Author: Pariyakorn Tunheng

ในยุคดิจิทัล อีเมลกลายเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญสำหรับทั้งการติดต่อสื่อสารส่วนตัวและธุรกิจ แน่นอนว่าหน้าตาภาพลักษณ์อีเมลที่ดูดีย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยเฉพาะอีเมลที่ส่งในนามขององค์กร ที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในมุมของ Branding ได้ดีเลยทีเดียว รู้หรือไม่? ผู้ใช้งาน Google Workspace สามารถเปลี่ยนอีเมลธรรมดาๆของคุณให้ดูเจ๋งขึ้นกว่าเดิมได้! สำหรับใครที่ใช้งาน Gmail อยู่เป็นประจำ อาจสังเกตว่ามีฟีเจอร์ Layout Email มาสักพักนึงแล้ว จะบอกว่าฟีเจอร์นี้ สามารถช่วยให้การเขียนอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นจริงๆ เมื่อปี 2022 Google ได้พัฒนาฟีเจอร์ Layout Email ซึ่งเป็นเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปขึ้นมา เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลดูสวยงามและดูดียิ่งขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปแบบแล้วนำมาปรับแต่งสี โลโก้ รูปภาพ และอื่นๆได้ตามต้องการ ที่ผ่านมาฟีเจอร์ Layout Email ก็ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และล่าสุด Google ได้เพิ่มความสามารถของฟีเจอร์ไปอีกขั้น ด้วยการปลดล็อคการใช้งานฟีเจอร์ได้เต็มศักยภาพมากขึ้น นั่นก็คือ หน้าตาโปรแกรม Layout Email รูปแบบใหม่: คุณสามารถเลือกใช้งานเทมเพลตที่มีให้ หรือจะสร้างเทมเพลตขึ้นมาใหม่ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถปรับแต่งได้อิสระมากยิ่งขึ้นบนหน้าต่างโปรแกรมที่แยกออกมา ซึ่งต่างจากแบบเดิมที่ให้คุณปรับได้แค่ฟังก์ชันที่จำกัดบนหน้าต่างร่างอีเมล (New message) เท่านั้น เข้าถึงเทมเพลตได้จาก Gmail และ Google Drive: ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงโปรแกรมแก้ไข Layout Email หรือเรียกดูเทมเพลต ได้จากหน้าต่างร่างอีเมลใน Gmail หรือจาก Google Drive ก็ได้เช่นกัน การแชร์และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น: ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์เทมเพลตร่วมกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ วิธีการใช้งานฟีเจอร์ Layout Email เทมเพลตอีเมลสำเร็จรูป วิธีเลือกใช้งานจากเทมเพลตที่มีให้ ไปที่ Gmail  คลิก Compose เพื่อเริ่มร่างอีเมล  ที่แถบล่างของหน้าต่าง Compose ให้กดที่ไอคอน Select a layout  ที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม ให้เลือกแถบ Default Layouts  เลือกเทมเพลตที่ต้องการ แล้วคลิก Edit layout เพื่อทำการปรับแต่งข้อความ รูปภาพ และการตกแต่งอื่นๆ เมื่อตกแต่งเสร็จแล้ว คลิก...

อยากแชร์ไฟล์ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ทำอย่างไรได้บ้างนะ? แน่นอนว่าวิธีที่หลายคนใช้อยู่ก็คือแนบไฟล์ไนตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar แต่ยังมีอีกหนึ่งวิธีที่ Google เพิ่งได้ประกาศเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ นั่นก็คือผู้ใช้งานสามารถแชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ได้โดยตรง สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้วิธีแชร์ไฟล์ไปยังการประชุมใน Google Calendar บอกเลยว่าพลาดไม่ได้ เพราะสามารถช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น ดังนี้ ช่วยให้แชร์ไฟล์กับผู้เข้าร่วมการประชุมได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำความเข้าใจเนื้อหาในการประชุมล่วงหน้าได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกแชร์ไฟล์ได้ทั้งหมด 2 วิธี ได้แก่ วิธีที่ 1 แนบไฟล์พร้อมกับตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar ไปที่ Google Calendar เพื่อสร้างตารางนัดหมายการประชุม ที่กล่อง Add description ให้คลิกที่ไอคอน Add attachment  เลือกไฟล์ที่ต้องการ กด Save  จากนั้นจะมีหน้าต่างถามถึงการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ ให้เลือกสิทธิ์ที่ต้องการ คลิก Save event เพื่อบันทึกตารางการประชุม วิธีที่2 แชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมโดยตรง ไปยังไฟล์ที่ต้องการแชร์ที่ Google Drive พิมพ์ชื่อการประชุมที่ต้องการในช่อง Add people and groups ตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องได้รับไฟล์ว่าครบหรือไม่ ถ้าไม่ครบให้ไปเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังการประชุมได้ที่ Google Calendar กำหนดสิทธิ์ที่เข้าถึงของผู้เข้าร่วมการประชุม และหากต้องการนำไฟล์นั้นแนบไปยังตารางการประชุมด้วย ให้เลือก “Attach to calendar event” คลิก Send เพื่อแชร์ไฟล์ หมายเหตุ: ผู้ที่สามารถแชร์ไฟล์ด้วยวิธีนี้ได้ ต้องเป็นเจ้าของไฟล์หรือมีสิทธิ์ในการแก้ไข (Editor) รวมทั้งต้องเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมด้วยเท่านั้น...

อัปเดต Google Meet รอบนี้ขอยกทัพฟีเจอร์เด่นๆที่น่าสนใจ ตั้งแต่ช่วงปีหลัง 2023 – ปัจจุบัน มาดูซิว่าฟีเจอร์ไหนที่คุณยังไม่เคยลองเล่นบ้าง ขอบอกว่าอัปเดตที่ผ่านมา Google Meet ก็ได้นำเทคโนโลยี AI มากมายเข้ามาช่วยพัฒนาคุณภาพการประชุมให้ราบรื่นและดียิ่งขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย… 1. ฟีเจอร์ Raise your hand ยกมือผ่านกล้องได้เลย ก่อนหน้านี้ Google Meet ไ้ด้มีฟีเจอร์ Raise your hand มาให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถยกมือถามเพิ่มเติมระหว่างการประชุมด้วยการคลิกที่ปุ่มไอคอนรูปมือ (Rise your hand) เพื่อเป็นการแสดงสัญลักษณ์ไปยังผู้พูดและผู้เข้าร่วมอื่นๆ  แต่ตอนนี้เราสามารถใช้ฟีเจอร์ Raise your hand ได้ด้วยการโบกมือจริงๆผ่านกล้องได้แล้ว หากต้องการนำมือลงก็ให้คลิกที่ปุ่มไอคอน Rise your hand ซึ่งข้อดีก็คือช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วมมากขึ้นและสัมผัสได้เหมือนว่าอยู่ในห้องประชุมจริงๆ  วิธีเปิดการใช้งานฟีเจอร์ 1. ไปที่ Google Meet 2. ไปที่ More options > Setting > General 3. ที่ Raise your hand automatically ให้คลิก เปิดใช้งาน หมายเหตุ : ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้งานแพ็กเกจ Google Workspace Business Plus, Business Standard, Enterprise Essentials, Enterprise Plus, Enterprise Standard , Enterprise Starter, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade และ Google Workspace Individual เท่านั้น  2. คอลแบบ 1:1 ผ่านแอป Meet บนมือถือ...

สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนมาใช้งาน Google Workspace คงได้สัมผัสถึงสไตล์การทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ด้วยประโยชน์ของเครื่องมือชุดแอปพลิเคชันต่างๆที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในองค์กรให้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์ร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าถึงการทำงานได้ทุกที่และทุกเวลา รวมถึงระบบ Privacy ที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลผู้ใช้งานได้อย่างดีเยี่ยม ณ ขณะนี้ Google Workspace ได้นำเทคโนโลยีอัจฉริยะอย่าง Generative AI เข้ามาเพิ่มความสามารถให้กับการทำงานไปได้อีกขั้น ในชื่อ ”Duet AI with Workspace” ที่จะช่วยต่อยอดผลงานด้วยไอเดียอัจฉริยะ เพียงแค่คุณบอกความต้องการผ่านฟีเจอร์ “Help me …” จากนั้น AI ก็จะสร้างไอเดียใหม่ๆให้คุณได้เลือกสรรได้อย่างนับอนันต์ Duet AI จะช่วยให้การทำงานดีขึ้นได้อย่างไร? บทความนี้อ้างอิงข้อมูลจากคุณ Michael Brenzel- Chief Workspace Evangelist, Google Workspace ที่ได้ให้การสัมภาษณ์ไว้ในบทความ “Can AI help us play nice at work?” ในฐานะที่เขาดำรงตำแหน่งในหน้าที่เป็นผู้เผยแพร่นวัตกรรมองค์กร เขามักจะได้พบปะพูดคุยกับลูกค้าเสมอๆ โดยหนึ่งในคำถามที่ลูกค้าให้ความสนใจมากที่สุดเกี่ยวกับ Duet AI นั่นก็คือ Duet AI จะช่วยให้การทำงานของเขาดีขึ้นได้อย่างไร? โดยคุณ Michael ได้ให้คำตอบพร้อมด้วยการยกตัวอย่างเคสเพื่อให้เห็นภาพที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น ดังนี้ ณ บริษัทที่ให้บริการสร้างแอปพลิเคชันแห่งหนึ่ง ได้มีโปรเจกต์สร้างแอปพลิเคชันให้กับลูกค้า แต่ด้วยทีมงานที่ร่วมโปรเจกต์นี้ได้กระจายกันอยู่ในหลายประเทศ ทำให้เกิดข้อจำกัดในการทำงานร่วมกัน เนื่องด้วยภาษาและช่วงเวลาการทำงานที่แตกต่างกัน หัวหน้าทีมจึงได้นำ Duet AI เข้ามาช่วยลดปัญหาเหล่านั้น ซึ่งผลก็คือทำให้การทำงานของทีมดีขึ้น ดังนี้ Duet AI ช่วยทลายข้อจำกัดในการทำงาน หัวหน้าทีมเริ่มต้นโปรเจกต์ด้วยการใช้ Duet AI ผ่านฟีเจอร์ “Help me write” บน Google Docs เพื่อช่วยร่างแผนงาน กำหนดเป้าหมาย แบ่งหน้าที่ รวมถึงวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆ จากนั้นสมาชิกในทีมก็ได้เข้ามาแก้ไขและเพิ่มเติมข้อมูลร่วมกันโดยการใช้ @mentions (ฟีเจอร์ smartchips) ร่วมด้วย ทุกครั้งที่ต้องมีการประชุมออนไลน์...

รู้หรือไม่ Google Drive มีฟีเจอร์ที่ช่วยสแกนเอกสารต่างๆได้!  เมื่อคุณต้องการถ่ายรูปและอัปโหลดขึ้นไดรฟ์ โดยเฉพาะไฟล์ที่เป็นเอกสารที่ต้องอาศัยภาพถ่ายที่คมชัดให้เห็นตัวอักษรที่ชัดเจน หลายคนคงยังใช้วิธีถ่ายรูปจากโทรศัพท์มือถือ หรือไม่ก็แสกนจากเครื่อง Scanner แล้วค่อยนำไปอัปโหลดขึ้น Google Drive วันนี้เรามีวิธีที่ง่ายแบบรวบรัดให้อยู่ในขั้นตอนเดียว แค่ทำผ่าน Google Drive แอปเดียวจบ จากเมื่อปีที่ผ่านมาแอปพลิเคชัน Google Drive บน Android สามารถให้ผู้ใช้งานได้ใช้ฟีเจอร์ Drive scanner เพื่อแสกนเอกสารต่างๆ เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ PDF ไว้บนไดร์ฟได้เลยทันที  และล่าสุด Google ก็ได้พัฒนาฟีเจอร์ Drive scanner เอาใจสาวก iOS ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานบนโทรศัพท์หรือแท็ปเล็ตให้ได้ใช้งานด้วยเช่นกัน ความสามารถของ Drive Scanner ผู้ใช้งานสามารถเลือกระบบจับภาพอัตโนมัติ เพื่อให้การแสกนรวดเร็วยิ่งขึ้น  ช่องมองภาพจากกล้องมุมมองกว้าง ทำให้แสกนภาพได้สะดวก ครอบตัดเฉพาะส่วนที่เป็นเอกสารได้ สามารถนำเข้าภาพจากอัลบั้มรูปในโทรศัพท์ได้  ปุ่มแสกนสามารถเข้าถึงการแสกนได้อย่างรวดเร็ว แนะนำการตั้งชื่อไฟล์ PDF ด้วยการเรียนรู้จาก Machine learning (ปัจจุบันมีให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น) วิธีการใช้งาน Drive Scanner เปิดแอป Google Drive  บนสมาร์ทโฟน แตะที่ปุ่มแสกน   ถ่ายภาพเอกสารที่ต้องการสแกน สามารถเลือกได้ว่าต้องการถ่ายแบบกำหนดเอง หรือจับภาพอัตโนมัติ  เมื่อแสกนเรียบร้อย สามารถเลือกจัดการรูปภาพเพิ่มเติมได้ เช่น ครอบตัด ปรับแสงและสีถ่ายใหม่ หรือ ถ่ายเพิ่มเติม เป็นต้น  หากได้ภาพที่ต้องการแล้วให้แตะ เสร็จสิ้น  ตั้งชื่อไฟล์ และเลือกพื้นที่จัดเก็บ แตะ บันทึก เพื่อบันทึกไฟล์ เพียงเท่านี้ คุณก็จะได้ไฟล์ที่แสกนเป็น PDF บน Google Drive ที่สามารถแชร์ต่อให้บัญชีอื่นได้เลย...

ยังคงทยอยอัปเดตฟีเจอร์ใหม่กันมาเรื่อยๆสำหรับ Google Chat บอกเลยว่ารวมอัปเดตรอบนี้มีฟีเจอร์น่าสนใจมากมายที่จะทำให้การสื่อสารในองค์กรของคุณดีขึ้น รวมถึงการเตรียมเปลี่ยนโฉมไอคอน Google Chat ใหม่เร็วๆนี้ สำหรับใครที่พลาดรวมอัปเดตก่อนหน้านี้ สามารถดูได้ที่นี่  1. แถบ Main menu ที่ย่อขยายได้ สำหรับ Google Chat บน Desktop ในส่วนของแถบ Main menu ที่รวบรวม Direct message และ Spaces ทั้งหมด สามารถย่อและขยายได้อัตโนมัติเมื่อนำเม้าส์ไปชี้ ทำให้เราได้หน้าต่างของห้องแชทที่ขยายกว้างขึ้นนั่นเอง แต่หากใครไม่ถนัดหรือไม่ชินกับรูปแบบนี้ก็สามารถปิดฟังก์ชันนี้ได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม Main menu ที่ด้านซ้ายบน ใน Spaces จะ Thread เยอะแค่ไหนก็ไม่พลาด สามารถเรียกดู Thread หรือชุดข้อความ/กระทู้ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Spaces ได้ ให้คลิกที่ปุ่ม Active threads จากนั้นจะปรากฎ Thread ทั้งหมด สามารถโต้ตอบและกดติดตาม Thread ที่ต้องการผ่านตรงนี้ได้เลย  ค้นหาแชทได้ง่ายขึ้นด้วย Shortcut ที่แถบ Main menu จะปรากฎฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาใหม่นั่นก็คือ Shortcut เพื่อเป็นทางลัดให้ผู้ใช้งานค้นหาแชทได้เร็วขึ้นกว่าเดิม โดยใน Shortcut สามารถแบ่งเป็นอีก 3 ฟีเจอร์ดังนี้ Home– ปรากฎห้องที่มีการสนทนาทั้งหมดรวมไว้ในที่เดียว และสามารถกรองข้อความที่ยังไม่ถูกเปิดอ่านได้  Mentions– แสดงข้อความแชทที่มีการกล่าวถึงคุณเท่านั้น Starred–  แหล่งรวบรวมข้อความที่มีการบันทึกหรือติดดาว จากการกด Star บนข้อความที่สำคัญ รับแจ้งเตือนจาก Google Drive ผ่านแชทได้โดยตรง สามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการกระทำใดๆต่อไฟล์บน Google Drive ผ่าน Google Chat ได้เลย เพียงแค่ติดตั้งแอป Google Drive ไม่ว่าจะเป็น  ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ที่แชร์กับคุณ  ความคิดเห็นใหม่หรือรายการการทำงานที่มอบหมายให้คุณ  คำขอเข้าถึงไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของ  การแจ้งเตือนสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูล 5. ใส่คำค้นหาในแชทได้เร็วขึ้นกับ...