Google Workspace Updates TH Archives - Page 10 of 29

วิธีส่ง Appointment Schedule จองตารางนัดหมายให้ทันใจด้วย Gmail

October 19, 2023

เมื่อ Demeter ICT ได้พาทุกท่านไปสร้าง Appointment Schedule ใน Google Calendar กันเรียบร้อยแล้ว บทความนี้เรียกได้ว่าเป็นส่วนเพิ่มเติมสำหรับใครที่ต้องการต่อยอด Appointment Schedule ให้สามารถทำงานร่วมกับ Gmail ได้ ซึ่งคุณจะสามารถแนบตารางนัดหมายส่งให้ผู้รับได้เลยทันที ไม่ต้องเข้า-ออกหลายแอปพลิเคชัน รับรองว่านัดหมายได้รวดเร็วทันใจอย่างแน่นอน วิธีการส่ง Appointment Schedule ด้วย Gmail มี 2 วิธี คือ 1. Offer times you are free วิธีนี้คือการที่คุณนำตาราง Appointment Schedule ที่คุณสร้างขึ้นมาวางลงบนอีเมลที่คุณกำลังเขียนอยู่ ซึ่งผู้รับจะสามารถกดเลือกเวลานัดหมายที่ต้องการผ่านอีเมลที่คุณส่งไปได้เลยทันที ตัวอย่าง Appointment Schedule ที่จะปรากฏบน Gmail วิธีการส่ง Appointment Schedule แบบ Offer times you are free ไปที่หน้า Gmail แล้วกด Compose เมื่อมีหน้าต่าง Gmail ปรากฏขึ้นมา ให้ไปที่แท็บเมนูด้านล่างแล้วกด Set up a time to meet เลือก Offer times you are free จากนั้นเลือกวันที่ เวลา และสถานที่ที่คุณต้องการเสนอนัดหมายให้กับผู้รับ เมื่อเรียบร้อยแล้ว กดส่งได้เลย เมื่อผู้รับได้กดเลือกเวลาใดเวลาหนึ่งจากที่คุณเสนอไปแล้ว คุณจะได้รับอีเมล Event Confirmed เพื่อยืนยันการนัดหมาย แล้วการนัดหมายนั้นจะเข้าไปอยู่ใน Google Calendar ของคุณและผู้รับโดยอัตโนมัติเลยทันที 2. Create an event ตัวเลือกนี้จะเป็นการสร้าง Event ใหม่จากหน้า Google Calendar ซึ่งรายละเอียดการสร้าง Event ก็จะเหมือนกับการสร้างประชุมปกติดังรูปภาพด้านล่าง...

พิมพ์งานเอกสารให้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย Building Block ใน Google Docs

October 19, 2023

อัปเดตล่าสุดจาก Google เมื่อคุณลองคลิกสร้าง (Create) เอกสารใหม่ใน Google Docs คุณจะเห็นความเปลี่ยนแปลงด้านบนหัวกระดาษที่จะปรากฎเป็นแถบ 3 แถบขึ้นมาที่หน้าตาแปลกไปจากเดิม นั่นก็คือ Meeting Notes, Email Drafts และ More ตามภาพด้านล่าง โดยฟีเจอร์ดังกล่าวมีจุดประสงค์เพื่อให้ผู้ใช้งาน Docs สามารถเข้าถึง Building Blocks ซึ่งเป็นเทมเพลตการสร้างกิจกรรมต่างๆบน Docs เพื่อช่วยให้การพิมพ์งานเอกสารของคุณง่ายและรวดเร็วขึ้น หรืออีกวิธีคือคุณสามารถเข้าถึง Building Blocks ได้ด้วยการพิมพ์ @ หากใครยังไม่รู้วิธีการใช้งาน บทความนี้เราจะพาไปรู้จักกัน Building Blocks ใน Docs คืออะไร? Building Blocks คือหนึ่งเครื่องมือใน Smart Canvas ที่มีอยู่ใน Google Docs ให้คุณสามารถเลือกใช้เทมเพลตกิจกรรมที่ Google Docs มีให้ หรือคุณสามารถสร้างเทมเพลตเอกสารของคุณไว้ใช้เองก็ได้เช่นกัน ซึ่งข้อดีก็คือ Building Blocks จะช่วยให้คุณสามารถใช้งานเอกสารได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เราได้มีบทความแนะนำการใช้ Smart Chips ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือใน Building Blocks เช่นกัน >> บทความ: รวม Smart Chips ที่น่าสนใจบน Google Docs Building Blocks มีอะไรน่าสนใจให้ใช้งานกันบ้าง? Meeting Notes เพิ่มเติมรายละเอียดโน้ต (Notes) และการมอบหมายงาน (Action Items) สำหรับ Meeting นั้นๆ อีกทั้งสามารถแก้ไขรายละเอียดวันและเวลา ลงใน Meeting Notes โดยการเพิ่มเติมหรือแก้ไขนี้จะไม่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงใน Google Calendar วิธีการใช้เทมเพลต Meeting Notes 1. ไปที่งานเอกสาร Google Docs 2....

8 ขั้นตอนสร้าง Appointment Schedule ใน Google Calendar

October 19, 2023

การสร้างตารางนัดหมาย (Appointment Schedule) ใน Google Calendar ถือเป็นอีกฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจมาก ๆ ไม่แพ้ฟังก์ชันอื่นเลยทีเดียว เพราะนอกจากการนัดประชุมด้วยการใช้ Finding Time แล้ว ฟังก์ชัน Appointment Schedule นี้จะช่วยให้คุณใช้งาน Google Calendar ได้สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เพราะคุณจะสามารถส่งตารางนัดหมายผ่านอีเมลของคุณให้ผู้รับได้เลือกเวลานัดที่ต้องการและทำการนัดหมายได้เลยทันทีนั่นเอง หากคุณต้องการใช้งาน Appointment Schedule อันดับแรกให้คุณสำรวจ Google Calendar ของคุณก่อนว่าฟังก์ชันนี้ได้แสดงอยู่บนปฏิทินอยู่แล้วหรือไม่ โดยคลิกไปที่ Create เลื่อนหาเมนู Appointment Schedule หากคุณยังไม่มี ให้คุณทำตามนี้ เปิด Google Calendar แล้วกดที่รูปฟันเฟืองด้านขวาบน เลือกตั้งค่า (Setting) จากนั้นแท็บด้านซ้ายจะปรากฏขึ้น ให้คุณเลือก Appointment Schedules(ในตั้งค่าจะมีS) กดเครื่องหมายถูกที่หัวข้อ Create appointment schedules instead of appointment slots เพียงแค่นี้คุณก็จะมีฟังก์ชัน Appointment Schedule แสดงอยู่บนหน้า Google Calendar ของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคุณจะต้องทำการสร้างตารางนัดหมายของคุณ มาดูวิธีกัน! วิธีสร้างตารางนัดหมาย (Appointment Schedule) ใน Google Calendar เมื่อคุณทำตามขั้นตอนด้านบนเรียบร้อยแล้ว ให้คุณกลับไปที่ Google Calendar หน้าหลัก จากนั้นกดวันที่วันใดก็ได้ เลือก Apppointment Schedule แล้วกด Set up the schedule หรืออีกวิธีหนึ่งคือกดปุ่ม Create ที่ด้านซ้ายบนจากหน้าหลักแล้วเลือกเมนู Appointment Schedule ก็ทำได้เช่นกัน จากนั้นคุณจะต้องตั้งค่า Appointment Schedule ซึ่งคุณสามารถดูรายละเอียดตามด้านล่างนี้ได้เลย สัญลักษณ์และฟังก์ชัน กดเครื่องหมาย ‘ห้าม’ เพื่อลบ Time slots ทั้งหมดสำหรับการนัดหมายในวันนั้น...

รวม SMART CHIPs ที่น่าสนใจบน Google Docs

October 16, 2023

หากใครที่ใช้งาน Google Docs อยู่เป็นประจำ อาจจะเคยใช้งานฟีเจอร์ Smart Chips กันบ้างแล้ว แต่สำหรับใครที่ไม่รู้จักหรือไม่เคยสังเกตเห็น บทความนี้เราจะพาไปรู้จักกัน Smart Chips หรือชิปอัจฉริยะ ที่คอยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน เพื่อแทรกข้อมูลหรือสร้างกิจกรรมต่างๆลงในเอกสารได้ หากสงสัยว่าหน้าตา Smart Chips เป็นอย่างไร วันนี้ Demeter ICT ได้รวบรวม Smart Chips ใน Google Docs ทั้งหมด ว่ามีอะไรน่าสนใจและสามารถนำมาใช้กับงานเอกสารของคุณได้อย่างไรบ้าง วิธีการแทรก Smart Chips ก่อนอื่น เรามาดูกันว่า Smart Chips นั้นอยู่ตรงไหนของ Google Docs… วิธีการเรียกใช้ Smart Chips ทำได้โดยการพิมพ์เครื่องหมาย “@” จากนั้นจะปรากฎดังภาพด้านล่าง Smart Chips มีอะไรบ้าง? ทีนี้เราจะมาดูกันว่าใน Smart Chips มีอะไรที่น่าสนใจในการนำมาใช้งานบ้าง… Date หรือ ชิปวันที่ เมื่อคุณใส่ชิปวันที่และเวลาแล้ว ผู้ร่วมงานจะสามารถเห็นวันที่และเวลาตรงกับที่คุณตั้งเอาไว้แม้จะอยู่กันคนละเขตเวลาก็ตาม หากต้องการรู้ว่าเวลาแตกต่างกันเพียงใด สามารถดูได้จากการนำเม้าส์วางบนชิปวันที่นั้น นอกจากนี้ ยังสามารถแทรกชิปวันที่ได้ดังนี้ – @today– @tomorrow– @yesterday– @date– วันที่ที่ต้องการ เช่น @Jan หรือ @1/1/2021– วันที่แบบสัมพัทธ์ เช่น @monday,@next tuesday หรือ @last wednesday วิธีการแทรกชิปวันที่ 1. พิมพ์เครื่องหมาย @ และเลือก Date 2. เลือกวันที่และเวลา 3. กด OK Dropdown หรือชิปเมนูแบบเลื่อนลง ขอแนะนำชิป Dropdown บอกเลยว่าเป็นตัวช่วยที่ดีทีเดียวในเวลาที่คุณต้องการสร้างตัวเลือกแบบหลายรายการ วิธีการแทรกชิปเมนูแบบเลื่อนลง1. พิมพ์เครื่องหมาย @ และเลือก Dropdown2. เลือก Dropdown ที่ต้องการได้เลย ...

อัปเดต Google Chat ใหม่ล่าสุด! ฟีเจอร์ใหม่ทำอะไรได้บ้าง?

October 9, 2023

Google Chat เป็นหนึ่งเครื่องมือแชทที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ใช้เป็นช่องทางสื่อสารทั้งในและนอกองค์กร โดยจุดเด่นคือสามารถเก็บรายละเอียดข้อความแชทได้ไม่มีวันหมดอายุ แม้จะมีการเปลี่ยนเครื่องลงชื่อเข้าใช้ก็ตาม โดยที่ผ่านมา Google ก็ได้ทำการพัฒนาและปรับปรุงให้ตอบโจทย์การใช้งานของ user อยู่เสมอๆ มาดูกันว่า Google Chat ในเวอร์ชันปัจจุบันสามารถทำอะไรเพิ่มเติมจากเดิมได้บ้าง 1. Google Chat ปรับลุคแผงชุดข้อความใหม่ สำหรับใครที่ใช้ Google Chat บน Desktop อยู่เป็นประจำ จะสังเกตได้ว่า หน้าตา Interface แผงชุดข้อความ ของ Google Chat มีลักษณะดูแปลกตาจากเดิม นั่นก็คือฝั่ง Message ของผู้ตอบกลับ (reply) ที่ย้ายจากฝั่งซ้ายมาอยู่ฝั่งขวานั่นเอง ซึ่งหน้าตาดูเหมือนจะเป็นรูปแบบข้อความในแอปพลิเคชันโซเชียลมีเดียที่เราคุ้นเคยกันมากยิ่งขึ้น และข้อดีคือทำให้ง่ายต่อการมองเห็นและการแยกข้อความของผู้ส่งและผู้รับ สำหรับใครที่ยังไม่เห็นถึงความเปลี่ยนแปลงก็อดใจรอสักนิด เพราะ Google จะทยอยอัปเดตให้ได้ครบทุก user อย่างแน่นอน หรือไม่ก็ลอง Update เวอร์ชัน Chrome ดูนะ! 2. จะแก้ไขหรือลบข้อความก็ทำได้ ไม่ว่าใครก็คงเคยพิมพ์ข้อความผิดพลาดหรือเกิดเปลี่ยนใจอยากจะยกเลิกข้อความที่ส่งไป แน่นอนว่าคุณสามารถแก้ไขข้อความเหล่านั้นให้เป็นข้อความที่ถูกต้อง รวมถึงสามารถลบข้อความที่ส่งออกไปได้แล้ว โดยมีวิธีการดังนี้ วิธีแก้ไขข้อความ1. การใช้งาน Google Chat บน Mobile ให้แตะที่ข้อความที่ต้องการ / บนคอมพิวเตอร์ให้วางเมาส์บนข้อความที่ต้องการ2. เลือก Edit3. แก้ไขข้อความตามต้องการ4. คลิก Update เพื่อบันทึก วิธีลบข้อความ1. การใช้งาน Google Chat บน Mobile ให้แตะที่ข้อความที่ต้องการ / บนคอมพิวเตอร์ให้วางเมาส์บนข้อความที่ต้องการ 2. เลือก Delete3. คลิก Delete เพื่อยืนยัน 3. เลือกตอบกลับเฉพาะข้อความที่ต้องการ หากในแชทนั้นมีการพูดคุยกันหลายคน หลายข้อความ หลายไอเดีย อาจจะก่อให้เกิดความสับสนหรือความเข้าใจในการตอบกลับที่คลาดเคลื่อนได้ บอกเลยว่ามีประโยชน์มาก คุณสามารถเลือกยกข้อความที่ต้องการเพื่อตอบกลับได้เลย โดยฟีเจอร์นี้สามารถใช้ได้ทั้งในส่วนของ Direct message, Group...

สร้าง Template เอกสารได้ง่าย ๆ ด้วยฟังก์ชัน Variable ใน Google Docs

September 5, 2023

หากคุณต้องการสร้าง Template ใน Google Docs บอกเลยว่าวิธีต่อไปนี้ง่าย สะดวก และรวดเร็วที่สุด ! จากเดิมที่คุณต้องคอยพิมพ์ข้อความลงบนเอกสารแล้วเว้นช่องว่างไว้เพื่อเติมข้อมูล ซึ่งบางทีเนื้อหาในบริบทนั้นอาจมีความกำกวมอยู่เล็กน้อย ทำให้ข้อมูลที่ถูกเติมลงไปนั้นยังไม่ใช่คำตอบที่คุณต้องการซะทีเดียว และนี่แหละคือเหตุผลที่พาคุณมายังบทความนี้ มาทำความรู้จักฟังก์ชัน Variable ใน Google Docs กัน ฟังก์ชัน Variable สามารถ… ✅ จัดระเบียบหน้ากระดาษได้✅ กำหนดข้อมูลคำตอบได้อย่างแม่นยำ✅ สร้าง Template สำหรับเอกสารภายในองค์กร จัดระเบียบหน้ากระดาษได้ กำหนดข้อมูลคำตอบได้อย่างแม่นยำ สร้าง Template สำหรับเอกสารภายในองค์กร ชื่อ Variable นี้อาจจะฟังดูยาก แต่เราขอท้าให้คุณลองทำไปพร้อม ๆ กับเรา แล้วจะรู้ว่าประโยชน์ของ Variable นั้นมีมากมาย มากกว่าที่ระบุไว้เสียอีก ! หากพร้อมแล้ว ไปสร้าง Templates ด้วย Variable ใน Google Docs กันเลย ! สร้าง Templates ใน Google Docs คุณต้อง… เปิด Google Docs สร้างเอกสารฉบับใหม่ พิมพ์เนื้อหาที่คุณต้องการสร้าง Templates ลงบนเอกสาร เช่น จดหมายขออนุมัติเบิกหรือจดหมายลา เป็นต้น จากนั้นเมื่อมีส่วนใดที่คุณต้องการเว้นช่องว่างไว้ให้ผู้กรอกข้อมูลเติมข้อมูลลงไป ให้คุณหยุดพิมพ์ก่อนแล้วอ่านต่อที่ข้อถัดไป สำหรับส่วนที่คุณต้องการเว้นไว้เพื่อกรอกข้อมูล ให้คุณพิมพ์ @ เลือก Variable 4. จากนั้นคุณจะต้องตั้งชื่อ Variable ซึ่งตรงนี้เราจะยกตัวอย่างเป็น ‘ชื่อและนามสกุล’ 5. เมื่อคุณคลิกสร้างเรียบร้อยแล้ว จะมีหน้าต่างด้านขวาปรากฏขึ้นดังรูปภาพด้านล่าง ซึ่งคุณสามารถแก้ไข ลบ และแทรกลงบนเอกสารเพื่อนำเข้า Variable ในจดหมายของคุณได้ตลอดเวลา 6. หากคุณกดแทรก (Insert)...

Generative AI คืออะไร ? ทำอะไรได้บ้าง ?

August 30, 2023

Generative AI คืออะไร ? Generative AI คือ แขนงหนึ่งของ Artificial Intelligence (AI) ที่มีความสามารถในการสร้างสรรค์สิ่งต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ วิดีโอ เสียง ข้อความ โมเดลสามมิติ และอื่น ๆ ตัวอย่างที่คุณสามารถเห็นได้ชัดคือ ChatGPT แน่นอนว่า 90% ของคนที่กำลังอ่านบทความนี้อยู่ คงเคยใช้งาน ChatGPT กันมาบ้างแล้ว และคงทราบวิธีการทำงานของ ChatGPT ว่าเป็น AI ที่สามารถตอบคำถามหรือให้ข้อมูลต่าง ๆ ได้เพียงแค่คุณพิมพ์ (Input) สิ่งที่คุณต้องการลงไปในระบบ จากนั้น Generative AI ใน ChatGPT ก็จะทำงานโดยการประมวลผลจากข้อมูลที่มีอยู่มาสร้างสรรค์เป็นคำตอบให้คุณได้เลยทันที หรืออีกตัวอย่างหนึ่งคือ Google Workspace ที่ไม่นานมานี้ Google ก็ได้ประกาศออกมาว่า จะมีการนำ Generative AI มาช่วยเพิ่มประสบการณ์ในการทำงานให้ผู้ใช้บริการสามารถสร้างสรรค์ผลงานได้ดียิ่งขึ้น เช่น การใช้ Generative AI ช่วยสร้างเอกสารและสร้างสไลด์นำเสนองานได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น จะเห็นได้ว่าตอนนี้หลายธุรกิจเริ่มมีการนำ Generative AI เข้ามาใช้งานกันแล้ว ซึ่งต้องบอกเลยว่า Generative AI จะไม่ใช่แค่เทรนด์ที่มาแล้วหายไปแต่อย่างใด แต่ Generative AI จะกลายเป็นเทคโนโลยีที่ผลักดันธุรกิจให้สามารถก้าวหน้าไปอย่างไม่สิ้นสุด ดังนั้นองค์กรใดที่นำ Generative AI เข้ามาปรับใช้จะสามารถสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้เร็วกว่าคู่แข่งอื่นในท้องตลาดอย่างแน่นอน Generative AI ทำอะไรได้บ้าง ? 1. ช่วยแนะนำไอเดียและสร้างสรรค์เนื้อหาที่แปลกใหม่ หากคุณเป็นสายคอนเทนต์ต้องบอกเลยว่า Generative AI นี้เกิดมาเพื่อคุณเลยนะ ! อย่าเข้าใจผิดว่า Generative AI จะมาแทนที่คุณได้ แต่ Generative AI จะมาช่วยสร้างสรรค์ผลงานของคุณให้ดียิ่งขึ้นต่างหาก เพราะเวลาใดที่คุณนึกไอเดียเกี่ยวกับงานไม่ออกหรือไม่รู้ว่าจะเริ่มโปรเจกต์อย่างไรและตรงไหนดี คุณสามารถใช้ Generative AI...

พาส่อง AI ใน Google Workspace ผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นอีกหลายเท่า

August 22, 2023

นาทีนี้ต้องยอมรับว่า AI มีบทบาทสำคัญในโลกปัจจุบันเป็นอย่างมากและเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวเรามากขึ้น เพราะถ้าลองสังเกตดีๆแทบจะอยู่ในทุกส่วนของชีวิตประจำวันเราไปแล้ว เช่น การปลดล็อคหน้าจอมือถือด้วยการแสกนใบหน้า การรักษาความปลอดภัยทางธุรกรรมการเงิน หรือแม้แต่อุปกรณ์สมาร์ทโฮมต่างๆ รวมไปถึง AI ยังเป็นที่นิยมใช้ในหลายๆสายงาน ไม่ว่าจะเป็นด้านการแพทย์ การบริการ เทคโนโลยีสารสนเทศและอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกได้มากขึ้นเลยทีเดียว Duet AI with Workspace แน่นอนว่า Google Workspace เอง ก็มีเทคโนโลยี AI เป็นของตัวเองเช่นกัน โดยใช้ชื่อเรียกว่า “Duet AI with workspace” ซึ่งจะเข้ามาทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยอัจฉริยะ ในการช่วยคิด ช่วยค้น และเนรมิตงานให้ออกมาได้อย่างน่าอัศจรรย์ เป็นอีกหนึ่งแรงสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานของคุณสะดวกและง่ายขึ้นอีกหลายเท่าตัว จากเดิมที่เราทำ collaboration ระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยเครื่องมือ Google Workspace แล้ว ทีนี้เราลองมา collaborate กับ AI กันบ้าง ดูซิว่าการทำงานของคุณจะเปลี่ยนไปขนาดไหน Duet AI ของ Google Workspace หน้าตาเป็นอย่างไร ? Duet AI จะปรากฎอยู่ที่แอปพลิเคชันการทำงานต่างๆ เช่น Gmail, Docs, Sheets, Slides และ Meet โดยจะมีหน้าที่และความสามารถพิเศษที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราจะพาทุกท่านไปดูกันว่า Duet AI มีหน้าที่อย่างไรในแต่ละแอปพลิเคชันบ้าง https://www.youtube.com/watch?v=6DaJVZBXETE&t=3s Gmail: Help me write มาทำให้การเขียนอีเมลของคุณง่ายขึ้น ด้วยตัวช่วยอย่าง “Help me write” ที่ช่วยคุณร่างอีเมล ตอบกลับ หรือแม้กระทั่งช่วยสรุปใจความสำคัญของอีเมลนั้นๆได้อีกด้วย ที่น่าสนใจก็คือในเวลาที่คุณจำเป็นต้องตอบอีเมลผ่านโทรศัทพ์มือถือที่อาจจะไม่สะดวกในการพิมพ์ เพียงแค่พิมพ์ขึ้นต้นสัก 2-3 คำ นอกนั้น AI ก็จะช่วยร่างประโยคนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ให้คุณได้เลยทันที Google Docs: Help me write นอกจาก Help...

3 เหตุผลที่ไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงาน ”แทน” อีเมลบริษัท

July 31, 2023

การทำงานด้วยอีเมลส่วนตัวเป็นทางเลือกหนึ่งของหลาย ๆ บริษัทที่ให้พนักงานได้ใช้ช่องทางของตัวเองสำหรับการทำงานในแต่ละวัน ถึงแม้ว่าวิธีการนี้จะให้ความสะดวกและสามารถลดต้นทุนได้ในระยะสั้น แต่หารู้ไม่ว่าการใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงานนั้นสามารถส่งผลเสียระยะยาวต่อบริษัทได้เลย ซึ่งหากปล่อยไว้จนบานปลายก็คงไม่ดีเท่าไหร่นักหากจะต้องมารื้อระบบการทำงานในภายภาคหน้า ดังนั้นเพื่อเป็นการเริ่มสร้างภูมิคุ้มกันให้บริษัทก่อนจะสายเกินแก้ เราจึงได้คัดเลือก 3 เหตุผลหลักที่คุณไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวทำงานแทนอีเมลบริษัท เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับผู้ที่กำลังเริ่มก่อตั้งบริษัทหรือกำลังใช้อีเมลแบบส่วนตัวอยู่ ให้เห็นภาพและทำความเข้าใจข้อจำกัดในการทำงานด้วยอีเมลแบบส่วนตัวมากขึ้นว่าส่งผลเสียต่อบริษัทอย่างไรบ้าง 1. อีเมลไม่มีความน่าเชื่อถือ ดูเหมือนมิจฉาชีพ ในฐานะผู้รับหากคุณได้รับอีเมลจาก AAA@gmail.com / BBB@hotmail.com หรือ CCC@yahoo.com คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าอีเมลนี้คืออีเมลจากคนในบริษัทที่คุณต้องการจะติดต่อจริง ๆ ? และอีเมลนี้ถูกส่งมาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือหรือไม่ ? ปลอดภัยที่จะเปิดเข้าไปอ่านมากแค่ไหน ? กว่าจะได้เปิดอีเมลต้องคิดวนไปวนมาอยู่หลายครั้งเลยใช่ไหมล่ะ ? ว่าจะอันตรายไหม จะเชื่อได้มากน้อยแค่ไหนในยุคที่มิจฉาชีพทางไซเบอร์ระบาดหนักขนาดนี้ และในกรณีที่คุณเป็นผู้ส่งเอง คุณอาจจะไม่ได้รับการติดต่อกลับจากคนที่คุณต้องการก็ได้เช่นกัน เนื่องจากอีเมลส่วนตัวของคุณเข้าข่ายเป็นอีเมลที่ไม่น่าเชื่อถือมากพอสำหรับการติดต่องานของบริษัท ทำให้คุณดูเหมือนมิจฉาชีพถึงแม้ว่าคุณจะไม่ใช่ก็ตาม ดังนั้นเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือคุณจึงควรใช้อีเมลสำหรับบริษัท (@company.co.th / .com) สำหรับการติดต่องานของบริษัทจึงจะเป็นวิธีที่เหมาะสมมากที่สุด 2. บริษัทไม่สามารถควบคุมและตรวจสอบข้อมูลได้ ในส่วนนี้จะเป็นเรื่องของข้อมูลและความปลอดภัย เนื่องจากตอนนี้ประเทศไทยเรามี พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือที่เราเรียกกันสั้น ๆ ว่า PDPA ซึ่ง พ.ร.บ. ฉบับนี้เป็นกฎหมายคอยปกป้องข้อมูลไม่ให้รั่วไหลออกไปโดยที่ไม่ได้รับอนุญาต หากคุณใช้อีเมลสำหรับบริษัท คุณจะสามารถตั้งค่าและตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้ เช่น การแชร์ข้อมูลต้องห้ามออกนอกบริษัท เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลหรือการถูกโจรกรรมข้อมูล ซึ่งหากใครที่มีการใช้งานบัญชีอีเมลบริษัทของ Google Workspace จะไม่ต้องเป็นกังวลเรื่องนี้เลย เพราะ Google นั้นมีระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้มาตรฐานระดับโลก แต่หากคุณใช้อีเมลส่วนตัวล่ะก็ คุณจะไม่มี Admin Console เหมือนกับอีเมลบริษัท ดังนั้นหากพนักงานคนไหนส่งข้อมูลอะไรออกไป คุณจะไม่สามารถควบคุมและตรวจสอบข้อมูลที่ถูกแชร์ออกไปได้นั่นเอง 3. พนักงานลาออก = ข้อมูลบริษัทหาย เมื่อพนักงานใช้อีเมลส่วนตัวในการติดต่องาน นั่นก็หมายความว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกรับ-ส่ง ก็จะถูกเก็บไว้ใน Drive ส่วนตัวของพนักงานคนนั้นเช่นกัน ดังนั้นแล้วหากพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออก ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะไม่ถูกโอนมายังบริษัทแต่อย่างใด หรือหากโอนย้ายจาก Drive มาได้ คุณก็จะไม่ใช่เจ้าของข้อมูลนั้นอยู่ดี ทำให้เวลาที่คุณจะเข้าไปตั้งค่าหรือเข้าไปใช้งานอาจจะไม่ค่อยสะดวกนัก ตัวอย่างเช่น พนักงาน A ต้องการจะลาออก จึงได้แชร์ไฟล์ทั้งหมดที่ตนมีให้บริษัท ซึ่งพนักงานคนอื่น...

Category: Google Workspace Updates TH

วิธีส่ง Appointment Schedule จองตารางนัดหมายให้ทันใจด้วย Gmail

พิมพ์งานเอกสารให้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย Building Block ใน Google Docs

8 ขั้นตอนสร้าง Appointment Schedule ใน Google Calendar

รวม SMART CHIPs ที่น่าสนใจบน Google Docs

อัปเดต Google Chat ใหม่ล่าสุด! ฟีเจอร์ใหม่ทำอะไรได้บ้าง?

สร้าง Template เอกสารได้ง่าย ๆ ด้วยฟังก์ชัน Variable ใน Google Docs

Generative AI คืออะไร ? ทำอะไรได้บ้าง ?

พาส่อง AI ใน Google Workspace ผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นอีกหลายเท่า

3 เหตุผลที่ไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวในการทำงาน ”แทน” อีเมลบริษัท

43 Thai CC Tower, 7Fl., Room 074, South Sathorn Rd., Yannawa Sathorn, Bangkok 10120

About Us

Career

Privacy Policy

Follow Us