Google Drive เครื่องมือจัดการไฟล์ยอดนิยมของธุรกิจทั่วโลก เพราะนอกจากความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลบน Cloud แล้ว ยังช่วยให้ผู้ใช้งานทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ และทำงานได้อย่างสะดวกจากทุกที่ทุกเวลา
หากคุณเป็น SME ที่มีการใช้งาน Google Drive อยู่แล้ว แต่เพียงใช้ Google Drive เพื่อจัดเก็บไฟล์เท่านั้น ไม่มีการใช้ฟังก์ชันอื่นเลย วันนี้ Demeter ICT จะพาคุณมาทำความรู้จักฟังก์ชันต่าง ๆ บน Google Drive เพื่อนำไปสร้างประโยชน์และจัดการธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ ใช้แล้วชีวิตการทำงานของคุณจะดีขึ้นอย่างแน่นอน !
1. สรุปโฟลเดอร์และไฟล์ด้วย Gemini ใน Google Drive
เมื่อคุณจัดเก็บข้อมูลใน Google Drive คุณจำได้หรือไม่ว่าในแต่ละโฟลเดอร์นั้นเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ? ข้อมูลที่คุณต้องการอยู่ในไฟล์ไหน ? ตอนนี้คุณกำลังเปิดทีละไฟล์เพื่ออ่านข้อมูลทั้งหมดอยู่หรือไม่ ? และใช้เวลานานกี่ชั่วโมง ?
ด้วย Gemini ใน Google Drive คุณจะไม่ต้องเสียเวลาแบบนั้นอีกต่อไป เพียงแค่คุณคลิก Summarize this folder เพื่อสรุปข้อมูลคร่าว ๆ ให้คุณเห็นภาพรวมของข้อมูลทั้งหมดและรู้ว่าในโฟลเดอร์มีข้อมูลที่คุณต้องการจะค้นหาหรือไม่
และหากคุณรู้แล้วว่าในโฟลเดอร์มีข้อมูลที่คุณต้องการ ให้คุณคลิกไปที่ไฟล์นั้นเพื่อค้นหาแบบเจาะลึกมากขึ้น จากนั้นพิมพ์ Prompt ที่ Gemini ใน Side Panel เพื่อค้นหาข้อมูล เช่น “ค้นหาและสรุปข้อมูลค่าใช้จ่ายของทีมจัดซื้อในเดือนเมษายน ปี 2025” เป็นต้น ซึ่งการใช้ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการสรุปข้อมูลได้เยอะมากเลยทีเดียว
2. ค้นหาไฟล์ที่ต้องการด้วย Gemini ใน Google Drive
หากคุณต้องการค้นหาไฟล์จากข้อมูลทั้งหมดที่มีใน Google Drive แต่คุณดันจำชื่อไฟล์ไม่ได้ คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย ๆ ด้วย Gemini ที่ Side Panel จากนั้นพิมพ์ Keywords หรือข้อมูลสำคัญที่คุณพอจะนึกออกลงไป เช่น “ค้นหาไฟล์แคมเปญการตลาดที่อัปเดตล่าสุดจากแบรนด์ ABC” เพียงเท่านี้ Gemini ก็จะทำการค้นหาไฟล์ให้คุณได้ทันที
3. เซ็นเอกสารออนไลน์ด้วย eSignature
คุณไม่จำเป็นต้องใช้แอปพลิเคชันอื่นในการเซ็นเอกสารอีกต่อไป ตอนนี้คุณสามารถทำทุกอย่างผ่าน Google Drive ได้แล้วด้วย eSignature เพียงแค่อัปโหลดไฟล์ PDF หรือร่างเอกสารบน Docs จากนั้นเพิ่มฟังก์ชัน eSignature ในจุดที่คุณต้องการให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าเซ็นอนุมัติ กดบันทึกแล้วส่งผ่านอีเมลได้เลย ดูวิธีการได้ที่นี่ คลิก
4. จัดระเบียบไฟล์ด้วย Shared Drives
ไม่ว่าจะ SME หรือบริษัทขนาดใหญ่ เราแนะนำให้คุณหรือทีมของคุณทำการจัดเก็บไฟล์ที่มีการใช้ร่วมกันหรือไฟล์สำคัญของบริษัทไว้บน Shared Drives อยู่เสมอ เพื่อเป็นการป้องกันผลกระทบที่จะได้รับหากใครคนหนึ่งลาออก เนื่องจากการจัดเก็บไฟล์ไว้ที่ Shared Drives นั้นหมายความว่าทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงและจัดการไฟล์อย่างเท่าเทียมกัน หากวันหนึ่งมีคนในทีมลาออก ไฟล์นั้นก็จะไม่ได้รับผลกระทบใด ๆ ทั้งสิ้น
ซึ่งจะแตกต่างจากการเก็บไฟล์ไว้ใน Google Drive ส่วนตัว เพราะถือว่าสิทธิ์ในการจัดการไฟล์นั้นเป็นของบุคคลคนเดียว ถ้าคนนั้นลาออก คนอื่นจะไม่สามารถเข้าไปใช้งานต่อได้นั่นเอง
5. สแกนเอกสารและเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ด้วยแอปพลิเคชัน Google Drive บนมือถือ
หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์หรืออัปโหลดข้อมูลสำคัญต่าง ๆ จากที่ไหนก็ได้ การมีแอปพลิเคชัน Google Drive เป็นสิ่งที่สะดวกมาก ๆ เพราะ Google Drive บนมือถือนั้นสามารถทำงานและมีประสิทธิภาพไม่แพ้เวอร์ชันบน Desktop เลย อีกทั้งยังมีฟังก์ชันสแกนเอกสารเพื่อให้คุณสามารถอัปโหลดรูปภาพและแปลงเป็นเอกสารได้ทันที เช่น การสแกนใบเสร็จ ค้นหาเอกสารต่าง ๆ และงานอื่น ๆ เป็นต้น
จะเห็นได้ว่า Google Drive ไม่ใช่แค่แอปพลิเคชันสำหรับการจัดเก็บไฟล์เท่านั้น แต่เป็นเหมือน Center Hub ที่คุณสามารถจัดการและเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย และหากคุณมีการใช้ความสามารถจาก Gemini เข้ามาผสานด้วย ก็จะสามารถทำให้ธุรกิจของคุณสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นหลายเท่าอย่างแน่นอน
ระบบอีเมลองค์กรและชุดแอปพลิเคชันเพื่อการทำงานร่วมกัน ตอบโจทย์สำหรับทุกธุรกิจ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - พันธมิตรระดับ Google Premier Partner
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
