ถึงแม้ว่าหลาย ๆ คนจะเข้าใจว่าการบริหารโปรเจกต์ (Project Management) คือ การควบคุมและกำหนดเวลาของโปรเจกต์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การบริหารโปรเจกต์กลับมีขอบเขตที่กว้างกว่านั้นมาก ซึ่งในบทความนี้เรามีคำแนะนำง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจ 5 ขั้นตอนของการบริหารโปรเจกต์ได้อย่างครบถ้วน
การเข้าใจวงจรของการจัดการโปรเจกต์จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการภายใน และด้วยการนำเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ จะยิ่งช่วยยกระดับการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น
5 ขั้นตอน การยกระดับการทำงานของทีม Project Management มีอะไรบ้าง?
PMBOK® หรือ Project Management Body of Knowledge คือคู่มือที่รวบรวมความรู้และทักษะในการบริหารจัดการโปรเจกต์ จัดทำโดย Project Management Institute หรือ PMI โดยเนื้อหาในคู่มือจะเจาะลึกขั้นตอนการจัดการโปรเจกต์ทั้ง 5 ขั้นตอน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ที่ต้องการพัฒนาความรู้และทักษะด้านการบริหารจัดการโปรเจกต์
1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project initiation)
ในช่วงเริ่มต้นของโปรเจกต์ ทีมจะต้องกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ ระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง พร้อมศึกษาถึงความเป็นไปได้ และจัดทำเอกสารโปรเจกต์เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย โดยทีมส่วนใหญ่มักจะเริ่มต้นด้วยการประชุมหรือศึกษาความเป็นไปได้ของโปรเจกต์
นอกจากการนำเสนอแนวคิดเบื้องต้นของโปรเจกต์แล้ว คุณควรระบุถึงประโยชน์ ต้นทุน และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินโปรเจกต์ รวมถึงตัวชี้วัดความสำเร็จอื่น ๆ ตามเกณฑ์ที่องค์กรของคุณใช้ พร้อมสรุปรายละเอียดสำคัญของโปรเจกต์ เช่น เป้าหมาย งบประมาณ และระยะเวลา จะช่วยให้ทีมเข้าใจขอบเขตงานและใช้เป็นแนวทางในการดำเนินโปรเจกต์ได้ง่ายขึ้น
2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project planning)
ขั้นตอนแรกของการวางแผนโปรเจกต์คือการกำหนดเป้าหมายของโปรเจกต์ในแต่ละส่วนงานให้ชัดเจนโดยคุณสามารถใช้แผนงานที่ได้รับความนิยมเหล่านี้
- SMART Goals เป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง เกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน วิธีนี้ช่วยให้ทีมสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ วางแผนโปรเจกต์ และติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- CLEAR Goals เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่เน้นการทำงานร่วมกันและความยืดหยุ่น โดยมีเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเหมาะกับทีมที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
- OKR (Objectives & Key Results) เป็น framework ที่มุ่งเน้นการจัดวางเป้าหมายในระดับองค์กร โดยเริ่มจากวัตถุประสงค์ในภาพรวมและกำหนดโปรเจกต์ต่าง ๆ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ OKR จะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจน
มีหลายวิธีที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ แต่ทุกวิธีล้วนมุ่งไปสู่ผลลัพธ์เดียวกัน นั่นคือ การกำหนดวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ เลือกวิธีที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณมากที่สุด
3. การดำเนินการโปรเจกต์ (Project execution)
ขั้นตอนการดำเนินการคือการทำงานร่วมกับทีมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเวลาและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เริ่มจากการมอบหมายงาน พร้อมเพิ่มลงในเวิร์กโฟลว์ของโปรเจกต์ในเครื่องมือบริหารจัดการโปรเจกต์ เช่น Asana ซึ่งจะช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมของแต่ละขั้นตอนได้อย่างชัดเจน
มีการติดตามและประเมินผลของโปรเจกต์และงานอย่างสม่ำเสมอ โดยกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI) เพื่อใช้วัดผลลัพธ์ของงาน นอกจากนี้ควรตรวจสอบกับสมาชิกในทีมเป็นประจำ เพื่อติดตามความคืบหน้าและจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องส่งมอบ
4. การติดตามผลการทำงานของโปรเจกต์ (Project performance monitoring)
การติดตามผลการดำเนินงานของโปรเจกต์อย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ทีมงานทำงานได้ตามแผนและสามารถปรับปรุงวิธีการทำงาน โดยดูว่าอะไรที่ได้ผลและอะไรไม่ได้ผล การประเมินความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนของโปรเจกต์จะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและป้องกันความผิดพลาด
เริ่มต้นด้วยการทบทวนวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ว่า โปรเจกต์ได้แก้ไขปัญหาตามที่ตั้งเป้าหมายไว้หรือไม่ การเชื่อมโยงกับเป้าหมายเดิมถือเป็นสิ่งสำคัญในการประเมินประสิทธิภาพของโปรเจกต์ จากนั้นให้ตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) เช่น ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) และมูลค่าที่ได้รับ (EV) ตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยกำหนดว่าโปรเจกต์บรรลุเป้าหมายหรือไม่
สุดท้ายให้แชร์ผลการประเมินของโปรเจกต์กับผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าโปรเจกต์จะประสบความสำเร็จ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความสำเร็จและความท้าทายที่เกิดขึ้น จะส่งเสริมให้องค์กรมีความเติบโตมากขึ้น และสามารถวางรากฐานสำหรับโปรเจกต์ในอนาคต
5. การปิดโปรเจกต์ (Project closure)
ขั้นตอนการปิดโปรเจกต์อาจแตกต่างกันไปในแต่ละทีมหรือองค์กร ไม่มีวิธีใดที่ถูกหรือผิด ขึ้นอยู่กับว่าอะไรดีที่สุดสำหรับคุณ แต่โดยปกติจะมีขั้นตอนการปิดโปรเจกต์ดังนี้
- จัดการประชุมสรุปผลโปรเจกต์กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: ตรวจสอบ KPI ที่ได้จากการติดตามผล เพื่อระบุความสำเร็จและจุดที่ควรปรับปรุง เพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาที่เกิดขึ้น ได้รับการแก้ไข โดยอาจส่งแบบสำรวจที่ไม่ระบุตัวตนเพื่อให้ทุกคนบอกถึงปัญหาที่พบเจอในการทำโปรเจกต์
- จัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร: จัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น บทสรุปโปรเจกต์ เทมเพลตของงานต่าง ๆ ไฟล์การออกแบบ และทรัพยากรอื่น ๆ ไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกันเพื่อใช้อ้างอิงสำหรับโปรเจกต์ในอนาคต
- ตรวจสอบผลการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง: กลับมาทบทวนโปรเจกต์ที่เคยทำเป็นประจำ เพื่อหาข้อมูลเชิงลึกและโอกาสในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและพัฒนาทีมของคุณ
การทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้ทีมของคุณได้เรียนรู้จากแต่ละโปรเจกต์และทำให้โปรเจกต์ในอนาคตประสบความสำเร็จได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนการทำ Project Management มีความสำคัญอย่างไร?
การจัดการโปรเจกต์ที่ไม่มีโครงสร้างหรือแนวทางที่ชัดเจนอาจนำไปสู่ความผิดพลาดและล้มเหลวได้ง่าย เช่น การไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา งบประมาณที่บานปลายหรือเป้าหมายที่ไม่สอดคล้องกัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว 5 ขั้นตอนสำหรับการยกระดับทีม Project Management ที่วิธีการทำงานที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าทำให้โฟลว์การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นจริง
ยิ่งไปกว่านั้นถ้าหากคุณนำเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ งานและทีมอย่าง Asana มาผสานเข้ากับการปฏิบัติทั้ง 5 ขั้นตอนนี้ ก็จะยิ่งช่วยให้ทีมงานปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ลดความเสี่ยงและสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการบริหารจัดการโปรเจกต์ให้ประสบความสำเร็จได้อย่างสม่ำเสมอ
แหล่งอ้างอิง: Asana Blog
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
