สำหรับหลายองค์กร Google Workspace คือระบบหลักที่ใช้สื่อสาร ประสานงาน และเก็บข้อมูลสำคัญ แต่สิ่งที่ผู้บริหารจำนวนมากไม่รู้คือ: ความปลอดภัย การกำกับดูแล และความเป็นระเบียบของทั้งองค์กร
ขึ้นอยู่กับ “โครงสร้าง Organizational Unit (OU)” ที่คุณออกแบบตั้งแต่วันแรก
โดยกว่า 80% ขององค์กรที่ Demeter ICT เข้าไปตรวจสอบพบว่าโครงสร้าง OU มีปัญหา เช่น
ดังนั้นเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจส่งผลกระทบใหญ่ต่อแผนกต่าง ๆ ในองค์กร การกำหนด OU ที่แข็งแกร่งจึงสำคัญและเป็นรากฐานของการทำงาน รวมถึงการใช้งาน Google Workspace ด้วย เพราะหากองค์กรของคุณมีการกำหนด OU ที่ครอบคลุมและเป็นมาตรฐานจะช่วยให้ Google Workspace สามารถตอบโจทย์การทำงานให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กรและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
Organizational Unit (OU) คืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ?
Organizational Unit (OU) คือกลุ่มหรือหน่วยงานย่อยภายในองค์กร เช่น แผนก สาขา หรือทีม โดยมีจุดประสงค์เพื่อจัดระเบียบผู้ใช้ คอมพิวเตอร์ และทรัพยากรต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ทำให้การจัดการ การรักษาความปลอดภัย และการกำหนดนโยบายทำได้ง่ายขึ้น โดยผู้ดูแลระบบสามารถมอบหมายการควบคุมหรือกำหนดกฎเฉพาะกลุ่มนั้นได้ด้วย
Organizational Unit (OU) ที่ดีส่งผลต่อองค์กรและการใช้งาน Google Workspace อย่างไร?
- ความปลอดภัย: ควบคุมว่าใครใช้เครื่องไหน จากที่ไหน และภายใต้เงื่อนไขใด
- สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล: ใครควรเห็นอะไร ใครไม่ควรเห็นอะไร
- Email & Compliance: บางแผนกมีความเสี่ยงสูง บางแผนกต้องเก็บข้อมูลตามกฎหมาย
- Onboarding/Offboarding Workflow (Lifecycle): การรับพนักงานใหม่ – จัดการพนักงานลาออกอย่างเป็นระบบ
- การใช้ License ให้คุ้มค่า: ไม่เสียเงินให้สิทธิ์ที่ไม่จำเป็น
- Data Loss Prevention (DLP): ทุกการใช้งานมีความปลอดภัยและตรวจสอบได้
- การกระจายสิทธิ์ Admin: ให้สิทธิ์เฉพาะที่จำเป็น
โครงสร้าง Organizational Unit (OU) ที่ดีต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?
✅ ขนาดองค์กร
✅ ลักษณะงานและหน้าที่
✅ ระดับความอ่อนไหวของข้อมูลในแต่ละตำแหน่ง
✅ ลำดับขั้นและสิทธิ์ของแต่ละตำแหน่ง
✅ กระบวนการทำงาน Workflows และการอนุมัติ
✅ โครงสร้าง HR
✅ นโยบายความปลอดภัย
✅ แผนการเติบโต 2–5 ปี
✅ และอื่น ๆ
หากคุณยังไม่มั่นใจว่า OU ขององค์กรถูกออกแบบอย่างถูกต้อง สามารถปรึกษา Demeter ICT เพื่อช่วยให้คุณสามารถทรานส์ฟอร์มองค์กร เริ่มตั้งแต่การวางรากฐาน OU กระบวนการทำงาน (Workflows) การใช้งาน Google Workspace ให้เหมาะสม การกำหนดความปลอดภัย และการสื่อสารเพื่อนำมาปรับใช้จริงให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญจาก Google Certified ให้คุณสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัยและยืดหยุ่น รองรับทุกการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist สาย Tech ที่ชื่นชอบด้านการตลาด คอนเทนต์ และจัดอีเวนต์เป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet อยากถ่ายทอดสิ่งที่น่าสนใจและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจไทยมีเครื่องมือที่ฉลาด, ใช้ AI เป็น และคุ้มค่าที่สุด
Writer
Rinrada Ounla
Senior Marketing Specialist สาย Tech ที่ชื่นชอบด้านการตลาด คอนเทนต์ และจัดอีเวนต์เป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet อยากถ่ายทอดสิ่งที่น่าสนใจและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจไทยมีเครื่องมือที่ฉลาด, ใช้ AI เป็น และคุ้มค่าที่สุด
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
