เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!
วิธีการบริหารโปรเจกต์และงานของแต่ละคน แต่ละทีม แต่ละองค์กรมักมีการทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่มีสิ่งหนึ่งที่ผมคิดว่าผู้ที่ดูแลบริหารโปรเจกต์คิดเหมือนกัน คือ การมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์และงานทั้งหมดในรูปแบบที่จับต้องได้ เข้าใจง่ายและชัดเจน ซึ่งการบริหารโปรเจกต์แบบให้เห็นภาพที่ชัดเจนนั้นเรียกว่า Visual Project Management คือ แนวทางการบริหารโปรเจกต์ที่ผสมผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การดูภาพรวมของโปรเจกต์นั้น แสดงในรูปแบบของภาพและมุมมองต่าง ๆ ที่เข้าใจง่ายขึ้น
ซึ่งในบทความนี้เราจะยกตัวอย่าง 3 เครื่องมือ ที่จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ทั้งหมดได้อย่างชัดเจนและง่ายมากขึ้นด้วยแพลตฟอร์ม Asana จะมีอะไรบ้าง? ไปดูกัน!
1. ไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts)
หนึ่งในวิธีการดูแผนของโปรเจกต์ให้ชัดเจน คือ การทำไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts) ซึ่งจะแสดงงานทั้งหมดของโปรเจกต์ในรูปแบบกราฟแท่ง เพื่อให้เห็นได้ว่าแต่ละงานต้องเริ่มและจบเมื่อไหร่ และใช้เวลานานแค่ไหน เหมาะสำหรับโปรเจกต์ที่มีกรอบเวลาชัดเจนและงานต้องเสร็จตามกำหนด ซึ่งวิธีนี้จะทำให้คุณจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ได้ดีขึ้น จัดการคนให้เหมาะสมกับแต่ละช่วงและเห็นความเชื่อมโยงของงานทั้งหมด โดยตัวอย่างโปรเจกต์ที่เหมาะกับรูปแบบไทม์ไลน์และแผนภูมิ เช่น:
- การจัดการแคมเปญการตลาด
- แคมเปญการเปิดตัวสินค้า
- การวางแผนงานอีเวนต์
2. กระดานคัมบัง (Kanban Boards)
คัมบัง (Kanban) เป็นวิธีจัดการงานที่ใช้ “การ์ด” แทนงานแต่ละชิ้นและวางการ์ดไว้ในคอลัมน์ที่บ่งบอกถึงสถานะงานในตอนนั้น เช่น To-do → Doing → Done โดยที่เวลางานมีความคืบหน้า การ์ดก็ถูกย้ายไปตามคอลัมน์ถัดไป เพื่อทำให้ทีมมองเห็นได้ทันทีว่าตอนนี้งานอยู่ในขั้นตอนไหนของโปรเจกต์ทั้งหมด
Kanban Boards เป็นเครื่องมือที่เหมาะกับงานหรือโปรเจกต์ที่มีหลายขั้นตอน และต้องการติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยใช้ได้ดีกับงานแบบ Agile เช่น:
- การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือแอป (ตัวอย่าง: Backlog → In Progress → Testing → Done)
- การผลิตคอนเทนต์ หรือ เว็บไซต์ (ตัวอย่าง: Idea → Draft → Review → Published)
- การรับบรีฟและอนุมัติจากลูกค้า (ตัวอย่าง: Request → In Progress → Waiting Approval → Done)
3. ปฏิทินโปรเจกต์ (Project Calendars)
ปฏิทินโปรเจกต์เหมาะสำหรับคนที่ต้องบริหารงานจำนวนมากและมีวันครบกำหนดที่แตกต่างกัน ช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าและทำงานได้ตรงเวลา โดยที่รูปแบบนี้จะเข้าใจง่ายและตรงไปตรงมา แต่จะมีข้อควรระวังก็คือ ถ้าหากว่างานต่อวันของคุณมีจำนวนมากเกินไป อาจจะทำให้ปฏิทินดูรกและดูยากเกินไป
ข้อดีของ Visual Project Management มีอะไรบ้าง?
การบริหารโปรเจกต์แบบเห็นภาพ (Visual Project Management) ช่วยให้คุณเห็นได้ทันทีว่าแต่ละคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่ กำหนดส่งงานเมื่อใด เป้าหมายสำคัญของทีมและโปรเจกต์นี้คืออะไร ทำให้การทำงานร่วมกันของทีมง่ายขึ้น และยังมีปัจจัยสำคัญอื่น ๆ ที่ควรนำเครื่องมือมาปรับใช้ให้เห็นภาพรวมของโปรเจกต์ มีดังนี้:
1. เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้เร็วขึ้น
สรุปข้อมูลสถานะต่าง ๆ ของโปรเจกต์ ตัวชี้วัด และงานทั้งหมด ได้อย่างรวดเร็วใน Dashboard เดียว
2. ลดปัญหาลดคอขวด
สมาชิกของทีมและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที
3. ติดตามโปรเจกต์ได้แบบครบวงจร
เริ่มตั้งแต่การมอบหมายงาน การสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับโปรเจกต์ ไปจนถึงการรายงานผล
4. ช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น
ทุกทีมเห็นภาพรวมของโปรเจกต์และเป้าหมายเดียวกันได้ในที่เดียว
5. สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ
ผู้บริหาร ผู้ดูแลโปรเจกต์ หัวหน้างานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นสถานะงานทั้งหมดของทีมได้โดยไม่ต้องมาสนใจรายละเอียดเล็ก ๆ ที่ไม่จำเป็น
6. มองเห็นปัญหาได้รวดเร็ว
เห็นความเชื่อมโยงของงานทั้งหมด เพื่อแก้ปัญหาก่อนเกิดขึ้นจริงและไม่กระทบการงานอื่น ๆ
Asana เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่รวบรวมทั้ง Project Timeline, Kanban boards และ Calendar ไว้ในที่เดียว ช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมโปรเจกต์ ชัดเจนทุกขั้นตอนและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
หากสนใจใช้งาน Asana และต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมหรือต้องการดู Demo การใช้งานจริงจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Demeter ICT เรามีผู้เชี่ยวชาญให้บริการคำปรึกษาฟรี! และเรายังเป็นพาร์ทเนอร์ผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม Asana ในประเทศไทยและเอเชียแฟซิฟิกอย่างเป็นทางการ
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
