ทุกวันนี้กล่องจดหมายของเรามักจะเต็มไปด้วยอีเมลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นอีเมลจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือแม้แต่สแปม จนบางครั้งเราอาจจะพลาดอีเมลสำคัญๆ ไป หากคุณเป็นอีกคนที่ไม่รู้จะเริ่มจัดการอย่างไร ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการจัดการอีเมลอย่างเป็นระบบ เพราะการจัดการอีเมลไม่ได้เป็นเพียงแค่การจัดเรียงอีเมลให้สวยงามเท่านั้น แต่เป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการหาอีเมลได้ดีทีเดียว บทความนี้จะมาแชร์วิธีจัดระเบียบอีเมล ใน Gmail ของ Laura Mae Martin, Google’s executive productivity advisor ว่าเธอมีเทคนิคการจัดการอีเมลใน Gmail อย่างไร วิธีที่ 1 : จัดการอีเมลที่ไม่ต้องการ เคยรู้สึกไหมว่า เวลาเปิดอีเมลทีไรเจออีเมลเพียบ จนไม่รู้จะเริ่มอ่านอันไหนก่อน อีเมลเยอะ ๆ เนี่ยแหละเป็นสิ่งที่ทำให้งานเราสะดุดได้ และอาจทำให้เราตกหล่นอีเมลที่สำคัญไป เพื่อให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเริ่มต้นด้วยการหาอีเมลที่ไม่จำเป็นต้องอ่าน เช่น อีเมลโฆษณา อีเมลแจ้งข่าวสารที่เราไม่สนใจ เป็นต้น จากนั้นให้คุณลองทำตามวิธีดังนี้ บล็อกผู้ส่ง: ถ้ามีผู้ส่งรายใดส่งอีเมลมารบกวนบ่อย ๆ ก็สามารถบล็อกผู้ส่งนั้นได้เลย วิธีบล็อกผู้ส่ง ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail เปิดอีเมลที่เราต้องการบล็อก คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Block บล็อกอีเมลสแปม: เพียงแค่ทำเครื่องหมายอีเมลที่เป็นสแปม ระบบของ Gmail จะช่วยเรียนรู้และบล็อกอีเมลประเภทนี้ออกไปโดยอัตโนมัติ วิธีทำเครื่องหมายเป็นสแปม ไปที่กล่องจดหมายใน Gmail เปิดอีเมลที่เราต้องการแจ้งว่าเป็นสแปม คลิกที่ More หรือ จุดสามจุด แล้วเลือก Report spam วิธีที่ 2 : ทำสัญลักษณ์อีเมลสำคัญ กล่องจดหมายที่ไม่มีการจัดระเบียบก็เปรียบเสมือนลิ้นชักที่เต็มไปด้วยสิ่งของมากมายที่อยู่ปะปนกันเต็มไปหมด ฉะนั้นเราจึงต้องมีการจัดระเบียบลิ้นชักเพื่อให้การค้นหาสิ่งของง่ายขึ้น เช่นเดียวกันกับการแยกประเภทอีเมลในกล่องจดหมายด้วยการทำสัญลักษณ์หรือจัดเข้าหมวดหมู่ที่เหมาะสมเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา สามารถทำได้ด้วยวิธีการสร้างป้ายกำกับ (Label) ติดที่อีเมลสำคัญ เช่น ใช้ป้ายกำกับ “VIP” ด้วยสีแดง สำหรับอีเมลจากเจ้านาย ลูกค้า หรืออีเมลที่ต้องตอบกลับด่วน เป็นต้น วิธีสร้างป้ายกำกับ (Label) ไปที่หน้าต่าง Gmail ที่แถบเมนูทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิก สร้างป้ายกำกับใหม่ (Create...
Continue reading
