Author: Pariyakorn Tunheng

หากใครที่ใช้งาน Google Docs อยู่เป็นประจำ อาจจะเคยใช้งานฟีเจอร์ Smart Chips กันบ้างแล้ว แต่สำหรับใครที่ไม่รู้จักหรือไม่เคยสังเกตเห็น บทความนี้เราจะพาไปรู้จักกัน  Smart Chips หรือชิปอัจฉริยะ ที่คอยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน เพื่อแทรกข้อมูลหรือสร้างกิจกรรมต่างๆลงในเอกสารได้  หากสงสัยว่าหน้าตา Smart Chips เป็นอย่างไร วันนี้ Demeter ICT ได้รวบรวม Smart Chips ใน Google Docs ทั้งหมด ว่ามีอะไรน่าสนใจและสามารถนำมาใช้กับงานเอกสารของคุณได้อย่างไรบ้าง วิธีการแทรก Smart Chips ก่อนอื่น เรามาดูกันว่า Smart Chips นั้นอยู่ตรงไหนของ Google Docs… วิธีการเรียกใช้ Smart Chips ทำได้โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “@” จากนั้นจะปรากฎดังภาพด้านล่าง  Smart Chips มีอะไรบ้าง? ทีนี้เราจะมาดูกันว่าใน Smart Chips มีอะไรที่น่าสนใจในการนำมาใช้งานบ้าง… Date หรือ ชิปวันที่ เมื่อคุณใส่ชิปวันที่และเวลาแล้ว ผู้ร่วมงานจะสามารถเห็นวันที่และเวลาตรงกับที่คุณตั้งเอาไว้แม้จะอยู่กันคนละเขตเวลาก็ตาม หากต้องการรู้ว่าเวลาแตกต่างกันเพียงใด สามารถดูได้จากการนำเม้าส์วางบนชิปวันที่นั้น นอกจากนี้ ยังสามารถแทรกชิปวันที่ได้ดังนี้ – @today– @tomorrow– @yesterday– @date– วันที่ที่ต้องการ เช่น @Jan หรือ @1/1/2021– วันที่แบบสัมพัทธ์ เช่น @monday,@next tuesday หรือ @last wednesday วิธีการแทรกชิปวันที่ 1. พิมพ์เครื่องหมาย @ และเลือก Date 2. เลือกวันที่และเวลา 3. กด OK Dropdown หรือชิปเมนูแบบเลื่อนลง ขอแนะนำชิป Dropdown บอกเลยว่าเป็นตัวช่วยที่ดีทีเดียวในเวลาที่คุณต้องการสร้างตัวเลือกแบบหลายรายการ วิธีการแทรกชิปเมนูแบบเลื่อนลง1. พิมพ์เครื่องหมาย @ และเลือก Dropdown2. เลือก Dropdown ที่ต้องการได้เลย ...

นาทีนี้ต้องยอมรับว่า AI มีบทบาทสำคัญในโลกปัจจุบันเป็นอย่างมากและเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวเรามากขึ้น เพราะถ้าลองสังเกตดีๆแทบจะอยู่ในทุกส่วนของชีวิตประจำวันเราไปแล้ว เช่น การปลดล็อคหน้าจอมือถือด้วยการแสกนใบหน้า การรักษาความปลอดภัยทางธุรกรรมการเงิน หรือแม้แต่อุปกรณ์สมาร์ทโฮมต่างๆ รวมไปถึง AI ยังเป็นที่นิยมใช้ในหลายๆสายงาน ไม่ว่าจะเป็นด้านการแพทย์ การบริการ เทคโนโลยีสารสนเทศและอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกได้มากขึ้นเลยทีเดียว  Duet AI with Workspace แน่นอนว่า Google Workspace เอง ก็มีเทคโนโลยี AI เป็นของตัวเองเช่นกัน โดยใช้ชื่อเรียกว่า “Duet AI with workspace” ซึ่งจะเข้ามาทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอัจฉริยะ ในการช่วยคิด ช่วยค้น และเนรมิตงานให้ออกมาได้อย่างน่าอัศจรรย์ เป็นอีกหนึ่งแรงสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานของคุณสะดวกและง่ายขึ้นอีกหลายเท่าตัว จากเดิมที่เราทำ collaboration ระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยเครื่องมือ Google Workspace แล้ว ทีนี้เราลองมา collaborate กับ AI กันบ้าง ดูซิว่าการทำงานของคุณจะเปลี่ยนไปขนาดไหน Duet AI ของ Google Workspace หน้าตาเป็นอย่างไร ? Duet AI จะปรากฎอยู่ที่แอปพลิเคชันการทำงานต่างๆ เช่น Gmail, Docs, Sheets, Slides และ Meet   โดยจะมีหน้าที่และความสามารถพิเศษที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราจะพาทุกท่านไปดูกันว่า Duet AI มีหน้าที่อย่างไรในแต่ละแอปพลิเคชันบ้าง https://www.youtube.com/watch?v=6DaJVZBXETE&t=3s Gmail: Help me write มาทำให้การเขียนอีเมลของคุณง่ายขึ้น ด้วยตัวช่วยอย่าง “Help me write” ที่ช่วยคุณร่างอีเมล ตอบกลับ หรือแม้กระทั่งช่วยสรุปใจความสำคัญของอีเมลนั้นๆได้อีกด้วย ที่น่าสนใจก็คือในเวลาที่คุณจำเป็นต้องตอบอีเมลผ่านโทรศัทพ์มือถือที่อาจจะไม่สะดวกในการพิมพ์ เพียงแค่พิมพ์ขึ้นต้นสัก 2-3 คำ นอกนั้น AI ก็จะช่วยร่างประโยคนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ให้คุณได้เลยทันที Google Docs: Help me write นอกจาก Help...

ในการประชุมวีดิโอคอล Google Meet ผู้จัดการประชุมสามารถเปิดใช้ฟีเจอร์ Q&As & Polls ให้ผู้เข้าร่วมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมนั้นๆได้มากยิ่งขึ้น  ซึ่ง 2 ฟีเจอร์นี้ Google Meet ได้ทำการเพิ่มขึ้นมาจาก Activities เดิมดังนี้ Breakout rooms – เปิดใช้ห้องกลุ่มย่อยสำหรับการ DiscussionRecording – บันทึกการประชุมวิดีโอ Transcript – บันทึกข้อความถอดเสียงWhiteboarding – ใช้กระดานไวท์บอร์ดด้วย Jamboard Polls – ใช้แบบสำรวจ (NEW)Q&As – ใช้การถามและตอบ (NEW) โดยบทความนี้เราจะมาทำความรู้จักความสามารถของฟีเจอร์ Q&As และ Polls กันว่า สามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้ตรงกับวัตถุประสงค์ในการประชุมได้อย่างไรบ้าง ฟีเจอร์ Q&As หรือ ถามและตอบ ฟีเจอร์ Q&As เป็นฟีเจอร์ที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในการพิมพ์เพื่อถามคำถามได้ โดยที่ผู้ถามไม่จำเป็นต้องเปิดไมโครโฟนให้เกิดการติดขัดระหว่างการบรรยาย ตัวอย่างเช่น กรณีงานสัมมนาผ่าน Meet หากผู้เข้าร่วมสัมมนามีข้อสงสัยหรือคำถามเพิ่มเติมสามารถพิมพ์คำถามไว้ได้ที่ฟีเจอร์ Q&As ได้ โดยที่ผู้บรรยายจะสามารถเห็นคำถามนั้นได้ทันที และหากคำถามใดที่ตอบแล้ว ผู้จัดการประชุมสามารถทำเครื่องหมาย mark as answered ไว้ได้เลย นอกจากนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดยังสามารถร่วมโหวตคำถามที่ถูกใจได้อีกด้วย   ฟีเจอร์ Polls หรือ แบบสำรวจ ในการประชุมบางครั้งอาจจะต้องมีโหวตคำตอบหรือความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งผู้จัดการประชุมสามารถใช้ฟีเจอร์ Polls นี้เพื่อสร้างแบบสำรวจได้อย่างเรียลไทม์ โดยผู้โหวตสามารถเลือกโหวตแบบไม่ประสงค์ออกนามได้ อีกทั้งผู้จัดการประชุมยังสามารถตั้งค่าเปิดให้แสดงผลการโหวตได้เลยทันที นอกจากนี้ยังสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อการสร้างแบบทดสอบความเข้าใจในการเรียนการสอนหรือการประชุมได้อีกด้วย เพิ่มเติม: ผู้จัดการประชุมสามารถสร้างแบบสำรวจล่วงหน้าไว้ก่อนได้ และหากต้องการเปิดให้โหวต ให้ทำการคลิกที่ปุ่ม Vote ไม่ว่าจะเป็นฟีเจอร์ Q&As หรือ Polls สามารถดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมได้ดีทีเดียว และจะช่วยเพิ่มสีสันหรือความน่าสนใจของการประชุมนั้นๆได้ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมเพื่อให้ได้ข้อสรุปได้เร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย ติดตามอัปเดต Google Workspace จาก Demeter ICT ได้ที่ คลิก...

หนึ่งในความสามารถของ Google Workspace ที่ Google เองภูมิใจนำเสนอนั่นก็คือความปลอดภัยที่รักษาข้อมูลของผู้ใช้งาน เปรียบเสมือนมีพนักงานคอยรักษาความปลอดภัยข้อมูลตลอด 24 ช.ม. ที่สร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่นการเข้าถึงข้อมูลต่างๆที่อยู่บนแอปพลิเคชันของ Google Workspace ซึ่งปกติแล้วไฟล์นั้นๆจะถูกตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง (Restricted) เป็น default หากมีบุคคลภายนอกต้องการเข้าถึงไฟล์ ก็จะมีแจ้งเตือนไปยังเจ้าของไฟล์ให้ทำการตรวจสอบการขออนุญาตเข้าถึงไฟล์ก่อนทุกครั้ง โดยบทความนี้ จะมาแชร์วิธีการรีวิวหรือการตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ ซึ่งมีทั้งหมด 2 วิธีด้วยกัน วิธีที่ 1: รีวิวผ่านอีเมล ในกรณีที่มีบุคคลที่ต้องการขอเข้าถึงไฟล์ เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเข้ามาว่ามีผู้ที่ต้องการสิทธิ์ในการเข้าถึง โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถอนุมัติหรือปฎิเสธการเข้าถึงไฟล์พร้อมให้บทบาทสิทธิ์ของไฟล์นั้นๆ ผ่านอีเมลได้เลย  วิธีที่ 2: รีวิวผ่านไฟล์ วิธีนี้เป็นอัปเดตล่าสุดของ Google ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับเจ้าของไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Docs, Slides, Sheets, PDFs และอื่นๆ ให้สามารถรีวิวผ่านไฟล์ได้ ซึ่งก่อนหน้านี้สามารถรีวิวผ่านอีเมลได้เพียงวิธีเดียว  เมื่อมีผู้ที่ต้องการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนที่ไฟล์นั้นๆ สังเกตได้ว่าจะปรากฎจุดที่ปุ่มแชร์ของไฟล์ โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถรีวิวการขอเข้าถึงไฟล์ รวมการให้สิทธิ์บทบาทการเข้าถึงไฟล์จากตรงนี้ได้เลย  ทำความรู้จักบทบาทสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ Viewer (ผู้มีสิทธิ์อ่าน): มีสิทธิ์ดู แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและให้คำแนะนำ แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Editor (ผู้มีสิทธิ์แก้ไข): มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ บอกเลยว่าอัปเดตครั้งนี้จะให้ช่วยการทำงานร่วมกันทั้งภายในและนอกองค์กรง่ายขึ้นแน่นอน หรือหากไฟล์ใดที่คุณต้องการจำกัดระยะเวลาการเข้าถึง คุณสามารถตั้งค่าได้ตามบทความนี้ >>> ไฟล์หมดอายุเมื่อไหร่ หมดสิทธิ์เข้าถึงทันที! เพื่อตัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆได้เลย...