เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!
วิธีการบริหารโปรเจกต์และงานของแต่ละคน แต่ละทีม แต่ละองค์กรมักมีการทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่มีสิ่งหนึ่งที่ผมคิดว่าผู้ที่ดูแลบริหารโปรเจกต์คิดเหมือนกัน คือ การมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์และงานทั้งหมดในรูปแบบที่จับต้องได้ เข้าใจง่ายและชัดเจน ซึ่งการบริหารโปรเจกต์แบบให้เห็นภาพที่ชัดเจนนั้นเรียกว่า Visual Project Management คือ แนวทางการบริหารโปรเจกต์ที่ผสมผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การดูภาพรวมของโปรเจกต์นั้น แสดงในรูปแบบของภาพและมุมมองต่าง ๆ ที่เข้าใจง่ายขึ้น
ซึ่งในบทความนี้เราจะยกตัวอย่าง 3 เครื่องมือ ที่จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ทั้งหมดได้อย่างชัดเจนและง่ายมากขึ้นด้วยแพลตฟอร์ม Asana จะมีอะไรบ้าง? ไปดูกัน!
1. ไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts)
หนึ่งในวิธีการดูแผนของโปรเจกต์ให้ชัดเจน คือ การทำไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts) ซึ่งจะแสดงงานทั้งหมดของโปรเจกต์ในรูปแบบกราฟแท่ง เพื่อให้เห็นได้ว่าแต่ละงานต้องเริ่มและจบเมื่อไหร่ และใช้เวลานานแค่ไหน เหมาะสำหรับโปรเจกต์ที่มีกรอบเวลาชัดเจนและงานต้องเสร็จตามกำหนด ซึ่งวิธีนี้จะทำให้คุณจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ได้ดีขึ้น จัดการคนให้เหมาะสมกับแต่ละช่วงและเห็นความเชื่อมโยงของงานทั้งหมด โดยตัวอย่างโปรเจกต์ที่เหมาะกับรูปแบบไทม์ไลน์และแผนภูมิ เช่น:
- การจัดการแคมเปญการตลาด
- แคมเปญการเปิดตัวสินค้า
- การวางแผนงานอีเวนต์
2. กระดานคัมบัง (Kanban Boards)
คัมบัง (Kanban) เป็นวิธีจัดการงานที่ใช้ “การ์ด” แทนงานแต่ละชิ้นและวางการ์ดไว้ในคอลัมน์ที่บ่งบอกถึงสถานะงานในตอนนั้น เช่น To-do → Doing → Done โดยที่เวลางานมีความคืบหน้า การ์ดก็ถูกย้ายไปตามคอลัมน์ถัดไป เพื่อทำให้ทีมมองเห็นได้ทันทีว่าตอนนี้งานอยู่ในขั้นตอนไหนของโปรเจกต์ทั้งหมด
Kanban Boards เป็นเครื่องมือที่เหมาะกับงานหรือโปรเจกต์ที่มีหลายขั้นตอน และต้องการติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยใช้ได้ดีกับงานแบบ Agile เช่น:
- การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือแอป (ตัวอย่าง: Backlog → In Progress → Testing → Done)
- การผลิตคอนเทนต์ หรือ เว็บไซต์ (ตัวอย่าง: Idea → Draft → Review → Published)
- การรับบรีฟและอนุมัติจากลูกค้า (ตัวอย่าง: Request → In Progress → Waiting Approval → Done)
3. ปฏิทินโปรเจกต์ (Project Calendars)
ปฏิทินโปรเจกต์เหมาะสำหรับคนที่ต้องบริหารงานจำนวนมากและมีวันครบกำหนดที่แตกต่างกัน ช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าและทำงานได้ตรงเวลา โดยที่รูปแบบนี้จะเข้าใจง่ายและตรงไปตรงมา แต่จะมีข้อควรระวังก็คือ ถ้าหากว่างานต่อวันของคุณมีจำนวนมากเกินไป อาจจะทำให้ปฏิทินดูรกและดูยากเกินไป
ข้อดีของ Visual Project Management มีอะไรบ้าง?
การบริหารโปรเจกต์แบบเห็นภาพ (Visual Project Management) ช่วยให้คุณเห็นได้ทันทีว่าแต่ละคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่ กำหนดส่งงานเมื่อใด เป้าหมายสำคัญของทีมและโปรเจกต์นี้คืออะไร ทำให้การทำงานร่วมกันของทีมง่ายขึ้น และยังมีปัจจัยสำคัญอื่น ๆ ที่ควรนำเครื่องมือมาปรับใช้ให้เห็นภาพรวมของโปรเจกต์ มีดังนี้:
1. เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้เร็วขึ้น
สรุปข้อมูลสถานะต่าง ๆ ของโปรเจกต์ ตัวชี้วัด และงานทั้งหมด ได้อย่างรวดเร็วใน Dashboard เดียว
2. ลดปัญหาลดคอขวด
สมาชิกของทีมและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที
3. ติดตามโปรเจกต์ได้แบบครบวงจร
เริ่มตั้งแต่การมอบหมายงาน การสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับโปรเจกต์ ไปจนถึงการรายงานผล
4. ช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น
ทุกทีมเห็นภาพรวมของโปรเจกต์และเป้าหมายเดียวกันได้ในที่เดียว
5. สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกระดับ
ผู้บริหาร ผู้ดูแลโปรเจกต์ หัวหน้างานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นสถานะงานทั้งหมดของทีมได้โดยไม่ต้องมาสนใจรายละเอียดเล็ก ๆ ที่ไม่จำเป็น
6. มองเห็นปัญหาได้รวดเร็ว
เห็นความเชื่อมโยงของงานทั้งหมด เพื่อแก้ปัญหาก่อนเกิดขึ้นจริงและไม่กระทบการงานอื่น ๆ
Asana เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่รวบรวมทั้ง Project Timeline, Kanban boards และ Calendar ไว้ในที่เดียว ช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมโปรเจกต์ ชัดเจนทุกขั้นตอนและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
หากสนใจใช้งาน Asana และต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมหรือต้องการดู Demo การใช้งานจริงจากผู้เชี่ยวชาญ ติดต่อ Demeter ICT เรามีผู้เชี่ยวชาญให้บริการคำปรึกษาฟรี! และเรายังเป็นพาร์ทเนอร์ผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม Asana ในประเทศไทยและเอเชียแฟซิฟิกอย่างเป็นทางการ
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
Writer
Panuruj Rujikanokkanjana
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
