การบริหารจัดการงานในองค์กรทุกวันนี้ ไม่ใช่แค่เรื่องการมอบหมายงานหรือจัดการโปรเจกต์ของตัวเองอีกต่อไป แต่ต้องรวมถึงการประสานงานระหว่างทีม การวางโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ให้เป็นไปอย่างลื่นไหลและการสื่อสารที่เรียลไทม์ ซึ่งล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานในยุคปัจจุบัน
หลาย ๆ องค์กรจึงเริ่มมองหาเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่จะช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้น เป็นระบบมากขึ้นและลดการทำงานซ้ำซ้อนให้น้อยลง ดังนั้นหนึ่งในเครื่องมือที่ตอบโจทย์ความต้องการเหล่านั้นคือระบบ “Work Management”
ทำความรู้จัก Work Management คืออะไร?
Work Management คือ กระบวนการจัดการงานในภาพรวมให้เป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นโปรเจกต์ งานที่ต้องทำเป็นประจำ หรือกระบวนการทำงานที่ต่อเนื่อง เป้าหมายของการทำ Work Management คือทำให้ทุกคนในทีมหรือผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ว่า “ใครต้องทำอะไร กำลังทำอะไร ทำเมื่อไร และทำอย่างไร”
เพราะฉะนั้นการทำ Work Management จึงไม่ใช่แค่การจัดการงาน แต่เป็นการผสานคนกับงานในทุกระดับขององค์กร เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่จำเป็นตรงกันและพร้อมเดินหน้าไปสู่เป้าหมายเดียวกันได้อย่างมั่นใจ
Work Management vs Project Management ต่างกันอย่างไร?
หลาย ๆ คนอาจจะกำลังสับสนว่าทั้งสองตัวนี้ต่างกันอย่างไร? แม้ว่าอาจจะมีบางมิติที่คล้ายกัน แต่ Work Management และ Project Management มีขอบเขตที่ต่างกันอย่างชัดเจนดังนี้
- Work Management คือ การจัดการงานที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการทำงานของแต่ละงานให้เป็นระบบ การวางแผนและการสื่อสารกับทีม เพื่อให้การทำงานระหว่างทีมต่าง ๆ (Cross-functional) เป็นไปอย่างราบรื่นมากที่สุด
- Project Management คือ การจัดการโปรเจกต์และภาพรวมตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนสิ้นสุดของโปรเจกต์นั้น ๆ เท่านั้น เช่น การวางไทม์ไลน์, การทำ to-do list, การประเมินทรัพยากรที่มี, จัดลำดับขั้นตอนและความสำคัญของงาน อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม ที่นี่
3 องค์ประกอบสำคัญของการทำ Work Management ให้ได้ผลจริง
การจัดการงานในทีมไม่ใช่แค่การตั้งเดดไลน์หรือมอบหมายงานเท่านั้น แต่ต้องมี “ระบบ” ที่ทำให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหล ซึ่งสิ่งสำคัญที่ต้องมีคือ 3 องค์ประกอบนี้:
1. การสื่อสาร (Communication)
การทำงานร่วมกันต้องเริ่มจากการสื่อสารที่ดี แต่ในยุคที่เรามีแชท อีเมล วิดีโอคอลเต็มไปหมด สิ่งสำคัญคือการตกลงให้ชัดว่า จะใช้เครื่องมือไหนกับเรื่องอะไร เช่น
- คุยงานเร่งด่วนให้ใช้แชท
- ประชุมใช้วิดีโอคอล
- เรื่องที่ต้องการเก็บหลักฐานไว้ใช้เป็นอีเมล
และถ้าเครื่องมือพวกนี้สามารถเชื่อมโยงกับพื้นที่จัดการงานได้ ก็ยิ่งทำให้เข้าใจบริบทของงานชัดขึ้น ไม่ต้องย้อนหาข้อมูลหลายที่
2. เนื้อหา (Content)
ทุกงานล้วนต้องใช้ข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ รูปภาพ เอกสาร หรือแนวทางการทำงาน สิ่งสำคัญคือ การเก็บเนื้อหาไว้ให้เป็นระเบียบและเข้าถึงง่าย
แทนที่จะให้ทีมต้องถามกันว่า “ไฟล์อยู่ไหน?” หรือ “เวอร์ชันล่าสุดคืออันไหน?” การจัดเก็บไว้ในพื้นที่กลาง เช่น Google Drive หรือระบบเอกสารอื่น ๆ แล้วสามารถเชื่อมโยงกับงานที่ทำอยู่ จะช่วยให้ทำงานต่อกันได้แบบไม่สะดุด
3. การประสานงาน (Coordination)
นี่คือหัวใจของ Work Management เลยก็ว่าได้
การทำงานร่วมกันจะราบรื่น ก็ต่อเมื่อทุกคนรู้ว่าใครทำอะไร? อยู่ขั้นตอนไหน? และจะส่งต่อเมื่อไหร่? การมีแพลตฟอร์มกลางที่มองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นโปรเจกต์ใหญ่หรืองานประจำ ช่วยให้ทีมสามารถอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกันได้ตลอดเวลา
เรียกง่าย ๆ ว่าเป็น “แหล่งข้อมูลกลาง” ที่ทุกคนเปิดมาดูแล้วเข้าใจตรงกัน
ซึ่งแนวคิดของการทำ Work Management กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นและหลายคนเริ่มเข้าใจแล้วว่ามันช่วยให้การทำงานเป็นทีมง่าย ดังนั้นการมองหา Work Management Platform เข้ามาช่วยในระบบการทำงานของทีม จะช่วยให้การทำงานนั้นมีความโปร่งใส มีการสื่อสารตรงกันและทุกคนสามารถเห็นความคืบหน้าหรือสิ่งที่ต้องทำร่วมกันได้ในที่เดียว นี่คือหัวใจของทีมที่ประสบความสำเร็จ
Work Management Platform คืออะไร? และช่วยให้การจัดการงานและโปรเจกต์ง่ายขึ้นได้อย่างไร?
Work Management Platform คือเครื่องมือที่ช่วยจัดการงานทุกประเภทในองค์กรให้เป็นระบบ โดยรวมแผนงาน โปรเจกต์ งานประจำ และกระบวนการต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว ช่วยลดการทำงานที่กระจัดกระจาย (Silo) และทำให้ทีมสามารถร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานในหลาย ๆ องค์กรมีความยืดหยุ่น ทั้งแบบออฟฟิศ, Work from home หรือ Hybrid การประสานงานที่ชัดเจนคือหัวใจสำคัญของความสำเร็จ
แพลตฟอร์มอย่าง Asana คือหนึ่งใน Work Management Platform ชั้นนำ ที่ช่วยให้ทีม:
- เห็นภาพรวมของงานทั้งหมดในที่เดียว
- รู้ว่าใครกำลังทำอะไร? ขั้นตอนไหน? และต้องส่งต่อให้ใคร?
- เชื่อมต่อทุกช่องทางการสื่อสารในองค์กรเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องสลับหน้าจอไปมาหรือถามซ้ำ ๆ หลายรอบ
- เก็บข้อมูลและเอกสารที่สำคัญในองค์กรและทีมได้อย่างปลอดภัยและเข้าถึงง่ายในเวลาเดียวกัน
- เชื่อมโยงงานทุกชิ้นเข้ากับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าสิ่งที่ทำอยู่มีคุณค่าต่อภาพรวมที่องค์กรต้องการอย่างไร
แพลตฟอร์ม Asana ช่วยให้ทุกการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นงานใหญ่หรืองานประจำวัน เชื่อมโยงกันได้อย่างเป็นระบบและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกันทั้งองค์กร
Asana ศูนย์กลางข้อมูลขององค์กรที่ทุกคนไว้วางใจได้
Jerod Hillard หนึ่งใน Asana Ambassador กล่าวไว้ว่า
เพราะทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นบริบทของงาน ลิงก์เอกสาร หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญสามารถรวมอยู่ในแพลตฟอร์ม Asana ได้ทั้งหมด
ความชัดเจนที่ได้จากการใช้งานแพลตฟอร์ม Work Management อย่าง Asana ช่วยให้ทุกคนในทีมทำงานด้วยความมั่นใจ เห็นภาพรวมตรงกัน รู้ว่าเป้าหมายคืออะไร และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนบนโลกก็ตามทั้งในระดับองค์กร ระดับทีมไปจนถึงระดับบุคคล
แหล่งอ้างอิง: Asana Blog
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
