เคยรู้สึกไหมว่า การประชุมบางครั้งแทบไม่ได้ใช้เวลาไปกับการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือหาทางออกร่วมกัน แต่กลับหมดเวลาไปกับการจดโน้ต จับประเด็น หรือคอยทบทวนว่าเมื่อสักครู่สรุปอะไรกันไปบ้าง พอประชุมจบก็ยังมีคำถามว่า “แล้วสุดท้ายตกลงว่ายังไงนะ?”… สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะระหว่างการประชุม เราต้องทำหลายอย่างพร้อมกัน ทั้งฟัง คิด วิเคราะห์ และจดบันทึกไปในเวลาเดียวกัน เมื่อสมาธิถูกแบ่งออกไปก็มีโอกาสพลาดประเด็นสำคัญ หรือไม่มีเวลาคิดต่อยอดและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ ผลลัพธ์คือการประชุมยืดเยื้อกว่าที่ควร และบางครั้งก็ต้องกลับมายืนยันข้อมูลกันอีกครั้งหลังประชุม บทความนี้ ผู้เขียนจะแบ่งปันแนวคิดและเทคนิคการจัดการการประชุม ของ Laura Mae Martin – Executive Productivity Advisor จาก Google ว่าเขานำ Gemini ใน Google Meet เข้ามาช่วยบริหารการประชุมอย่างไรให้เกิดคุณค่าสูงสุด 1. เตรียมการประชุมให้พร้อมตั้งแต่ก่อนเริ่ม ก่อนหน้านี้แค่จะนัดประชุมก็เสียเวลาไปกับการหาวันที่ทุกคนว่าง ส่งอีเมลหลายรอบ กว่าจะตกลงเวลาได้ก็ผ่านไปครึ่งวัน ซึ่งตรงนี้ Gemini สามารถเข้ามาช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ได้ ใช้ฟีเจอร์ Help me schedule ใน Gmail เพื่อส่งตัวเลือกเวลาประชุมให้ผู้เข้าร่วม โดยระบบจะช่วยค้นหาช่วงเวลาที่ทุกคนสะดวกโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้นัดหมายไม่ต้องเสียเวลานั่งเช็กปฏิทินเอง | อ่านบทความ: Help me schedule จัดการตารางง่ายๆในคลิกเดียว ใช้ Gemini ช่วยสรุปบันทึกการประชุมครั้งก่อน และใช้ค้นหา Action Items/ Plans ที่ยังดำเนินการไม่เสร็จ เพื่อรวบรวมประเด็นที่ควรหยิบมาพูดคุยต่อ | อ่านบทความ: How to: วิธีเปลี่ยนสรุปประชุมเป็น Action plan ใน 1 นาที ใช้ Gem (เลือก Brainstromer) ใน Gemini...
Continue reading
