ในยุคที่การทำงานแบบ Hybrid และการทำงานร่วมกันผ่าน Cloud ได้กลายเป็นมาตรฐานใหม่ Google Workspace จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือพิมพ์งานหรือส่งอีเมลเท่านั้น แต่เปรียบเสมือน “ระบบนิเวศการทำงาน” (Work Ecosystem) ที่เชื่อมโยงการทำงานของคนในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน
เมื่อ Google Workspace กลายเป็นหัวใจหลักขององค์กรที่เชื่อมโยงการทำงานของคนในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน แน่นอนว่าการปล่อยให้ Admin Console อยู่ภายใต้การดูแลของแผนก IT เพียงลำพังอาจจะเป็นจุดเริ่มต้นที่เสี่ยงต่อความเสียหายในอนาคต นั่นคืออาจทำให้องค์กรเสียโอกาสในการมองเห็นภาพรวมของการใช้งานที่แท้จริง เนื่องจากใน Google Workspace Dashboard นี้ไม่ได้มีแค่ตัวเลขทางเทคนิคเพียงผิวเผินเท่านั้น แต่ยังเป็นกระดานแสดงขุมทรัพย์ข้อมูลที่ผู้บริหารสามารถใช้ตัดสินใจได้ว่าองค์กรจะเดินไปในทิศทางใด
3 เหตุผลหลัก “ทำไมผู้บริหารต้องหมั่นเข้าดู Google Workspace Dashboard ใน Admin Console ด้วยตนเอง?”
1. เพราะ Dashboard คือเครื่องวัดชีพจรความอยู่รอดองค์กร
รายงานใน Admin Console แท้จริงแล้วไม่ได้บอกแค่ตัวเลขเท่านั้น แต่มันสามารถบอกถึงพฤติกรรมของคนในองค์กรได้เป็นอย่างดี ซึ่งผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมได้ว่า
- จำนวน License ที่องค์กรจ่ายอยู่ สอดคล้องกับการใช้งานจริงแค่ไหน? ในขณะที่องค์กรขนาดกลางจำนวนมาก พบว่ามี License ที่ไม่ได้ใช้งานหรือใช้งานไม่เต็มประสิทธิภาพ 10–20%
- มีบัญชีพนักงานเก่าใดบ้างที่ยังไม่ถูกยกเลิก
- บางแผนอาจถูกอัปเกรดโดยไม่มีการพิจารณา
- Storage ที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ สาเหตุมาจากไม่มีการควบคุม
โดยข้อมูลเหล่านี้จะเป็นตัวชี้วัดว่า “กำไรขององค์กรกำลังรั่วไหลอยู่หรือไม่?” นอกจากนี้วิธีการดูข้อมูลจาก Google Workspace Dashboard จะช่วยให้ผู้บริหารปรับจูนวัฒนธรรมการทำงานได้แม่นยำ โดยมีตัวเลขที่แน่ชัดไว้ใช้ประกอบการตัดสินใจให้พัฒนาองค์กรต่อไปได้
2. การบริหารความเสี่ยงบน Google Workspace Dashboard คือหน้าที่ของผู้นำ
เรื่องความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) อาจไม่ใช่งานของ IT เพียงลำพัง ซึ่งใน Google Workapce Dashboard นี้ ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมความเสี่ยง เช่น มีการแชร์เอกสารลับออกสู่ภายนอกมากน้อยแค่ไหน ตรวจสอบสถานะนโยบาย Data Loss Prevention หรือมีกิจกรรมที่ผิดปกติที่อาจนำไปสู่ข้อมูลรั่วไหลหรือไม่ การรับรู้สิ่งเหล่านี้ด้วยตัวเองจะช่วยให้ตัดสินใจวางนโยบายป้องกันและอุดรอยรั่วได้ทันท่วงที
3. Google Workspace ในองค์กรคุณ ช่วยเพิ่ม Productivity ได้จริง?
ผู้บริหารหลายท่านอาจจะคิดว่าการพาทั้งองค์กรขึ้นระบบ Cloud อย่าง Google Workspace คือการก้าวสู่ Digital Transformation เรียบร้อยแล้ว แต่คำถามที่สำคัญกว่านั้นคือ พนักงานกำลังใช้มันขับเคลื่อนงานจริงๆ หรือแค่ใช้แทนเครื่องมือพิมพ์งานแบบเดิมโดยตัวอย่างการตรวจสอบ มีดังนี้
- Productivity ที่แท้จริงของ Google Workspace คือการเลิกใช้วิธีการตั้งชื่อไฟล์ “v1, v2, v_final_edit” แล้วส่งอีเมลผ่านอีเมลหรือแชทส่วนตัวกันไปมา
หากพนักงานยังมีการดาวน์โหลดไฟล์ลงเครื่องแล้วส่งต่อทางอีเมลหรือแชทส่วนตัว นั่นหมายความว่าองค์กรยังทำงานแบบเดิมอยู่ แค่เปลี่ยนที่เก็บไฟล์ แต่ถ้ามีการแก้ไขงานพร้อมกัน (Co-editing) และคอมเมนต์สั่งงานในไฟล์โดยตรง นั่นคือสัญญาณว่า Productivity กำลังพุ่งทะยาน
- การมี Google Meet ไม่ได้แปลว่า Productivity จะเพิ่มเสมอไป หากพนักงานต้องนั่งประชุมกันทั้งวันจนไม่มีเวลาทำงาน
ผู้บริหารสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการใช้ Chat เพื่อตัดสินใจเรื่องด่วนแทนการนัดประชุมผ่าน Meet หรือไม่ ซึ่ง Productivity ที่แท้จริงคือการ “ลดการประชุมที่เวิ่นเว้อ” และเพิ่ม “เวลาโฟกัส” ให้ทีมงาน
- Productivity ที่แท้จริง ต้องย้ายรูปแบบการทำงานซ้ำซาก ให้เป็น Automation ได้
หากพนักงานยังต้องกรอกเอกสารกระดาษแล้วค่อยมาคีย์ลง Excel นั่นไม่ใช่ Productivity จริง Dashboard จะบอกได้ว่ามีการสร้าง Form เพื่อเก็บข้อมูลแบบอัตโนมัติมากน้อยแค่ไหน เพราะยิ่งมีการใช้ระบบ Automation สูงเท่าไหร่ ต้นทุนด้านเวลา ของบริษัทก็ยิ่งลดลงเท่านั้น
ผู้บริหารจะเข้าถึง Google Workspace Admin Console ได้อย่างไร
องค์กรส่วนใหญ่มักให้บัญชีผู้บริหารเป็นสิทธิ์ Super Admin เพื่อเข้าถึงหน้า Google Workspace Admin Console และดูแลภาพรวมระบบทั้งหมดได้ทันที แต่หากยังเข้าใช้งานไม่ได้ สามารถแจ้งให้แผนก IT ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง (Assign Roles) ให้กับบัญชีผู้บริหารได้โดยตรง ตามสิทธิ์และตามนโยบายขององค์กร
วิธีดู Report การใช้งาน Google Workspace
- เข้าไปที่ admin.google.com
- ล็อคอินเข้าใช้งาน
- ที่แถบเมนูด้านซ้ายมือ เลือก Reporting > Overview เพื่อดูการใช้งานภาพรวมนอกจากนี้ยังสามารถเลือกดูรายงานตามฟีเจอร์ต่างๆได้ด้วยเช่นกัน
สรุป "ทำไมผู้บริการต้องดู Google Workspace Dashboard ด้วยตนเอง?"
อยากให้ท่านผู้บริหารทั้งหลายตระหนักถึงการบริหารจัดการ Google Workspace ในแง่มุมเชิงธุรกิจมากขึ้น โดยก้าวข้ามกรอบความคิดแบบเดิมที่มองว่าความปลอดภัยเป็นเพียงภาระหน้าที่ของฝ่าย IT แต่อยากให้มองถึง “Business Risk” หรือความเสี่ยงสำคัญที่กระทบต่อความอยู่รอดของธุรกิจโดยตรง เพราะในความเป็นจริง ความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจากการตั้งค่าที่หละหลวม หรือการรั่วไหลของข้อมูลเพียงจุดเดียว อาจหมายถึงการสูญเสียทรัพย์สินทางปัญญาที่สั่งสมมานาน หรือการทำลายความเชื่อมั่นของลูกค้าที่ไม่อาจกู้คืนได้
คำถามที่ผู้นำทุกคนต้องตอบให้ได้
ระดับความปลอดภัยของเราอยู่ตรงไหน ?
การใช้ต้นทุนมีประสิทธิภาพเพียงใด ?
ปัจจุบันการทำงานร่วมกันเป็นอย่างไร ?
การกำกับดูแลข้อมูลรัดกุมแค่ไหน ?
หากคำตอบยังไม่ชัดเจน อาจถึงเวลาที่ผู้บริหารต้องมองลึกกว่าแค่รายงานจาก IT
Demeter ICT ในฐานะที่เราเป็น Google Cloud Premier Partner เราไม่เพียงแต่ให้บริการ License หรือ อีเมลเท่านั้น แต่เราช่วยองค์กรเลือกเครื่องมือที่ช่วยเจาะลึกราก Pain points และพัฒนาตามความต้องการขององค์กรอย่างเหมาะสมด้วย Google Workspace และ Gemini เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม
เกี่ยวกับผู้เขียน
ดร. วรัญญู สุจิวรพันธ์พงศ์ ปัจจุบันเป็น Founder & CEO ของบริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด พาร์ทเนอร์ระดับ Premier Partner ของ Google และ Zendesk ในระดับ APAC ที่มีลูกค้าใช้บริการ Google และ Zendesk มากที่สุดในประเทศไทย และให้บริการลูกค้าในประเทศจีน และเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (ASEAN) โดยมีลูกค้ารวมกันกว่า 4,600 ราย ดร. วรัญญูฯ มีประสบการณ์ในการทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมากกว่า 25 ปี เคยทำงานเป็นผู้บริหารระดับสูงในองค์กรขนาดใหญ่ทั้งธนาคาร ธุรกิจผู้ให้บริการไอที และบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ
เรียบเรียงใหม่โดย
Writer
Pariyakorn Tunheng
Writer
Pariyakorn Tunheng
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
