หากต้องการติดตามข่าวสารหรือประกาศจากบุคคลถึงกลุ่มคนจำนวนมากโดยเฉพาะในองค์กร สถานที่แรกที่เรานึกถึงคงหนีไม่พ้นกระดานประชาสัมพันธ์ แต่สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Google Workspce สามารถติดประกาศบน “บอร์ด” ใน Google Chat ได้เลยในที่เดียว
โดยฟีเจอร์ ”บอร์ด (Board)” ใน Google Chat นั้นได้ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ของการแจ้งอัปเดตข่าวสารหรือข้อความสำคัญ เพื่อให้สมาชิกในแต่ละ Spaces สามารถติดตามและเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ในที่เดียวอย่างสะดวกและรวดเร็ว สร้างความเข้าใจในข้อมูลที่ตรงกัน ลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันของทีม
ฟีเจอร์ “บอร์ด” ใน Google Chat สามารถทำอะไรได้บ้าง
- ปักหมุดและแชร์ข้อมูลสำคัญ
สามารถปักหมุดข้อความ ไฟล์ และลิงก์สำคัญเพื่อให้สมาชิกใน Spaces เข้าถึงได้รวดเร็ว
- AI Resource Suggestion
Gemini (AI จาก Google) จะช่วยแนะนำไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ เพื่อให้คุณปักหมุดข้อมูลสำคัญได้อย่างครบถ้วน
ใช้ฟีเจอร์ “บอร์ด” จะช่วยให้การทำงานดีขึ้นอย่างไร
- ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานได้มากขึ้น:
เวลาทำงาน เรามักต้องสลับไปดูข้อมูลจากหลายที่ (เช่น อีเมล ไฟล์ แชท) ซึ่งทำให้เสียสมาธิและใช้เวลามากขึ้น โดยบอร์ดจะช่วยแก้ปัญหานี้ ในการเป็นศูนย์รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นไว้ในที่เดียว ทำให้เราไม่ต้องสลับแอปไปมา - เข้าถึงไฟล์และข้อความต่างๆที่ต้องการได้ง่าย:
ข้อมูลสำคัญ เช่น ไฟล์ ลิงก์ ข้อความ จะถูกเก็บและแสดงไว้ในบอร์ด ทำให้ทุกคนในทีมเข้าถึงได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา - สร้างแหล่งข้อมูลเดียวป้องกันการสับสนของข้อมูล:
Project manager สามารถใช้บอร์ดเป็นที่เก็บไฟล์เอกสาร แผนงาน หรือลิงก์สำคัญของ Project ทำให้มั่นในใจได้ว่าทุกคนในทีมจะเห็นข้อมูลเดียวกัน - สามารถใช้สร้างเป็นแหล่งเรียนรู้ในทีมขนาดย่อมได้:
- สามารถใช้บอร์ดเป็นที่รวมข้อมูลที่ทีมใช้บ่อยๆ เช่น คู่มือการทำงาน ลิงก์เครื่องมือ หรือข้อมูลลูกค้า ทำให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว
- ช่วยให้คุณโฟกัสกับงานได้มากขึ้น:
วิธีเปิดใช้งานฟีเจอร์ “บอร์ด” ใน Google Chat
- ล็อกอินเข้าใช้งานที่ Google Chat
- เปิดการสนทนาที่ Direct Message หรือ Space ใดก็ได้
- ให้คลิกไอคอน Board ที่ด้านขวาบน
วิธีปักหมุดข้อความ
- เลือกข้อความที่ต้องการ แล้วคลิก More options > Pin to the board
วิธีปักหมุดไฟล์และลิงก์
- คลิกไอคอน Board ที่ด้านขวาบน > Add resource
- หากต้องการปักหมุดไฟล์จาก Google Drive ให้เลือก Upload or attach from Drive
2.1 ค้นหาและเลือกไฟล์ที่ต้องการ
2.2 คลิก > Insert
2.3 ต้องการแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นร่วมด้วย คลิก Share with people > Share - หากต้องการปักหมุดลิงก์ ให้เลือก Link.
3.1 ใส่ URL และชื่อลิงก์ที่ต้องการ
3.2 คลิก Add link
- ข้อควรทราบ
โดยทั่วไปแล้วฟีเจอร์ “บอร์ด” นี้ สมาชิกทุกคนใน Space จะสามารถปักหมุด เพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลบนบอร์ดได้อย่างอิสระ โดยมีข้อยกเว้นว่า หาก Space นั้น เป็นประเภท Announcement space (เพื่อการประชาสัมพันธ์ หรือใช้เพื่อการสื่อสารทางเดียว) สมาชิกจะไม่สามารถปักหมุด เพิ่ม ลบ หรือแก้ไขได้ นอกจาก Space manager เท่านั้น
ตัวอย่าง: ฝ่าย HR ใช้ Space ประเภทประกาศ เพื่อแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับนโยบาย วันหยุด และกิจกรรมต่างๆ โดยมีเพียง Space manager เท่านั้นที่สามารถแก้ไขบอร์ด และเผยแพร่ข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง
บอกเลยว่าฟีเจอร์ “บอร์ด” ใน Google Chat ช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการรวบรวมข้อมูลสำคัญไว้ในที่เดียว ทำให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ได้ข้อมูลที่ตรงกัน และลดความคลาดเลื่อนของข้อมูลได้ดีทีเดียว
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
