visual project management

3 เครื่องมือ ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ทั้งหมดด้วย Asana

เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย! วิธีการบริหารโปรเจกต์และงานของแต่ละคน แต่ละทีม แต่ละองค์กรมักมีการทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่มีสิ่งหนึ่งที่ผมคิดว่าผู้ที่ดูแลบริหารโปรเจกต์คิดเหมือนกัน คือ การมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์และงานทั้งหมดในรูปแบบที่จับต้องได้ เข้าใจง่ายและชัดเจน ซึ่งการบริหารโปรเจกต์แบบให้เห็นภาพที่ชัดเจนนั้นเรียกว่า Visual Project Management คือ แนวทางการบริหารโปรเจกต์ที่ผสมผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อช่วยให้การดูภาพรวมของโปรเจกต์นั้น แสดงในรูปแบบของภาพและมุมมองต่าง ๆ ที่เข้าใจง่ายขึ้น ซึ่งในบทความนี้เราจะยกตัวอย่าง 3 เครื่องมือ ที่จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ทั้งหมดได้อย่างชัดเจนและง่ายมากขึ้นด้วยแพลตฟอร์ม Asana จะมีอะไรบ้าง? ไปดูกัน! 1. ไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts) หนึ่งในวิธีการดูแผนของโปรเจกต์ให้ชัดเจน คือ การทำไทม์ไลน์และแผนภูมิ (Timelines & Gantt Charts) ซึ่งจะแสดงงานทั้งหมดของโปรเจกต์ในรูปแบบกราฟแท่ง เพื่อให้เห็นได้ว่าแต่ละงานต้องเริ่มและจบเมื่อไหร่ และใช้เวลานานแค่ไหน เหมาะสำหรับโปรเจกต์ที่มีกรอบเวลาชัดเจนและงานต้องเสร็จตามกำหนด ซึ่งวิธีนี้จะทำให้คุณจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ได้ดีขึ้น จัดการคนให้เหมาะสมกับแต่ละช่วงและเห็นความเชื่อมโยงของงานทั้งหมด โดยตัวอย่างโปรเจกต์ที่เหมาะกับรูปแบบไทม์ไลน์และแผนภูมิ เช่น: การจัดการแคมเปญการตลาด แคมเปญการเปิดตัวสินค้า การวางแผนงานอีเวนต์ 2. กระดานคัมบัง (Kanban Boards) คัมบัง (Kanban) เป็นวิธีจัดการงานที่ใช้ “การ์ด” แทนงานแต่ละชิ้นและวางการ์ดไว้ในคอลัมน์ที่บ่งบอกถึงสถานะงานในตอนนั้น เช่น To-do → Doing → Done โดยที่เวลางานมีความคืบหน้า การ์ดก็ถูกย้ายไปตามคอลัมน์ถัดไป เพื่อทำให้ทีมมองเห็นได้ทันทีว่าตอนนี้งานอยู่ในขั้นตอนไหนของโปรเจกต์ทั้งหมด Kanban Boards เป็นเครื่องมือที่เหมาะกับงานหรือโปรเจกต์ที่มีหลายขั้นตอน และต้องการติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยใช้ได้ดีกับงานแบบ Agile เช่น: การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือแอป (ตัวอย่าง: Backlog → In Progress → Testing → Done) การผลิตคอนเทนต์ หรือ เว็บไซต์ (ตัวอย่าง: Idea → Draft → Review → Published) การรับบรีฟและอนุมัติจากลูกค้า (ตัวอย่าง: Request...

Continue reading
Project Management Workflow with Asana

5 ขั้นตอน ยกระดับโฟลว์การทำงานของทีม Project Management

ถึงแม้ว่าหลาย ๆ คนจะเข้าใจว่าการบริหารโปรเจกต์ (Project Management) คือ การควบคุมและกำหนดเวลาของโปรเจกต์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การบริหารโปรเจกต์กลับมีขอบเขตที่กว้างกว่านั้นมาก ซึ่งในบทความนี้เรามีคำแนะนำง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจ 5 ขั้นตอนของการบริหารโปรเจกต์ได้อย่างครบถ้วน การเข้าใจวงจรของการจัดการโปรเจกต์จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการภายใน และด้วยการนำเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ จะยิ่งช่วยยกระดับการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น 5 ขั้นตอน การยกระดับการทำงานของทีม Project Management มีอะไรบ้าง? PMBOK® หรือ Project Management Body of Knowledge คือคู่มือที่รวบรวมความรู้และทักษะในการบริหารจัดการโปรเจกต์ จัดทำโดย Project Management Institute หรือ PMI โดยเนื้อหาในคู่มือจะเจาะลึกขั้นตอนการจัดการโปรเจกต์ทั้ง 5 ขั้นตอน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ที่ต้องการพัฒนาความรู้และทักษะด้านการบริหารจัดการโปรเจกต์ 1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project initiation) ในช่วงเริ่มต้นของโปรเจกต์ ทีมจะต้องกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ ระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง พร้อมศึกษาถึงความเป็นไปได้ และจัดทำเอกสารโปรเจกต์เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย โดยทีมส่วนใหญ่มักจะเริ่มต้นด้วยการประชุมหรือศึกษาความเป็นไปได้ของโปรเจกต์ นอกจากการนำเสนอแนวคิดเบื้องต้นของโปรเจกต์แล้ว คุณควรระบุถึงประโยชน์ ต้นทุน และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินโปรเจกต์ รวมถึงตัวชี้วัดความสำเร็จอื่น ๆ ตามเกณฑ์ที่องค์กรของคุณใช้ พร้อมสรุปรายละเอียดสำคัญของโปรเจกต์ เช่น เป้าหมาย งบประมาณ และระยะเวลา จะช่วยให้ทีมเข้าใจขอบเขตงานและใช้เป็นแนวทางในการดำเนินโปรเจกต์ได้ง่ายขึ้น 2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project planning) ขั้นตอนแรกของการวางแผนโปรเจกต์คือการกำหนดเป้าหมายของโปรเจกต์ในแต่ละส่วนงานให้ชัดเจนโดยคุณสามารถใช้แผนงานที่ได้รับความนิยมเหล่านี้ SMART Goals เป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง เกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน วิธีนี้ช่วยให้ทีมสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ วางแผนโปรเจกต์ และติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ CLEAR Goals เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่เน้นการทำงานร่วมกันและความยืดหยุ่น โดยมีเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเหมาะกับทีมที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา OKR (Objectives & Key Results) เป็น framework ที่มุ่งเน้นการจัดวางเป้าหมายในระดับองค์กร โดยเริ่มจากวัตถุประสงค์ในภาพรวมและกำหนดโปรเจกต์ต่าง ๆ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ OKR จะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจน มีหลายวิธีที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้...

Continue reading
What is Project Management

Project Management คืออะไร? มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง? ไปดูกัน!

เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย! Project Management คืออะไร? Project Management คือ การบริหารโปรเจกต์ การจัดระเบียบ การติดตาม และการจัดการดำเนินงานทั้งหมดภายในโปรเจกต์ เพื่อให้โปรเจกต์นั้นบรรลุตามเป้าหมาย ตามเวลาและตามงบประมาณที่วางไว้ ซึ่งในปัจจุบัน Project Management Tool ช่วยให้ทีมของคุณสามารถจัดระเบียบรายละเอียดงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว แชร์ความคิดเห็นในแต่ละ Task งาน มองเห็นความคืบหน้าของ Process งานทั้งหมด และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ขั้นตอนการทำ Project Management มีอะไรบ้าง? ทุกโปรเจกต์จะมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับโปรเจกต์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ทีมที่คุณอยู่ และทีมของคุณต้องการมีรูปแบบการทำงานร่วมกันอย่างไร? แต่โดยทั่วไปแล้วการทำ Project Management จะมี 5 ขั้นตอนหลัก ๆ ที่เกิดขึ้นดังนี้ 1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project Initiation) จะเป็นช่วงที่คุณต้องการรวบรวมทีมงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นี้ทั้งหมดและระบุขอบเขตของโปรเจกต์นี้ให้ชัดเจน โดยจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและขนาดของโปรเจกต์ของคุณ ซึ่งคุณอาจจะต้องการสร้างแผนงานของโปรเจกต์ไว้ด้วย เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนต่อไป 2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project Planning) คือ การที่คุณร่างข้อกำหนดของโปรเจกต์และกำหนดว่า “ความสำเร็จหรือเป้าหมายของโปรเจกต์” นี้คืออะไร? แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญกับการจัดการโปรเจกต์เพื่อให้ประสบความสำเร็จและบรรลุเป้าหมายอย่างไร? ในขั้นตอนการวางแผน คุณจะสร้างแผนโปรเจกต์ ระบุความสำคัญและลำดับเวลาของแต่ละ Task งาน พร้อมกับการแบ่งหน้าที่และมอบหมายงานให้กับทีมต่าง ๆ ตามด้วยจัดการงบประมาณและค่าใช้จ่ายในท้ายที่สุด 3. การดำเนินโปรเจกต์ (Project Execution) โปรเจกต์ส่วนใหญ่มักจะติดอยู่ในขั้นตอนนี้ ซึ่งเป็นเวลาที่คุณและทีมจะต้องดำเนินการเพื่อให้ได้ผลสำเร็จของโปรเจกต์ ในระหว่างขั้นตอนดำเนินการนี้ คุณจะต้องมีทักษะในการจัดการปริมาณงาน การจัดการเวลา และการจัดการงานเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถรับมือกับมันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เป็นไปตามแผน และงานไม่ล้นมือจนเกินไป ซึ่งในขั้นตอนนี้ หากคุณมี Project Management Tool มาเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการโปรเจกต์ จะทำให้คุณมองเห็นภาพกว้างของโปรเจกต์ที่ทุกทีมได้รับรวมถึงปริมาณงานที่กำลังดำเนินการอยู่ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น 4. ผลการดำเนินงานของโปรเจกต์ (Project Performance) การรายงานผลสามารถเกิดขึ้นได้ 2 ช่วงเวลาด้วยกัน คือ ในระหว่างการดำเนินงานและหลังขั้นตอนการดำเนินการเสร็จสิ้น ระหว่างการดำเนินงาน การรายงานผลจะช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์ (Project Manager) มองเห็นถึงปัญหาที่คุณติดอยู่หรือสิ่งที่คุณต้องการความช่วยเหลือ...

Continue reading
What is Asana platform

Asana คืออะไร? รู้จัก Asana ซอฟต์แวร์ด้านการทำ Project Management ที่ดีที่สุด

เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย! Asana คืออะไร? Asana คือ ซอฟต์แวร์เพื่อการบริหารจัดการโปรเจกต์ (Project Management Software) ที่สร้างขึ้นเพื่อให้บุคคล ทีม แผนก หรือองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เช่น การจัดระเบียบทีมหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การติดตามการทำงาน โปรเจกต์ และเป้าหมายให้สำเร็จตามแผนที่วางไว้ ทั้งนี้ Asana ยังเป็นแพลตฟอร์มที่มีความยืดหยุ่นสูงเหมาะกับการทำงานในปัจจุบัน ทั้งการตั้งค่ามุมมองของหน้าจอการทำงานให้เหมาะสมกับตัวเองได้ การเชื่อมต่อเข้ากับแพลตฟอร์มอื่น ๆ ที่องค์กรใช้งานอยู่ การสร้างรีพอร์ทเพื่อให้เห็นภาพรวมของโปรเจกต์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานและทีมที่ตรงจุด รวมถึงการใช้งานบนมือถือที่เป็นแอปพลิเคชันและรองรับทั้ง iOS และ Android สามารถติดตามโปรเจกต์ได้แม้กระทั่งตอนเดินทาง ฟีเจอร์ของ Asana มีอะไรบ้าง? จัดระเบียบงาน (Organize work) : สร้าง Tasks งานหรือโปรเจกต์ พร้อมกระจายงานที่สามารถจัดการได้และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Collaborate effectively) : สามารถสื่อสารกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง แชร์ไฟล์ และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน ภายใน Asana ได้ทั้งหมด ติดตามความคืบหน้า (Track progress) : ติดตามดูสถานะของงานและโปรเจกต์ทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย กำหนดเวลาของโปรเจกต์ (Project deadlines) : กำหนดเวลาสำหรับงานและโปรเจกต์ และมีการส่งแจ้งเตือนเมื่อเวลานั้นใกล้เข้ามา จัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritize work) : ใช้ฟีเจอร์ที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญและวันครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่างานไหนสำคัญที่สุดและต้องทำให้เสร็จก่อน กำหนดเป้าหมาย (Set goals) : ติดตามความคืบหน้าของงาน เพื่อนำไปสู่เป้าหมายหลักของบริษัท และดูว่างานแต่ละอย่างมีส่วนช่วยให้ภาพรวมของบริษัทโตขึ้นได้อย่างไร การเชื่อมต่ออย่างอิสระ (Integrations) : เชื่อมต่อ Asana กับเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น Slack, Google Drive, Dropbox และอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย ประโยชน์ของการใช้ Asana คืออะไร? 1.ช่วยจัดระเบียบและเพิ่มความชัดเจนให้กับองค์กร (Improved organization and clarity) ศูนย์กลางของข้อมูล: ช่วยกำจัดข้อมูลที่กระจัดกระจายทั้งในอีเมล...

Continue reading