How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก

เมื่อองค์กรมีพนักงานลาออก สิ่งที่ต้องทำทันทีและสำคัญที่สุดคือการจัดการบัญชี Google Workspace เพราะการจัดการบัญชีผิดวิธีอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือปัญหาด้านกฎหมายได้ และเพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร คุณสามารถจัดการบัญชีได้ตามวิธีด้านล่างนี้

How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก

1. ปิดการเข้าถึงบัญชีทันที

1.1 ระงับการเข้าถึงบัญชี (Suspend)

Demeter ICT แนะนำให้คุณกดระงับบัญชีในขั้นตอนแรกเพื่อให้ข้อมูลเดิมยังคงอยู่และสามารถจัดการได้ในลำดับถัดไป (ไม่ควรลบบัญชีทันทีเพราะข้อมูลจะหายถาวร)

การระงับบัญชีดีอย่างไร?

พนักงานที่ลาออกจะไม่สามารถล็อกอินเข้าใช้บัญชีเดิมได้
ข้อมูลเดิมใน Google Drive จะยังอยู่ครบถ้วน
สามารถประมวลผลและใช้ข้อมูลเดิมได้ตามปกติ

1.2 ปิด Session และอุปกรณ์ที่เคยเชื่อมต่อ

Sign out ออกจากทุกอุปกรณ์
ยกเลิก OAuth token ของแอปต่าง ๆ
ระงับการเข้าถึงและล้างข้อมูลองค์กรออกจากอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD)

(คลิกดูรายละเอียดคอร์สอบรม Admin เพื่อการจัดการและตั้งค่านโยบายต่าง ๆ ขององค์กรอย่างละเอียด)

2. โอนย้ายข้อมูลบน Google Drive

ในบัญชีพนักงานนั้นมีข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น หนังสือสัญญา ไฟล์สินค้า ข้อมูลลูกค้า และอื่น ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย คุณสามารถดำเนินการได้ ดังนี้

โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของเอกสาร (Ownership Transfer) ให้กับหัวหน้าทีมหรือ Shared Drive
สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดโดยใช้ Google Vault กำหนดนโยบายการเก็บรักษาและการระงับการใช้ข้อมูลให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA (ดูคอร์สอบรม PDPA ได้ที่นี่)

3. จัดการอีเมล

ตั้งค่า Inbox ให้ส่งต่ออีเมลขาเข้าไปยังหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบคนใหม่
ตั้ง Auto-Reply เพื่อแจ้งผู้ติดต่อให้ทราบว่าอีเมลนี้ไม่มีคนใช้งานแล้ว
มอบหมายสิทธิ์การเข้าถึงกล่องอีเมลไปยังหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง

4. ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อ

เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากแพลตฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุญาต องค์กรควรถอนการติดตั้งแอป 3rd Party ที่เคยเชื่อมต่อในบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้ Google Workspace มักเชื่อมต่อกับแอปดังต่อไปนี้

ระบบ CRM เช่น HubSpot, Salesforce
แพลตฟอร์มสำหรับ Project management, HR, Sales
Marketplace Apps
Cloud storage หรือแพลตฟอร์ม BI (Business Intelligence) เพื่อจัดการข้อมูล
หรือระบบอื่น ๆ

5. รักษาข้อมูลเดิม

โอนสิทธิ์การเข้าถึงและข้อมูลในปฏิทินไปยังหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบคนใหม่เพื่อไม่ให้ข้อมูลของการประชุมสำคัญสูญหาย
สำรองข้อมูลอีเมลและไฟล์โดยการตั้งค่าในระบบ Admin หรือเลือกใช้โซลูชัน 3rd Party
กำหนดมาตรการอย่างรัดกุมและสร้าง Workflow อัตโนมัติเพื่อจัดการบัญชีผู้ใช้ที่ลาออกได้ทันที (ปรึกษา Demeter ICT เพื่อช่วยออกแบบขั้นตอน Offboarding ที่เป็นมาตรฐานสำหรับทุกแผนก)

6. เลือกวิธีการจัดการบัญชีในระยะยาว

โอนย้ายข้อมูลเสร็จแล้วจึงลบบัญชี
ซื้อ Archived User License* เพื่อเก็บรักษาข้อมูลเดิมไว้ วิธีนี้จะทำให้องค์กรสามารถใช้ License เดิมที่เคยเป็นของพนักงานเก่าทดแทนการซื้อ License ใหม่ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

*หมายเหตุ:

Archived User License เป็นบัญชีที่ไม่สามารถเข้าใช้งานได้และไม่มีสิทธิ์การเข้าถึงเหมือนบัญชีปกติ
เมื่อพนักงานลาออก การซื้อ Archived User License จะทำให้ Active License เดิมนั้นว่างไป ไม่มีคนใช้ ซึ่งคุณอาจเลือกวิธีการยกเลิก License นั้นหรือมอบให้พนักงานใหม่ก็ได้
Archived User License เป็น License ที่สามารถซื้อเพิ่มเติมได้จากแพ็กเกจปัจจุบัน
Archived User License มีค่าบริการถูกลงเมื่อเทียบกับ License ปกติ

และสำหรับองค์กรใดที่มีผู้ใช้งานจำนวนมากและมีข้อมูลเยอะ คุณสามารถให้ Demeter ICT ช่วยตั้งค่าและให้คำปรึกษาอย่างถูกต้องและเหมาะสมได้ เพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กรให้ปลอดภัย สอดคล้องตามกฎหมายไทยและมาตรฐานสากล

ดูบริการเสริมแบบครบวงจรได้ที่นี่

Demeter ICT – Google Cloud Premier Partner ผู้ให้บริการ Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ สนใจใช้บริการ ติดต่อได้ที่ Facebook: Demeter ICT หรืออีเมล sales@dmit.co.th

Writer

Rinrada Ounla

Senior Marketing Specialist สาย Tech ที่ชื่นชอบด้านการตลาด คอนเทนต์ และจัดอีเวนต์เป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Google Workspace, Gemini, NotebookLM, และ AppSheet อยากถ่ายทอดสิ่งที่น่าสนใจและเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้ธุรกิจไทยมีเครื่องมือที่ฉลาด, ใช้ AI เป็น และคุ้มค่าที่สุด

How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก