Category: Google Workspace Updates TH

Online คือ การเชื่อมต่อผ่านระบบคอมพิวเตอร์/ อินเทอร์เน็ตCollaboration คือ การทำบางสิ่งบางอย่างร่วมกันหรือการร่วมมือกัน เมื่อมีการนำคำเหล่านี้มาประยุกต์ใช้กับการทำงานในองค์กรจึงหมายถึงการทำงานร่วมกันผ่านอินเทอร์เน็ตหรือแบบออนไลน์นั่นเอง (Online Collaboration) แอปพลิเคชันแรกที่เรียกได้ว่าเป็นใบเบิกทางสู่การเริ่มต้นการทำงานแบบนี้ คือ Google Docs ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า Google Docs นั้นเป็นแอปพลิเคชันที่นักเรียน นักศึกษา และองค์กรหลายแห่งนิยมใช้กันสูงมาก ๆ เนื่องจากเป็นแอปพลิเคชันที่สามารถทำงานได้แบบออนไลน์ ทำให้ทุกคนทำงานด้วยกันได้ถึงแม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน อีกทั้งเครื่องมือต่าง ๆ ก็ดูทันสมัยและใช้งานง่ายอีกด้วย นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมคนยุคใหม่จึงคุ้นชินกับการทำงานแบบ Online Collaboration เพราะ Google Docs ได้ทำให้ผู้คนตระหนักรู้ว่า การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์นั้นสะดวกสบายและมีประโยชน์มากมาย จึงทำให้การทำงานแบบนี้กลายเป็นเทรนด์ยุคใหม่ที่กระตุ้นให้หลาย ๆ องค์กรต่างก็พากันให้ความสนใจเพื่อหาโซลูชันให้ตอบโจทย์ต่อการทำงานมากที่สุด นอกจาก Google Docs แล้ว คุณเคยใช้แอปพลิเคชันอื่นอีกบ้างไหม ?……..Google Meet ? Google Sheets ? หรือว่าจะเป็น Google Slides ? Demeter ICT เชื่อว่าคุณต้องเคยเห็นหรือเคยใช้แอปพลิเคชันเหล่านี้มาบ้างแน่ ๆ ซึ่งแอปเหล่านี้เองก็เป็นหนึ่งในแอปเพื่อการทำงานร่วมกันของ Google ภายใต้ชื่อผลิตภัณฑ์ว่า ‘Google Workspace’ ที่เป็นแพลตฟอร์มสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่โด่งดังที่สุดในขณะนี้ มีผู้ใช้บริการรวมแล้วกว่า 3 พันล้านบัญชีทั่วโลก 3 กุญแจสำคัญที่ทำให้การทำงานแบบ Online Collaboration ประสบความสำเร็จและได้ผลจริง 1. People แน่นอนว่าหากต้องร่วมมือกันทำงาน สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเป็นอย่างแรกคือ Team Member ปัจจัยหลักที่ทำให้การ Collaboration สมบูรณ์มากที่สุด หากคนในทีมขาดความรู้และความสามารถในการใช้เครื่องมือ ก็อาจส่งผลให้การทำงานร่วมกันนี้ไม่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น คนในทีมของคุณรู้ว่าซอฟต์แวร์ที่ทีมกำลังใช้งานอยู่สามารถสร้างสรรค์ผลงานได้อย่างหลากหลาย แต่ทว่าคนในทีมส่วนใหญ่ไม่รู้วิธีการใช้งานซอฟต์แวร์ตัวนี้เลย ทำให้ทีมเสียโอกาสในการใช้ความสามารถของเครื่องมือ Collaboration platform มาต่อยอดธุรกิจของตนนั่นเอง 2. Process เพื่อให้การเริ่มต้นการใช้งาน Collaboration platform เป็นไปอย่างราบรื่น ทีมควรที่จะวางแผนกระบวนการทำงานต่าง ๆ ให้ชัดเจน อีกทั้งหัวหน้าทีมยังจำเป็นที่จะต้องสื่อสารกับคนในทีมสำหรับจุดประสงค์ของการใช้งานเครื่องมือเหล่านี้ เพื่อให้ทีมได้รับรู้ถึงสาเหตุและความสำคัญของการใช้ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มต่าง ๆ...

อัปเดต Google Meet รอบนี้ขอยกทัพฟีเจอร์เด่นๆที่น่าสนใจ ตั้งแต่ช่วงปีหลัง 2023 – ปัจจุบัน มาดูซิว่าฟีเจอร์ไหนที่คุณยังไม่เคยลองเล่นบ้าง ขอบอกว่าอัปเดตที่ผ่านมา Google Meet ก็ได้นำเทคโนโลยี AI มากมายเข้ามาช่วยพัฒนาคุณภาพการประชุมให้ราบรื่นและดียิ่งขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย… 1. ฟีเจอร์ Raise your hand ยกมือผ่านกล้องได้เลย ก่อนหน้านี้ Google Meet ไ้ด้มีฟีเจอร์ Raise your hand มาให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถยกมือถามเพิ่มเติมระหว่างการประชุมด้วยการคลิกที่ปุ่มไอคอนรูปมือ (Rise your hand) เพื่อเป็นการแสดงสัญลักษณ์ไปยังผู้พูดและผู้เข้าร่วมอื่นๆ  แต่ตอนนี้เราสามารถใช้ฟีเจอร์ Raise your hand ได้ด้วยการโบกมือจริงๆผ่านกล้องได้แล้ว หากต้องการนำมือลงก็ให้คลิกที่ปุ่มไอคอน Rise your hand ซึ่งข้อดีก็คือช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้มีส่วนร่วมมากขึ้นและสัมผัสได้เหมือนว่าอยู่ในห้องประชุมจริงๆ  วิธีเปิดการใช้งานฟีเจอร์ 1. ไปที่ Google Meet 2. ไปที่ More options > Setting > General 3. ที่ Raise your hand automatically ให้คลิก เปิดใช้งาน หมายเหตุ : ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้งานแพ็กเกจ Google Workspace Business Plus, Business Standard, Enterprise Essentials, Enterprise Plus, Enterprise Standard , Enterprise Starter, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade และ Google Workspace Individual เท่านั้น  2. คอลแบบ 1:1 ผ่านแอป Meet บนมือถือ...

ในแต่ละปี Google Workspace ก็จะมีการพัฒนาและปล่อยฟีเจอร์ใหม่ ๆ ออกมาให้เราได้ใช้งานและตื่นตาตื่นใจกันอยู่บ่อย ๆ ซึ่งปีที่ผ่านมาก็เรียกได้ว่าน่าสนใจมาก ๆ เลยทีเดียว เพราะมีการอัปเดตฟีเจอร์หลายตัวและแต่ละฟีเจอร์ก็ตอบโจทย์ต่อการใช้งานได้อย่างเหมาะสม ดังนั้นทาง Demeter ICT จึงได้รวบรวมบทความอัปเดตฟีเจอร์ของเราตั้งแต่ปี 2023 ตลอดจนถึงช่วงต้นปี 2024 นี้เลย มาดูกันว่ามีฟีเจอร์อะไรบ้าง !  Duet AI Duet AI เป็นผลิตภัณฑ์ที่กำลังเป็นที่จับตามองมากที่สุดในขณะนี้ เพราะ Duet AI นั้นใช้เทคโนโลยี  Generative AI ที่จะสามารถช่วงสร้างสรรค์ผลงานและช่วยจัดการงานต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งหากคุณใช้ Google Workspace อยู่แล้ว การใช้ Duet AI เข้ามาช่วยในการทำงานก็ยิ่งส่งผลดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณสามารถทำความรู้จัก Duet AI เบื้องต้นได้ที่บทความของเราด้านล่างนี้ Gmail ฟีเจอร์นัดหมายใน Gmail วิธีนี้ถือว่าเป็นวิธีที่น่าสนใจและสะดวกมาก ๆ เพราะคุณสามารถนัดหมายผ่าน Gmail ได้เลยทันที ไม่ต้องคอยนัดหมายผ่าน Google Calendar หรือ Google Meet แล้วส่งอีเมลแยกอีกต่อไป หากต้องการนัดหมายก็เพียงแค่ทำตามขั้นตอนนี้ได้เลย ! ฟีเจอร์ส่งอีเมลถึงผู้รับหลายคนแบบระบุชื่อรายคน แน่นอนว่าคุณอาจจะกำลังใช้ Dear Customer หรือ Dear AII อยู่ เพราะหากจะให้ระบุชื่อรายคน คุณได้พิมพ์จนนิ้วล็อคแน่ ๆ ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องพิมพ์ระบุชื่อรายคนด้วยตัวเอง เพียงแค่ใช้ @ ใน Gmail เท่านั้น ประหยัดเวลามาก ๆ Google Drive ฟีเจอร์สแกนเอกสารด้วยโทรศัพท์ ไม่นานมานี้หลาย ๆ คนก็คงมีการทำงานผ่านโทรศัพท์กันอยู่บ่อยครั้ง โดยเฉพาะการอัปโหลดไฟล์ที่อยู่ในโทรศัพท์ ซึ่งตอนนี้คุณสามารถสแกนเอกสารและบันทึกลงใน Google Drive ได้เลยทันที ไม่ต้องคอยหาแอปสแกนหรือถ่ายรูปลงอย่างเดิมอีกต่อไปแล้ว ลดขั้นตอนการทำงานได้อย่างรวดเร็ว Google Chat Google...

สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนมาใช้งาน Google Workspace คงได้สัมผัสถึงสไตล์การทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ด้วยประโยชน์ของเครื่องมือชุดแอปพลิเคชันต่างๆที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในองค์กรให้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึงพื้นที่จัดเก็บไฟล์และการแชร์ไฟล์ร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถเข้าถึงการทำงานได้ทุกที่และทุกเวลา รวมถึงระบบ Privacy ที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลผู้ใช้งานได้อย่างดีเยี่ยม ณ ขณะนี้ Google Workspace ได้นำเทคโนโลยีอัจฉริยะอย่าง Generative AI เข้ามาเพิ่มความสามารถให้กับการทำงานไปได้อีกขั้น ในชื่อ ”Duet AI with Workspace” ที่จะช่วยต่อยอดผลงานด้วยไอเดียอัจฉริยะ เพียงแค่คุณบอกความต้องการผ่านฟีเจอร์ “Help me …” จากนั้น AI ก็จะสร้างไอเดียใหม่ๆให้คุณได้เลือกสรรได้อย่างนับอนันต์ Duet AI จะช่วยให้การทำงานดีขึ้นได้อย่างไร? บทความนี้อ้างอิงข้อมูลจากคุณ Michael Brenzel- Chief Workspace Evangelist, Google Workspace ที่ได้ให้การสัมภาษณ์ไว้ในบทความ “Can AI help us play nice at work?” ในฐานะที่เขาดำรงตำแหน่งในหน้าที่เป็นผู้เผยแพร่นวัตกรรมองค์กร เขามักจะได้พบปะพูดคุยกับลูกค้าเสมอๆ โดยหนึ่งในคำถามที่ลูกค้าให้ความสนใจมากที่สุดเกี่ยวกับ Duet AI นั่นก็คือ Duet AI จะช่วยให้การทำงานของเขาดีขึ้นได้อย่างไร? โดยคุณ Michael ได้ให้คำตอบพร้อมด้วยการยกตัวอย่างเคสเพื่อให้เห็นภาพที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น ดังนี้ ณ บริษัทที่ให้บริการสร้างแอปพลิเคชันแห่งหนึ่ง ได้มีโปรเจกต์สร้างแอปพลิเคชันให้กับลูกค้า แต่ด้วยทีมงานที่ร่วมโปรเจกต์นี้ได้กระจายกันอยู่ในหลายประเทศ ทำให้เกิดข้อจำกัดในการทำงานร่วมกัน เนื่องด้วยภาษาและช่วงเวลาการทำงานที่แตกต่างกัน หัวหน้าทีมจึงได้นำ Duet AI เข้ามาช่วยลดปัญหาเหล่านั้น ซึ่งผลก็คือทำให้การทำงานของทีมดีขึ้น ดังนี้ Duet AI ช่วยทลายข้อจำกัดในการทำงาน หัวหน้าทีมเริ่มต้นโปรเจกต์ด้วยการใช้ Duet AI ผ่านฟีเจอร์ “Help me write” บน Google Docs เพื่อช่วยร่างแผนงาน กำหนดเป้าหมาย แบ่งหน้าที่ รวมถึงวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงต่างๆ จากนั้นสมาชิกในทีมก็ได้เข้ามาแก้ไขและเพิ่มเติมข้อมูลร่วมกันโดยการใช้ @mentions (ฟีเจอร์ smartchips) ร่วมด้วย ทุกครั้งที่ต้องมีการประชุมออนไลน์...

จากอดีตสู่ปัจจุบันโลกของเราก็ได้มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากมาย แนวความคิดที่ว่าต้องเดินทางไปทำงานตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น หรือการคิดว่างานคือทุกอย่างของชีวิต วันนี้คงถึงเวลาแล้วที่ท่านจะต้องทิ้งสิ่งเหล่านี้ไว้แค่เพียงในอดีตนับจากนี้เป็นต้นไป… ในปี 2024 เทรนด์การทำงานต่าง ๆ จะมีการพัฒนาในรูปแบบใหม่ จะเกิดการปรับเปลี่ยนแนวคิดอย่างมากมาย กระทบไปถึงการใช้ชีวิตและพฤติกรรมการทำงานของคนทั่วไป ซึ่งสิ่งเหล่านี้ก็เป็นผลมาจากการที่เทคโนโลยี AI เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นและจะทวีคูณไปอีกหลายเท่าตัวในอนาคต ซึ่งการมาของ AI นี้เองไม่เพียงแต่กระทบวิถีการทำงาน แต่ยังทำให้เกิด Business Transformation ที่ส่งผลต่อธุรกิจทุกภาคส่วน ไม่เว้นแม้แต่ธุรกิจที่อยู่นอกอุตสาหกรรม High-tech ก็ต้องปรับตัวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเทรนด์ที่ Demeter ICT ได้คัดเลือกมาจาก Forbes และจะมาบอกเล่าให้ทุกท่านในวันนี้ จะมุ่งเน้นไปที่เทรนด์ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและกระทบต่อการทำงานของท่านในแต่ละวัน ซึ่งเจ้าของธุรกิจและเจ้าหน้าที่ระดับบริหารสามารถศึกษาเทรนด์เหล่านี้เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับความท้าทายที่กำลังจะเกิดขึ้นในปี 2024 นี้ได้ 5 เทรนด์การทำงาน ปี 2024 1. Generative AI นี่ถือว่าเป็นหัวข้อที่น่าสนใจอย่างมาก เพราะตั้งแต่เทคโนโลยี AI เริ่มเข้ามาผู้คนก็ต่างพูดถึงเรื่องความกังวลที่ AI จะเข้ามาแทนที่มนุษย์ ซึ่งในปี 2024 ความคิดนี้จะต้องถูกเปลี่ยนแปลงสู่แนวคิดที่ว่า “ใครใช้ AI ไม่เป็น คนนั้นจะถูกแทนที่ไปโดยปริยาย” ณ ปัจจุบัน AI นั้นถูกดัดแปลงให้มาเป็นเครื่องมือช่วยซัพพอร์ตการทำงานของมนุษย์ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะสามารถช่วยงานต่าง ๆ ของมนุษย์ได้เกือบทั้งหมดเลยก็ว่าได้ แต่ทว่ามนุษย์ก็จำเป็นที่จะต้องศึกษาข้อจำกัดและประโยชน์ของการนำ AI มาใช้ให้เหมาะสมกับงานของตนเองด้วย ซึ่ง AI ของแต่ละแพลตฟอร์มนั้นก็จะมีคุณสมบัติที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น Duet AI ของ Google Workspace ที่มีความสามารถในการช่วยสร้างสรรค์ผลงานใน Gmail, Docs, Slides, Meet, Sheets หากท่านใช้ Google Workspace อยู่แล้ว การใช้งาน AI จาก Google ก็ถือว่าเป็นเทคโนโลยีที่เหมาะสมอย่างมาก หากต้องการศึกษารายละเอียดของ Duet AI คลิกที่นี่ 2. Employee Experience...

รู้หรือไม่ Google Drive มีฟีเจอร์ที่ช่วยสแกนเอกสารต่างๆได้!  เมื่อคุณต้องการถ่ายรูปและอัปโหลดขึ้นไดรฟ์ โดยเฉพาะไฟล์ที่เป็นเอกสารที่ต้องอาศัยภาพถ่ายที่คมชัดให้เห็นตัวอักษรที่ชัดเจน หลายคนคงยังใช้วิธีถ่ายรูปจากโทรศัพท์มือถือ หรือไม่ก็แสกนจากเครื่อง Scanner แล้วค่อยนำไปอัปโหลดขึ้น Google Drive วันนี้เรามีวิธีที่ง่ายแบบรวบรัดให้อยู่ในขั้นตอนเดียว แค่ทำผ่าน Google Drive แอปเดียวจบ จากเมื่อปีที่ผ่านมาแอปพลิเคชัน Google Drive บน Android สามารถให้ผู้ใช้งานได้ใช้ฟีเจอร์ Drive scanner เพื่อแสกนเอกสารต่างๆ เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ PDF ไว้บนไดร์ฟได้เลยทันที  และล่าสุด Google ก็ได้พัฒนาฟีเจอร์ Drive scanner เอาใจสาวก iOS ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานบนโทรศัพท์หรือแท็ปเล็ตให้ได้ใช้งานด้วยเช่นกัน ความสามารถของ Drive Scanner ผู้ใช้งานสามารถเลือกระบบจับภาพอัตโนมัติ เพื่อให้การแสกนรวดเร็วยิ่งขึ้น  ช่องมองภาพจากกล้องมุมมองกว้าง ทำให้แสกนภาพได้สะดวก ครอบตัดเฉพาะส่วนที่เป็นเอกสารได้ สามารถนำเข้าภาพจากอัลบั้มรูปในโทรศัพท์ได้  ปุ่มแสกนสามารถเข้าถึงการแสกนได้อย่างรวดเร็ว แนะนำการตั้งชื่อไฟล์ PDF ด้วยการเรียนรู้จาก Machine learning (ปัจจุบันมีให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น) วิธีการใช้งาน Drive Scanner เปิดแอป Google Drive  บนสมาร์ทโฟน แตะที่ปุ่มแสกน   ถ่ายภาพเอกสารที่ต้องการสแกน สามารถเลือกได้ว่าต้องการถ่ายแบบกำหนดเอง หรือจับภาพอัตโนมัติ  เมื่อแสกนเรียบร้อย สามารถเลือกจัดการรูปภาพเพิ่มเติมได้ เช่น ครอบตัด ปรับแสงและสีถ่ายใหม่ หรือ ถ่ายเพิ่มเติม เป็นต้น  หากได้ภาพที่ต้องการแล้วให้แตะ เสร็จสิ้น  ตั้งชื่อไฟล์ และเลือกพื้นที่จัดเก็บ แตะ บันทึก เพื่อบันทึกไฟล์ เพียงเท่านี้ คุณก็จะได้ไฟล์ที่แสกนเป็น PDF บน Google Drive ที่สามารถแชร์ต่อให้บัญชีอื่นได้เลย...