Category: Google Workspace Updates TH

วันนี้เรามีตัวช่วยดีๆสำหรับผู้ใช้งาน Google Sheets ที่จะช่วยจัดการโปรเจกต์และข้อมูลบน Spreadsheet ด้วยฟีเจอร์ตาราง “Convert to table” และ “Tables” ไปดูกันว่าฟีเจอร์ที่ว่านั้นมีความสามารถอะไรบ้าง ฟีเจอร์ Convert to Table หากคุณเป็นอีกหนึ่งคนที่มักจะปวดหัวกับการจัดการข้อมูลซ้ำๆ หรือข้อมูลที่หลากหลาย ฟีเจอร์ Convert to table จะช่วยแก้ปัญหาข้อมูลที่ดูยากด้วยการนำช่วงข้อมูลที่คุณต้องการมาจัดเรียงให้เป็นรูปแบบตารางขึ้นมาใหม่ ให้คุณสามารถจัดการและเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกขึ้น  วิธีเข้าใช้งานฟีเจอร์ Convert to table:  เปิดไฟล์ใน Google Sheets > เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ (เลือกหรือไม่ก็ได้) > เลือก Format > Convert to table แนะนำฟีเจอร์ Convert to table ทำอะไรได้บ้าง? จัดรูปแบบให้เป็นตารางได้อัตโนมัติ เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์ Convert to table Google Sheets จะแปลงรูปแบบข้อมูลเดิมให้เป็นตารางอัตโนมัติที่ให้คุณสามารถจัดการข้อมูลได้ในที่เดียว กำหนดประเภทของข้อมูล สามารถแก้ไขประเภทของข้อมูลแต่ละคอลัมน์ได้ว่าต้องการให้แสดงเป็น วันที่, สกุลเงิน, เมนูดรอปดาวน์ เป็นต้น หากข้อมูลในคอลัมน์ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามที่กำหนดก็จะปรากฎแจ้งเตือนที่คอลัมน์นั้นๆ ตั้งค่าจัดการตาราง สามารถเลือกปรับการตั้งค่าของตารางได้ เช่น เปลี่ยนชื่อตาราง, ปรับช่วงตาราง, ปรับแต่งสีตาราง และอื่นๆ หรือหากต้องการปิดฟีเจอร์ Convert to table เพื่อต้องการกลับไปยังรูปแบบข้อมูลแบบเดิม ให้คลิกที่ “เปลี่ยนกลับเป็นข้อมูลที่ไม่ได้จัดรูปแบบ (Revert to unformatted data)” เปลี่ยนมุมมองตารางด้วยโหมด Views โหมดมุมมอง หรือ Views สามารถช่วยคุณจัดเรียงมุมมองตารางให้ใหม่ ว่าคุณต้องการดูข้อมูลอะไรเป็นพิเศษ บอกเลยว่าตัวช่วยนี้ช่วยได้มากสำหรับไฟล์ Spreadsheet ที่มีหัวคอลัมน์หลากหลายประเภท อย่างเช่น แผนงานโปรเจกต์หรืออีเวนต์ต่างๆ เป็นต้น ฟีเจอร์ Tables หากคุณกำลังจะขึ้นโปรเจกต์ใหม่ เราแนะนำให้ลองใช้ฟีเจอร์ Tables ดู เพราะฟีเจอร์นี้เป็นการแนะนำเทมเพลตของโปรเจกต์ต่างๆมากมาย...

อย่างที่ทราบกันดีว่าการโจรกรรมทางโซเชียลเป็นหนึ่งในอาชญากรรมที่สร้างความเสียหายทั้งข้อมูลและทรัพย์สินได้อย่างมหาศาล เพราะไม่ว่าจะมีการรายงานข่าวถึงการเสียหายมาแล้วกี่ครั้ง ก็ยังมีผู้เสียหายที่ตกเป็นเหยื่อเกิดขึ้นได้ในทุกวัน… ปฏิเสธไม่ได้ว่าปัจจุบันเราใช้ชีวิตอยู่ในโลกออนไลน์กันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการรับ-ส่งอีเมลหรือเข้าถึงโซเชียลมีเดีย ทุกการเข้าถึง การล็อกอิน การคลิก การแชร์ นั้นก่อให้เกิดการสร้าง Digital footprint หรือร่องรอยของข้อมูลขึ้นมา สิ่งนี้เองอาจทำให้มิจฉาชีพหรือผู้ไม่หวังดีสามารถนำข้อมูลของเราไปใช้งานในทางที่ผิดได้  บทความนี้ Demeter ICT ได้นำ 6 ข้อผิดพลาดและวิธีการป้องกันความเสี่ยงในการโจรกรรมข้อมูลบนแพลตฟอร์มออนไลน์ อ้างอิงจากบทความของ Google มาฝาก ให้ผู้ใช้งานบัญชี Gmail และ Google Workspace ได้ลองสำรวจดูว่า เรามองข้ามหรือขาดการป้องกันในด้านใดบ้าง  ข้อผิดพลาดที่ 1: ใช้รหัสผ่านเดียวกันทุกการล็อกอิน ดังที่คุณ Sriram Karra, senior product manager of sign-in security จาก Google ได้กล่าวไว้ว่า หนึ่งในความเสี่ยงที่หลายคนคิดไม่ถึงและเป็นสิ่งที่ทำผิดพลาดกันมากที่สุด นั่นก็คือการตั้งรหัสผ่านชุดเดียวกันสำหรับการล็อกอินเข้าทุกแพลตฟอร์มออนไลน์ เพราะอาศัยแต่ความสะดวกและง่ายต่อการจดจำ แต่หารู้ไม่ว่าความผิดพลาดนี้เป็นของหวานชั้นดีสำหรับผู้ไม่หวังดีเลยทีเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้รหัสเข้า Gmail เช่นเดียวกับแพลตฟอร์มอื่น และเมื่อแพลตฟอร์มนั้นเกิดรอยรั่ว บัญชี Google ของคุณก็จะตกอยู่ในอันตรายเช่นเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าถ้าใครบางคนเข้าถึง Gmail ของคุณได้ พวกเขาก็สามารถยึดบัญชีอื่นๆ ของคุณได้อย่างง่ายดายนั่นเอง วิธีที่ควรทำ ไม่ควรตั้งค่ารหัสผ่านเหมือนกันในทุกแพลตฟอร์มออนไลน์ ควรตั้งค่าตัวอักษรที่คาดเดาได้ยาก เพิ่ม Passkeys ลงในบัญชี Google ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ได้ด้วยลายนิ้วมือ การสแกนใบหน้า หรือการปลดล็อกหน้าจอของอุปกรณ์แทนการใช้รหัสผ่าน เปิดใช้งานตัวจัดการรหัสผ่าน (Password manager) ที่ช่วยให้คุณใช้รหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำกันในทุกบัญชีออนไลน์ทั้งหมดได้โดยไม่ยุ่งยาก วิธีใช้งานตัวจัดการรหัสผ่าน (Password manager) ข้อผิดพลาดที่ 2: ละเลยการอัปเดตซอฟต์แวร์ หลายคนมักให้การเพิกเฉยต่อการอัปเดตซอฟต์แวร์ เพราะคิดว่าไม่จำเป็นหรือเวอร์ชันเดิมที่ใช้ก็ดีอยู่แล้ว แต่คุณ Christiaan Brand, group product manager of identity จาก Google แนะนำว่าไม่ควรทำเช่นนั้น เพราะการอนุญาตให้มีการอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นประจำนั้นถือเป็นแนวทางปฏิบัติเพื่อเพิ่มความปลอดภัยที่สำคัญและเป็นอันดับสองรองลงมาจากการใช้ตัวจัดการรหัสผ่าน...

ในยุคดิจิทัล อีเมลกลายเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญสำหรับทั้งการติดต่อสื่อสารส่วนตัวและธุรกิจ แน่นอนว่าหน้าตาภาพลักษณ์อีเมลที่ดูดีย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยเฉพาะอีเมลที่ส่งในนามขององค์กร ที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในมุมของ Branding ได้ดีเลยทีเดียว รู้หรือไม่? ผู้ใช้งาน Google Workspace สามารถเปลี่ยนอีเมลธรรมดาๆของคุณให้ดูเจ๋งขึ้นกว่าเดิมได้! สำหรับใครที่ใช้งาน Gmail อยู่เป็นประจำ อาจสังเกตว่ามีฟีเจอร์ Layout Email มาสักพักนึงแล้ว จะบอกว่าฟีเจอร์นี้ สามารถช่วยให้การเขียนอีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นจริงๆ เมื่อปี 2022 Google ได้พัฒนาฟีเจอร์ Layout Email ซึ่งเป็นเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปขึ้นมา เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลดูสวยงามและดูดียิ่งขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปแบบแล้วนำมาปรับแต่งสี โลโก้ รูปภาพ และอื่นๆได้ตามต้องการ ที่ผ่านมาฟีเจอร์ Layout Email ก็ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และล่าสุด Google ได้เพิ่มความสามารถของฟีเจอร์ไปอีกขั้น ด้วยการปลดล็อคการใช้งานฟีเจอร์ได้เต็มศักยภาพมากขึ้น นั่นก็คือ หน้าตาโปรแกรม Layout Email รูปแบบใหม่: คุณสามารถเลือกใช้งานเทมเพลตที่มีให้ หรือจะสร้างเทมเพลตขึ้นมาใหม่ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถปรับแต่งได้อิสระมากยิ่งขึ้นบนหน้าต่างโปรแกรมที่แยกออกมา ซึ่งต่างจากแบบเดิมที่ให้คุณปรับได้แค่ฟังก์ชันที่จำกัดบนหน้าต่างร่างอีเมล (New message) เท่านั้น เข้าถึงเทมเพลตได้จาก Gmail และ Google Drive: ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงโปรแกรมแก้ไข Layout Email หรือเรียกดูเทมเพลต ได้จากหน้าต่างร่างอีเมลใน Gmail หรือจาก Google Drive ก็ได้เช่นกัน การแชร์และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น: ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์เทมเพลตร่วมกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ วิธีการใช้งานฟีเจอร์ Layout Email เทมเพลตอีเมลสำเร็จรูป วิธีเลือกใช้งานจากเทมเพลตที่มีให้ ไปที่ Gmail  คลิก Compose เพื่อเริ่มร่างอีเมล  ที่แถบล่างของหน้าต่าง Compose ให้กดที่ไอคอน Select a layout  ที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม ให้เลือกแถบ Default Layouts  เลือกเทมเพลตที่ต้องการ แล้วคลิก Edit layout เพื่อทำการปรับแต่งข้อความ รูปภาพ และการตกแต่งอื่นๆ เมื่อตกแต่งเสร็จแล้ว คลิก...

อยากแชร์ไฟล์ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ทำอย่างไรได้บ้างนะ? แน่นอนว่าวิธีที่หลายคนใช้อยู่ก็คือแนบไฟล์ไนตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar แต่ยังมีอีกหนึ่งวิธีที่ Google เพิ่งได้ประกาศเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ นั่นก็คือผู้ใช้งานสามารถแชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมใน Google Calendar ได้โดยตรง สำหรับใครที่ยังไม่เคยใช้วิธีแชร์ไฟล์ไปยังการประชุมใน Google Calendar บอกเลยว่าพลาดไม่ได้ เพราะสามารถช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น ดังนี้ ช่วยให้แชร์ไฟล์กับผู้เข้าร่วมการประชุมได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำความเข้าใจเนื้อหาในการประชุมล่วงหน้าได้ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกแชร์ไฟล์ได้ทั้งหมด 2 วิธี ได้แก่ วิธีที่ 1 แนบไฟล์พร้อมกับตารางนัดหมายการประชุมใน Google Calendar ไปที่ Google Calendar เพื่อสร้างตารางนัดหมายการประชุม ที่กล่อง Add description ให้คลิกที่ไอคอน Add attachment  เลือกไฟล์ที่ต้องการ กด Save  จากนั้นจะมีหน้าต่างถามถึงการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ ให้เลือกสิทธิ์ที่ต้องการ คลิก Save event เพื่อบันทึกตารางการประชุม วิธีที่2 แชร์ไฟล์จาก Google Drive ไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมโดยตรง ไปยังไฟล์ที่ต้องการแชร์ที่ Google Drive พิมพ์ชื่อการประชุมที่ต้องการในช่อง Add people and groups ตรวจสอบจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องได้รับไฟล์ว่าครบหรือไม่ ถ้าไม่ครบให้ไปเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังการประชุมได้ที่ Google Calendar กำหนดสิทธิ์ที่เข้าถึงของผู้เข้าร่วมการประชุม และหากต้องการนำไฟล์นั้นแนบไปยังตารางการประชุมด้วย ให้เลือก “Attach to calendar event” คลิก Send เพื่อแชร์ไฟล์ หมายเหตุ: ผู้ที่สามารถแชร์ไฟล์ด้วยวิธีนี้ได้ ต้องเป็นเจ้าของไฟล์หรือมีสิทธิ์ในการแก้ไข (Editor) รวมทั้งต้องเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมด้วยเท่านั้น...