? ตอนนี้โปรเจกต์ติดที่ตรงไหน? โปรเจกต์ไหนที่กำลังเสี่ยงจะไม่เป็นไปตามแผน? หรือทีมยังทำงานได้ทันตามแผนอยู่ไหม?
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น คือ ทุกคนทุ่มเททำงานอย่างหนัก แต่ผลลัพธ์ที่ได้กลับไม่ตรงกับเป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้
เครื่องมือเต็มมือ แต่ทำไมผลลัพธ์ยังไม่ค่อยเป็นไปตามเป้าหมาย?
ซึ่งพอหลาย ๆ องค์กรมีปัญหาเหล่านี้ ก็มักเข้าใจผิดว่าการที่ทำงานล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามแผน เป็นเพราะขาดเทคโนโลยี แล้วแก้ปัญหาด้วยการจัดหาซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ เข้ามาเพิ่ม แต่ในความเป็นจริงหลาย ๆ องค์กรมีเครื่องมือพื้นฐานที่พร้อมอยู่แล้ว อย่างเช่น
- Google Workspace หรือ Microsoft 365 สำหรับการติดต่อสื่อสารและทำงานเอกสารร่วมกัน
- Enterprise Resource Planning (ERP) สำหรับบริหารจัดการธุรกรรมและการเงิน
- Customer Relationship Management (CRM) สำหรับติดตามการขายและความสัมพันธ์กับลูกค้า
แต่ในเมื่อเรามีเครื่องมือแล้ว แต่ทำไมโปรเจกต์ก็ยังล่าช้า หรือล้มพับไปกลางทางอยู่ดี?
คำตอบง่าย ๆ คือ เพราะระบบเหล่านี้ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อควบคุมให้เกิดการลงมือทำจริง (Execution)
ระบบเดิมที่เราใช้กันอยู่มักจะทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลหรือเป็นเหมือนตู้ไปรษณีย์ที่ช่วยให้เราส่งข้อความโต้ตอบกันเฉย ๆ แต่ไม่ใช่ระบบที่คอย เชื่อมเป้าหมายขององค์กร เข้ากับงานของของแต่ละทีม ได้
ซึ่งนี่คือจุดเริ่มต้นที่ทำให้องค์กรต้องปรับโครงสร้างการทำงานรูปแบบใหม่ที่เรียกว่า “Work Operating System”
Work Operating System คืออะไร? ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงต้องมี
Work Operating System (Work OS) ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์บริหารโปรเจกต์ (Project Management Tool) ทั่วไป แต่คือ ระบบกลาง (Middleware) ของโครงสร้างการทำงานในองค์กร ที่ทำหน้าที่ผสานระหว่าง
‘เป้าหมายขององค์กร (Goals) <> โครงการสำคัญ (Portfolios) <> แผนปฏิบัติงาน (Tasks) <> ทีมงาน (People) <> ผลลัพธ์ทางธุรกิจ (Results)’
ให้ทำงานร่วมกันได้ในระบบเดียวอย่างไร้รอยต่อ
Asana แตกต่างจากเครื่องมือบริหารโปรเจกต์อื่น ๆ อย่างไร?
- เป้าหมายสูงสุดขององค์กร (Company Goals)
- โครงการเชิงกลยุทธ์ของทีมต่าง ๆ (Portfolios)
- ไปจนถึงงานย่อยในแต่ละวัน (Tasks)
- รวมถึงระบุผู้รับผิดชอบและขีดจำกัดในการรับงานของพนักงานแต่ละคน (Workload Management)
ด้วยโครงสร้างระบบของ Asana สามารถตอบโจทย์ในแต่ละด้านของผู้บริหารระดับสูงได้ทันทีทั้ง:
- Alignment: งานที่พนักงานกำลังลงมือทำในวันนี้ สอดคล้องและช่วยผลักดันเป้าหมายหลัก (Key Results) ขององค์กรหรือไม่?
- Risk Management: โปรเจกต์สำคัญตัวไหนกำลังมีสัญญาณเตือนภัยที่อาจมีความเสี่ยง และจะส่งผลกระทบต่อไปยังโปรเจกต์อื่น ๆ อย่างไร?
- Resource Allocation: ทีมไหนกำลังรับภาระงานมากเกินไปจนทำให้งานล่าช้า เพื่อให้ผู้บริหารปรับความสมดุลได้อย่างแม่นยำ
ซึ่งบ่อยครั้งมักจะมีผู้บริหารหรือทีมตั้งคำถามว่า “ออฟฟิศเราก็ใช้ Google Docs, Google Sheets หรือแชตคุยกันอยู่ทุกวันแล้ว ทำไมยังต้องเอา Asana เข้ามาใช้อีก?”
Google Workspace x Asana การประสานพลังที่ไม่ใช่การทดแทน
ในความเป็นจริงแล้ว ทั้งสองเครื่องมือไม่ได้มาทำหน้าที่แทนกัน แต่เข้ามาเติมเต็มส่วนที่ขาดหายไปของกันและกันมากกว่าครับ ลองมาเปรียบเทียบให้เห็นภาพชัด ๆ กันดีกว่าดังนี้:
ลองนึกภาพตามง่าย ๆ ว่าการสั่งงานหรือพิมพ์โต้ตอบกันในห้องแชต และการคอยพิมพ์อัปเดตความคืบหน้าลงบนตาราง Spreadsheet มันช่วยให้เราสื่อสารกันได้ดีก็จริง แต่มันไม่สามารถสรุปภาพรวมที่อัปเดตแบบวินาทีต่อวินาที (Real-time) ได้เลย ถ้าเราไม่มีระบบ “Work OS” เข้ามาทำหน้าที่เป็นตัวกลาง ที่คอยเชื่อมข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน โปรเจกต์ต่าง ๆ ก็จะยังต้องเจอกับความล่าช้าและหาต้นตอปัญหาไม่เจอเหมือนเดิม
ร่วมสร้าง Operating System เพื่อขับเคลื่อนการทำงานไปกับ DEMETER ICT
หากว่าองค์กรของคุณกำลังเจอกับภาวะ “ทุกคนงานยุ่งแต่เป้าหมายไม่ไปถึงไหน” และกำลังพยายามเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบ การทำงานตามกิจกรรมไปวัน ๆ (Activity-focused) ให้กลายมาเป็นองค์กรที่ “มุ่งเน้นผลลัพธ์จริงทางธุรกิจ” (Outcome-focused) DEMETER ICT พร้อมเคียงข้างและเป็นพาร์ทเนอร์คนสำคัญที่จะขับเคลื่อนองค์กรของคุณ
เราไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ แต่ที่ DEMETER ICT เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญที่มาให้คำปรึกษาและเข้ามาช่วยผู้บริหาร ฝ่ายบริหารการเปลี่ยนแปลง (Transformation Office) และทีม PMO ในการ:
1. จัดโครงสร้างขั้นตอนทำงานใหม่ (Workflow Design)
เข้าไปช่วยสแกนและจัดลำดับการทำงานใหม่ทั้งหมด เพื่อลบล้างจุดที่เป็นคอขวด และทำให้คนทำงานทุกคนเห็นเป้าหมายการส่งมอบงานที่ชัดเจน
2. ออกแบบระบบขับเคลื่อนงาน (Work OS) ด้วย Asana
วางรากฐานและโครงสร้างการทำงาน ระหว่างพนักงาน ทีม และงานต่าง ๆ ให้ทำงานประสานกันกับโครงสร้างและเป้าหมายขององค์กรคุณได้อย่างลงตัว
3. สร้างวัฒนธรรมความรับผิดชอบร่วมกัน (Accountability Culture)
ช่วยฝึกฝนและพัฒนาทักษะคนทำงานในทีมให้เป็นระบบระเบียบตามมาตรฐานสากล ให้ทำงานร่วมกันแบบโปร่งใส ตรวจสอบได้ และหมดปัญหาเรื่องการโยนงานไปมา
ไม่ว่าในตอนนี้องค์กรของคุณกำลังมุ่งเน้นที่จะขับเคลื่อนด้าน Digital Transformation, เริ่มติดตั้งระบบ AI, ปรับปรุงการดูแลลูกค้า (Customer Experience) หรือกำลังผลักดันโปรเจกต์ใหญ่ในระดับโครงสร้างองค์กร… DEMETER ICT พร้อมช่วยให้คุณเปลี่ยนทุกแผนงานบนกระดาษ ให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่วัดผลได้จริงทางธุรกิจ
ก้าวข้าม “Execution Gap” เพื่อสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่แท้จริงได้แล้ววันนี้ ร่วมออกแบบและวางระบบ Operating System สำหรับการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของเรา ติดต่อ DEMETER ICT เพื่อเริ่มต้นยกระดับการบริหารจัดการงานในองค์กรของคุณ
เกี่ยวกับผู้เขียน
ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ ปัจจุบันเป็น Founder & CEO ของบริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด พาร์ทเนอร์ระดับ Premier Partner ของ Google และ Zendesk ในระดับ APAC ที่มีลูกค้าใช้บริการ Google และ Zendesk มากที่สุดในประเทศไทย และให้บริการลูกค้าในประเทศจีน และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (ASEAN) โดยมีลูกค้ารวมกันกว่า 4,600 ราย ดร. วรัญญูฯ มีประสบการณ์ในการทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมากกว่า 25 ปี เคยทำงานเป็นผู้บริหารระดับสูงในองค์กรขนาดใหญ่ทั้งธนาคาร ธุรกิจผู้ให้บริการไอที และบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ
เรียบเรียงใหม่โดย
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
