Gmail : อีเมลส่วนบุคคล
Google Workspace : ระบบอีเมลสำหรับธุรกิจ
หากคุณมีธุรกิจแต่กำลังลังเลว่าใช้ Google Workspace ดีหรือไม่ วันนี้เราจะพาคุณมาดูข้อแตกต่างว่า Gmail แบบส่วนตัวฟรีต่างจาก Google Workspace อย่างไร ไปดูกัน
1. Gmail แบบฟรี ไม่มี Official Email ของบริษัท
หากบริษัทของคุณไม่มีโดเมนเนมเป็นของตัวเองนั้นอาจจะทำให้องค์กรดูไม่มีความน่าเชื่อถือ เนื่องจากลูกค้าหรือผู้ติดต่อจะไม่สามารถรับรู้ได้ว่า Email ที่ตนกำลังประสานงานด้วยอยู่นั้นเป็นของบริษัทจริง ๆ หรือไม่
ดังนั้นการใช้แพ็กเกจจาก Google Workspace จะทำให้บริษัทมีโดเมนเป็นของตัวเองซึ่งทำให้บริษัทดูมีตัวตนและได้รับความน่าเชื่อถือจากลูกค้าและทำให้ภาพลักษณ์ของบริษัทดูดีและมีความ Professional มากขึ้นอีกด้วย
2. Gmail ฟรี ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าบุคคลนั้นคือพนักงานของบริษัทหรือไม่
การที่พนักงานใช้ Gmail ส่วนตัวหรือ Gmail ฟรีเข้ามาทำงานนั้นแสดงว่าพนักงานทุกคนสามารถตั้งชื่อ Gmail อะไรก็ได้ ทำให้บริษัทหรือบุคคลอื่นไม่สามารถรู้ได้ว่า Gmail นั้นเป็นของพนักงานคนใด ฝ่ายไหน หรือหากต้องการจะติดต่อกับใครก็จะหาค่อนข้างยากเนื่องจากทุกคนต่างใช้ชื่อที่ตนต้องการ ว่าง่าย ๆ ก็คือ การที่องค์กรซื้อบริการจาก Google Workspace จะช่วยจัดการ Gmail ของพนักงานอย่างเป็นระบบทำให้บริหารพนักงานง่ายขึ้นและทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
3. Gmail ฟรี ระหว่างทำงานร่วมกัน ไม่สามารถรู้ได้ว่ามีใครที่กำลังใช้งานอยู่บ้าง
สืบเนื่องมาจากข้อด้านบนที่พนักงานต้องใช้ Gmail ส่วนตัวเข้ามาทำงาน ไม่มีการกำหนดชื่อหรือควบคุมรายชื่อพนักงานแบบเป็นแบบแผน จึงทำให้เวลาทำงานร่วมกันแบบ Real time คุณไม่สามารถรู้ได้ว่ามีใครเข้ามาทำงานบ้าง คนที่คุณกำลังทำงานร่วมกันอยู่ด้วยนั้นเป็นใคร จะเห็นได้แค่นามสมมุติที่ถูกสร้างโดย Google แบบอัตโนมัติเท่านั้น
แต่ถ้าหากคุณใช้แพ็กเกจสำหรับองค์กร คุณสามารถเห็นการเคลื่อนไหวของคนในทีมที่กำลังทำงานร่วมกันอยู่ได้ ซึ่งจะสามารถระบุตัวตนได้เลยว่าบัญชีที่กำลังเข้าใช้งานอยู่นั้นเป็นของพนักงานคนใดในบริษัท ไม่ต้องห่วงว่าจะมีบุคคลที่ไม่พึงประสงค์เข้ามาร่วมงาน คุณสามารถเห็นและระบุตัวตนได้ทันที รวมถึงคุณยังสามารถดู Version history ได้ด้วย จึงไม่ต้องกังวลว่าใครแก้ตรงไหน เพิ่มตรงไหน ลบตรงไหนออกไป สามารถตรวจสอบและกู้คืนย้อนหลังได้
4. Gmail ฟรี หากพนักงานลาออกบริษัทไม่สามารถดึงข้อมูลกลับมาใช้ได้
เมื่อพนักงานใช้ Gmail ส่วนตัวทำงานข้อมูลก็จะถูกเก็บไว้ในบัญชีนั้น ๆ ทำให้เมื่อพนักงานคนดังกล่าวลาออกไปบริษัทไม่สามารถนำข้อมูลที่อยู่ในบัญชีอีเมลนั้นมาใช้ได้เนื่องจากเป็นบัญชีส่วนตัว มิหนำซ้ำยังเสี่ยงต่อการถูกล้วงข้อมูลอีกด้วย
แต่สำหรับ Google Workspace คุณจะมีแอดมินคอยควบคุมอยู่ ไม่ว่าพนักงานคนไหนลาออก ข้อมูลก็จะถูกดึงมายังส่วนกลางทันที ปลอดภัย ไม่ต้องกลัวข้อมูลหายอีกต่อไป
5. Gmail ฟรี ข้อมูลมีความปลอดภัยน้อยกว่า
จากข้อมูลที่ได้กล่าวไปแล้วด้านบน คุณคงจะเห็นแล้วว่าบริษัทไม่สามารถควบคุม Gmail แบบฟรีได้ จึงทำให้ข้อมูลนั้นเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมได้ง่ายเพราะว่าใครก็สามารถปลอมแปลงเข้ามาเป็นบุคคลในบริษัทแล้วเข้าถึงข้อมูลได้
ต่างจากอีเมลที่ถูกดูแลโดยบริษัทเพราะว่า Google นั้นมีระบบปกป้องข้อมูลความเป็นส่วนตัวไว้ หายห่วงเรื่องการโดนแฮก ล้วงข้อมูล หรือโดนไวรัสจาก Phishing และ Malware หากเกิดแชร์ข้อมูลต้องห้ามหรือเกิดการเคลื่อนไหวผิดปกติ แอดมินหรือบุคคลที่เข้าถึงได้จะสามารถรับรู้ได้ทันที
6. Gmail ฟรี ไม่สามารถเข้าถึงบางฟังก์ชันได้
Google Workspace จะเพิ่มฟังก์ชันขึ้นไปตามแพ็กเกจที่คุณใช้ หากคุณใช้แบบฟรีคุณจะถูกจำกัดการใช้งานในบางส่วน เช่น พื้นที่เก็บของ Google Drive ที่มีเพียงแค่ 15 GB เท่านั้น ซึ่งอาจจะน้อยไปสำหรับการใช้งานแบบองค์กร ไม่เหมือนกับการซื้อแพ็กเกจที่มีพื้นที่เก็บให้สูงสุดถึง 5 TB หรือมากเท่าที่ต้องการตามแพ็กเกจที่เลือกใช้
อีกทั้งเรื่องจำนวนผู้เข้าประชุมของ Google Meet ที่ถูกจำกัดสำหรับการใช้งานแบบฟรี คุณจะไม่สามารถเข้าถึงฟังก์ชันการประชุมที่มี Q&A, Polls, และอื่น ๆ ได้ รวมถึงยังจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมอีกด้วย
7. Gmail ฟรี ไม่มีหน่วยงานให้คำปรึกษาหากระบบมีปัญหา
หากบริษัทของคุณมีปัญหาเกี่ยวกับการใช้งาน Gmail หรือแอปอื่น ๆ (แบบฟรี) คุณอาจจะไม่รู้ว่าต้องติดต่อที่ไหน แต่ถ้าหากคุณมีทีมที่ปรึกษาแบบ Demeter ICT คุณจะไม่ต้องกังวลอีกต่อไป นอกจากเราจะเป็นตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ระดับ Premier Partner แล้วเรายังให้บริการหลังการขายแบบเต็มรูปแบบตลอดการใช้งาน ทั้งให้คำปรึกษา ซัพพอร์ตภาษาไทย และช่วยคุณแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดจากการใช้งานโดยไม่ต้องติดต่อกับ Google โดยตรง
8. Google Workspace ป้องกัน Server ล่มได้ถึง 99.9%
หมดปัญหาเรื่อง Email ไม่เสถียร ตกหล่น ใช้งานไม่ได้ เพราะ Google Workspace มีระบบป้องกัน Server ล่มได้ถึง 99.9% รวมถึงลดปัญหาเรื่องข้อมูลสูญหาย ซึ่งสามารถตรวจสอบและกู้คืนได้อย่างรวดเร็ว
9. Gmail ฟรี ไม่ได้รับ Gemini เวอร์ชัน Pro
หากคุณใช้ Gmail ฟรีคุณจะสามารถใช้งาน Gemini เวอร์ชันธรรมดาได้ ซึ่งอาจมีข้อจำกัดในเรื่องของฟังก์ชันและจำนวนการใช้งาน
แต่หากคุณใช้ Google Workspace แพ็กเกจ Business Standard ขึ้นไป คุณจะสามารถใช้งาน Gemini Pro ได้ อีกทั้งยังได้รับ NotebookLM Pro, และ AppSheet ไปใช้ได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
10. ซื้อผ่าน Demeter ICT ได้รับบริการเสริมจัดเต็ม เช่น งานสัมมนาและอบรม
บริษัท Demeter ICT ได้มีการจัดงานสัมมนาให้กับลูกค้าทุกไตรมาส พร้อมอัปเดตฟังก์ชันใหม่ ๆ จาก Google Workspace ไปพร้อมกัน ทำให้ลูกค้าไม่ต้องคอยติดตามข่าวสารเองตลอดเวลา
ไม่เพียงเท่านั้น Demeter ICT ยังมีคอร์สอบรมสำหรับแอดมินโดยเฉพาะ เนื่องจาก Email องค์กรจะเป็นศูนย์กลางในการควบคุมงานต่าง ๆ องค์กรของคุณจึงจำเป็นที่จะต้องมีแอดมินเข้ามาดูแล ทั้งนี้ก็เพื่อให้แอดมินมีความเข้าใจในกระบวนการการทำงานมากยิ่งขึ้นและสามารถบริหารจัดการระบบการทำงานได้อย่างราบรื่นนั่นเอง
จาก 10 ข้อที่ได้กล่าวไปด้านบน ทุกคนคงจะเห็นได้แล้วว่าการที่ใช้ Gmail ฟรีและแบบธุรกิจนั้นมีข้อแตกต่างกันอย่างไร คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามความเหมาะสมตามฟังก์ชันที่ต้องการใช้งาน
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและจัดอีเวนต์ รวมไปถึงการสร้างสรรค์คอนเทนต์เกี่ยวกับ Google Cloud Platform เช่น Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet มุ่งมั่นผลักดันให้ธุรกิจเข้าใจและเข้าถึงโซลูชันการทำงานที่ทันสมัยได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือที่ชาญฉลาด, มี AI, คุ้มค่า, และตอบโจทย์ทุกองค์กร
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและจัดอีเวนต์ รวมไปถึงการสร้างสรรค์คอนเทนต์เกี่ยวกับ Google Cloud Platform เช่น Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet มุ่งมั่นผลักดันให้ธุรกิจเข้าใจและเข้าถึงโซลูชันการทำงานที่ทันสมัยได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือที่ชาญฉลาด, มี AI, คุ้มค่า, และตอบโจทย์ทุกองค์กร
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
