Tag: google drive

สำหรับองค์กรที่มีการเปลี่ยนค่ายใช้งานระบบอีเมลองค์กรจาก Microsoft มายัง Google และต้องการย้ายข้อมูลไฟล์และโฟลเดอร์ (Migration) ที่อยู่ใน Microsoft OneDrive มาไว้ที่ Google Drive สามารถทำได้ง่ายๆในไม่กี่คลิกเท่านั้น พนักงานก็สามารถรอรับไฟล์ได้เลย! อัปเดตจาก Google! ผู้ดูแลระบบขั้นสูง (Super admin) ของระบบ Google Workspace ในองค์กรท่านจะสามารถย้ายข้อมูลจาก OneDrive มายัง Google Drive ได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น โดยสามารถย้ายไฟล์ของผู้ใช้งานพร้อมกันถึง 100 บัญชี ได้ในคราวเดียวกัน (รองรับพื้นที่จัดเก็บไฟล์เริ่มต้นที่ 30 GB หรือมากกว่า 5 TB/ บัญชีผู้ใช้งานแพ็กเกจ Google Workspace) และยังสามารถแชร์สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ต่างๆได้อีกด้วย มากไปกว่านั้น Google ได้เพิ่มเติมฟีเจอร์ที่ช่วยควบคุมและจัดการการย้ายข้อมูลได้ละเอียดมากยิ่งขึ้นให้กับผู้ดูแลระบบ ดังนี้  กำหนดช่วงเวลาของไฟล์ที่ต้องการย้าย สามารถเลือกย้ายเฉพาะไฟล์ที่อยู่ในช่วงวันที่ที่ต้องการ เช่น ต้องการย้ายเฉพาะไฟล์ที่สร้างหรือแก้ไขระหว่างวันที่ 1 มกราคม 2567 ถึง 31 มกราคม 2567 เป็นต้น เลือกยกเว้นรูปแบบไฟล์บางประเภทหรือไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ สามารถตั้งค่าให้ระบบข้ามการย้ายไฟล์บางประเภทได้ เช่น ไม่ต้องการย้ายไฟล์วิดีโอ ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์นามสกุล .exe  นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดขนาดไฟล์สูงสุดที่ไม่ต้องการย้ายได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ Bandwidth มากเกินไปหรือปัญหาในการโอนถ่ายไฟล์ขนาดใหญ่ อนุญาตให้ Google จับคู่ผู้ใช้ต้นทางและปลายทางโดยอัตโนมัติ ปกติแล้วการย้ายข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มมักจะต้องมีการสร้าง “แผนที่ข้อมูลประจำตัว” (Identity map) เพื่อจับคู่บัญชีผู้ใช้ระหว่างสองระบบ นั่นก็คือบัญชี OneDrive กับบัญชี Google Drive ซึ่งฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนนี้ไปได้เลย เพราะ Google จะพยายามจับคู่บัญชีผู้ใช้ให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดความยุ่งยากในการตั้งค่าได้มากทีเดียว ข้อควรทราบ: ระบบอัตโนมัติของ Google อาจไม่สามารถจับคู่บัญชีผู้ใช้ได้อย่างถูกต้อง 100% ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบผลการจับคู่บัญชีผู้ใช้ทุกครั้งเพื่อลดความผิดพลาด วิธีการถ่ายโอนไฟล์ข้อมูล จาก Microsoft OneDrive ไปยัง Google...

คุณกำลังมองหาวิธีขออนุมัติลายเซ็นแบบไม่ต้องปริ้นเอกสารอยู่รึเปล่า Google อัปเดตให้ผู้ใช้ Google Workspace สามารถใช้ eSignature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน Google Docs ได้แล้ว ล่าสุดสามารถใช้ eSignature ที่ไฟล์ PDF บน Google Drive ได้เช่นกัน พร้อมให้คุณกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้ เช่น เบอร์โทรศัพท์ ตำแหน่งงาน หรือชื่อบริษัทไดที่ไฟล์โดยตรง โดยไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่น ครบจบในที่เดียว ประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการทำงาน ง่ายทั้งผู้ขออนุมัติและผู้ลงนาม คำแนะนำในการใช้ฟีเจอร์ eSignature สามารถเพิ่มฟิลด์ได้สูงสุด 200 ฟิลด์ต่อเอกสาร สามารถเพิ่มผู้เซ็นชื่อได้สูงสุด 10 คนต่อเอกสาร หากเอกสารมีผู้ที่ต้องเซ็นชื่อมากกว่า 1 คน ฟิลด์ทั้งหมดจะแสดงสีต่างกัน เพื่อให้จำแนกแต่ละรายชื่อได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณทำการปิดหน้าต่างไฟล์ PDF ที่มีฟิลด์ eSignature ฟิลด์เหล่านั้นจะไม่ได้รับการบันทึก หากคุณต้องการบันทึกฟิลด์ eSignature ให้สร้างเป็นเทมเพลตไว้ที่ Google Docs วิธีสร้าง eSignature บนไฟล์ PDF ไปที่ drive.google.com บนคอมพิวเตอร์  อัปโหลดไฟล์ PDF ใหม่หรือค้นหาไฟล์ที่มีอยู่แล้วบนไดรฟ์ เปิดไฟล์ที่ต้องการขึ้นมา ให้อยู่ในโหมด “View” คลิกที่สามจุดขวามือบน แล้วเลือก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (eSignature) สร้างรายชื่อผู้ลงนามที่ Insert Field For (เพิ่มได้สูงสุด 10 ชื่อต่อเอกสาร) 6. ลากฟิลด์ที่ต้องการอย่างน้อย  1 ฟิลด์ลงในเอกสาร โดยสีของฟิลด์จะจำแนกสีเฉพาะแต่ละบุคคล ลายเซ็น (Signature) คำนำหน้า (Initials) ชื่อ (Name) ช่องข้อความ (Text field) วันที่ลงนาม (Date signed) วิธีส่งคำขอ eSignature บนไฟล์ PDF เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการทั้งหมดแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ขอลายเซ็น...

หากคุณเคยใช้หรือกำลังใช้ Google drive อยู่ ก็คงเคยเห็น Shared drives ผ่านตาอยู่บ่อยครั้งอย่างแน่นอน แต่ทว่าคุณอาจจะไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญและประโยชน์ของมันมากนัก ซึ่ง Demeter ICT บอกได้เลยว่า หากคุณมี Shared drives ไว้ในครอบครองล่ะก็ คุณจะสามารถลดขั้นตอนการทำงานได้เยอะมาก ๆ ยิ่งหากองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ ก็จะยิ่งเป็นประโยชน์มากเลยทีเดียว Shared drives คืออะไร ? “ทุกคนต่างมี My drive เป็นของตัวเอง ดังนั้นแล้วองค์กรก็ต้องมี Drive เป็นของตัวเองเหมือนกันใช่ไหมล่ะ ก็นั่นแหละที่เราเรียกกันว่า Shared drives” ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่าย ๆ เลย Shared drives คือ พื้นที่ส่วนกลางขององค์กรที่ทุกคนสามารถเก็บไฟล์หรือแชร์ไฟล์ออนไลน์ให้กับคนในทีมได้ เปรียบเสมือนออฟฟิศที่มีแฟ้มเอกสารวางเรียงราย หากใครจะใช้เอกสารเล่มไหนก็เพียงแค่หยิบมันออกมานั่นเอง Shared drives เหมาะสำหรับไฟล์ที่ต้องการแชร์ไปให้กับบุคคลหลายคนโดยที่ไม่ผูกมัด Owner เช่น ไฟล์ที่แชร์ให้คนในทีมและไฟล์ที่แชร์ให้สำหรับทุกคนในองค์กร เป็นต้น Shared drives แตกต่างกับการแชร์ไฟล์แบบทั่วไปอย่างไร ? สำหรับการแชร์ไฟล์แบบทั่วไปจะเป็นการแชร์ไฟล์จากบุคคลหนึ่งถึงอีกบุคคลหนึ่ง หรือหากสร้างกลุ่มไว้ คุณจะแชร์ถึงกลุ่มนั้นก็ได้เช่นกัน ความต่างอยู่ที่ตรงนี้ ! การแชร์แบบทั่วไป คุณจะสามารถเป็น Owner ได้แค่คนเดียวเท่านั้น หากคุณลาหยุดหรือลาออก ไฟล์นั้นจะไม่สามารถใช้งานได้ คุณจะต้องเปลี่ยน Owner เป็นคนอื่นหรือว่าให้คนอื่นขอสิทธิ์ในการเข้าถึงก่อนจึงจะเข้าใช้งานได้ แต่สำหรับ Shared drives จากที่ได้มีการเกริ่นไปบ้างแล้วว่า Shared drives นั้นเป็นการแชร์แบบไม่ผูกมัด หมายความว่า ในหนึ่ง Folder คุณสามารถตั้งค่าให้มี Owner ได้หลายคน หรือภาษา Shared drives เราเรียกกันว่า Manager ซึ่งหากใครคนใดคนหนึ่งหายไป ทุกคนก็ยังสามารถเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ ใน Folder นั้นได้ตามปกติ  และหากคุณเป็นคนช่างสังเกตล่ะก็ คุณจะพบว่าข้อมูลด้านบนมีอะไรบางอย่างที่เปลี่ยนไป ใช่แล้ว ! สำหรับ Shared drives...

การเผลอลบไฟล์เป็นสิ่งที่หลาย ๆ ท่านคงจะไม่อยากให้เกิดขึ้นอยู่เป็นแน่ แต่สำหรับผู้ใช้งาน Google Workspace ท่านคงทราบดีอยู่แล้วว่าเป็นการทำงานบนคลาวด์ ดังนั้นท่านจึงไม่ต้องเป็นกังวลไป เพราะทุกไฟล์ของท่านจะไม่หายไปไหนถึงแม้ว่าท่านจะเผลอลบไปแล้วก็ตาม  แล้วถ้าเผลอไปกดลบ ไฟล์งานที่ถูกลบจะไปอยู่ที่ไหน? อยากกู้คืนกลับมาต้องทำอย่างไร? แล้วต้องกู้คืนภายในกี่วัน? บทความนี้ Demeter ICT มีคำตอบ ไปดูกัน! 3 ขั้นตอนกู้คืนไฟล์ด้วย Google Drive เปิด Google Drive  ไปที่ ถังขยะ (Trash)  คลิกขวาที่ไฟล์นั้น แล้วกดเลือกกู้คืนหรือ Restore เพียงแค่นี้คุณก็สามารถกู้คืนไฟล์ได้แล้ว ง่ายมาก ๆ ซึ่งไฟล์ที่คุณกู้คืนมานั้นจะกลับไปอยู่ที่แอปพลิเคชันเดิม เช่น คุณลบรายชื่อลูกค้าที่อยู่ใน Google Sheets เมื่อกู้คืนกลับ ไฟล์ก็จะเข้าไปอยู่ใน Google Sheets ตามเดิม แต่ก็ไม่ใช่ว่าคุณจะสามารถกู้คืนไฟล์เมื่อไหร่ก็ได้นะ! เพราะถึงแม้ว่าไฟล์จะถูกเก็บไว้บนคลาวด์ก็จริง แต่ Google Drive ก็มีเงื่อนไขว่า คุณจะสามารถกู้คืนไฟล์ได้ภายใน 30 วัน นับจากวันที่ไฟล์ถูกลบเท่านั้น หลังจากนั้นไฟล์จะถูกลบไปอย่างถาวร ทั้งนี้ก็เพื่อให้ Drive ของคุณมีพื้นที่ว่างเพิ่มมากขึ้นนั่นเอง หากคุณเป็นเจ้าของไฟล์ ลบไฟล์ไปแล้วคนอื่นจะยังเห็นไฟล์นั้นอยู่หรือไม่? หากคุณเป็นคนสร้างไฟล์นั้น (Owner) แล้วลบออก ทีมของคุณจะยังเห็นไฟล์นั้นอยู่ แต่จะไม่สามารถทำงานบนไฟล์นั้นได้ ดังนั้นหากคุณต้องการใช้ไฟล์นั้นต่อ ให้คุณ Make a Copy ได้เลย (คลิกที่ไฟล์นั้นแล้วจะมีหน้าต่างเด้งขึ้นมาให้คุณ Make a copy) หรือวิธีที่ง่ายกว่านั้นคือการ Transfer Ownership ให้กับคนในทีมก่อนที่คุณจะลบไฟล์ ก็สามารถทำได้เช่นกัน เพราะเมื่อคุณไม่ใช่เจ้าของไฟล์แล้ว คุณลบไฟล์ออก ไฟล์จะถูกลบไปจาก Google Drive ของคุณคนเดียวเท่านั้น ต้องการลบไฟล์ทั้งหมดทำอย่างไร? เปิด Google Drive  ไปที่ ถังขยะ (Trash)  กดล้างข้อมูลในถังขยะ (Empty Trash) จากข้อมูลด้านบนจะเห็นได้ว่าการกู้คืนไฟล์หรือการล้างข้อมูลนั้นไม่ซับซ้อนเลย ด้วยระบบ Cloud...