Category: Google Workspace Updates TH

เมื่อองค์กรมีพนักงานลาออก สิ่งที่ต้องทำทันทีและสำคัญที่สุดคือการจัดการบัญชี Google Workspace เพราะการจัดการบัญชีผิดวิธีอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือปัญหาด้านกฎหมายได้ และเพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร คุณสามารถจัดการบัญชีได้ตามวิธีด้านล่างนี้ How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก 1. ปิดการเข้าถึงบัญชีทันที 1.1 ระงับการเข้าถึงบัญชี (Suspend) Demeter ICT แนะนำให้คุณกดระงับบัญชีในขั้นตอนแรกเพื่อให้ข้อมูลเดิมยังคงอยู่และสามารถจัดการได้ในลำดับถัดไป (ไม่ควรลบบัญชีทันทีเพราะข้อมูลจะหายถาวร) การระงับบัญชีดีอย่างไร? พนักงานที่ลาออกจะไม่สามารถล็อกอินเข้าใช้บัญชีเดิมได้ ข้อมูลเดิมใน Google Drive จะยังอยู่ครบถ้วน สามารถประมวลผลและใช้ข้อมูลเดิมได้ตามปกติ 1.2 ปิด Session และอุปกรณ์ที่เคยเชื่อมต่อ Sign out ออกจากทุกอุปกรณ์ ยกเลิก OAuth token ของแอปต่าง ๆ ระงับการเข้าถึงและล้างข้อมูลองค์กรออกจากอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD) (คลิกดูรายละเอียดคอร์สอบรม Admin เพื่อการจัดการและตั้งค่านโยบายต่าง ๆ ขององค์กรอย่างละเอียด) 2. โอนย้ายข้อมูลบน Google Drive ในบัญชีพนักงานนั้นมีข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น หนังสือสัญญา ไฟล์สินค้า ข้อมูลลูกค้า และอื่น ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย คุณสามารถดำเนินการได้ ดังนี้ โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของเอกสาร (Ownership Transfer) ให้กับหัวหน้าทีมหรือ Shared Drive สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดโดยใช้ Google Vault กำหนดนโยบายการเก็บรักษาและการระงับการใช้ข้อมูลให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA (ดูคอร์สอบรม PDPA ได้ที่นี่) 3. จัดการอีเมล ตั้งค่า Inbox ให้ส่งต่ออีเมลขาเข้าไปยังหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบคนใหม่ ตั้ง Auto-Reply เพื่อแจ้งผู้ติดต่อให้ทราบว่าอีเมลนี้ไม่มีคนใช้งานแล้ว มอบหมายสิทธิ์การเข้าถึงกล่องอีเมลไปยังหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง 4. ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อ เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากแพลตฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุญาต องค์กรควรถอนการติดตั้งแอป 3rd Party ที่เคยเชื่อมต่อในบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้ Google Workspace มักเชื่อมต่อกับแอปดังต่อไปนี้  ระบบ...

ในยุคนี้การสื่อสารผ่านอีเมลยังคงเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องเลือก “ระบบอีเมล” สำหรับองค์กรคุณอาจสับสนระหว่าง Email Hosting ทั่วไปและ Google Workspace ซึ่งทั้งสองนั้นมีความแตกต่างกันอย่างมาก ไม่ใช่แค่เรื่องของ “อีเมล” แต่เป็นเรื่องของ “ระบบการทำงาน” ทั้งหมด Email Hosting และ Google Workspace แตกต่างกันอย่างไร? Email Hosting เปรียบเสมือนคุณไป “เช่าห้องเปล่า” ซึ่งคุณจะได้รับพื้นที่ แต่คุณจะไม่ได้รับอุปกรณ์หรือเครื่องมืออื่น ๆ เพิ่มเติม เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ หรือเครื่องใช้ไฟฟ้า โดยคุณจะต้องจัดหาและจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง Google Workspace เปรียบเสมือนคุณ “เช่า Built-in Office” ที่มาพร้อมเฟอร์นิเจอร์ครบครัน พร้อมเข้าอยู่และทำงานได้ทันที มีทั้งอุปกรณ์สำนักงาน ห้องประชุม โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เย็น และอื่น ๆ ทำไม Email Hosting อย่างเดียวถึง “ไม่พอ” สำหรับธุรกิจ? ในมุมมองด้านธุรกิจการมีแค่อีเมลอาจไม่เพียงพอเพราะการทำงานในปัจจุบันต้องอาศัยเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อตอบโจทย์ในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การจัดเก็บไฟล์ การประชุม หรือการทำงานร่วมกัน ซึ่งโดยทั่วไปธุรกิจอาจต้องใช้แพลตฟอร์มอื่นร่วมด้วย เช่น Line, Google Drive, หรือ Zoom ปัญหาหลักที่ตามมาจากการใช้แพลตฟอร์มแยกกัน: 1. ความปลอดภัย (Security) การใช้หลายแพลตฟอร์มทำให้การกำหนดนโยบายความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลทำได้ยาก 2. การโอนย้ายข้อมูล (Data Transfer) การโยกย้ายหรือค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน 3. ความไม่ตอบโจทย์สำหรับธุรกิจ ฟังก์ชันการใช้งานและนโยบายอาจถูกออกแบบมาสำหรับผู้ใช้งานส่วนบุคคล (Personal) ไม่ใช่สำหรับการใช้งานในระดับองค์กร (Business) Google Workspace โซลูชันที่ครบจบในที่เดียว Google Workspace ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานทุกด้านในที่เดียว จึงเป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจ เพราะช่วยให้คุณสามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ: 1. การจัดการงานหลังบ้านที่ง่ายดาย สามารถกำหนดนโยบายความปลอดภัยได้อย่างชัดเจน ควบคุมการจัดการข้อมูลหลังบ้าน และสามารถกู้คืนไฟล์ได้ 2....

สำหรับ SMB ในประเทศไทยแล้ว Google Workspace ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานครบวงจรยอดนิยมขององค์กร ด้วยจุดเด่นเรื่องการใช้งานที่ง่าย สะดวก ทั้งอีเมล แชร์ไฟล์บนไดรฟ์ และการทำงานบนไฟล์งานร่วมกัน อีกทั้งการดูแลระบบก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย  แน่นอนว่าการเติบโตของทีมย่อมมาพร้อมกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการโจมตีแบบ Phishing การแชร์ข้อมูลผิดพลาด หรือการตั้งค่าระบบที่ไม่เหมาะสม ถึงแม้จำนวน User จะน้อยกว่า 100 คน การละเลยมาตรการความปลอดภัยอาจสร้างผลเสียร้ายแรงให้กับองค์กรได้ ดังนั้นองค์กรควรมีการวางแนวทางและบริหารจัดการอย่างสม่ำเสมอ มาดูกันว่า Admin ขององค์กรจะสามารถตั้งค่า IT Security อย่างไรได้บ้าง ? 1. จัดการสิทธิ์และการเข้าถึงอย่างรัดกุม เปิดใช้ 2-Step Verification (MFA) สำหรับทุกบัญชี   ปิด “Less secure app access” ใน Admin Console   จำกัดสิทธิ์ Admin (ผู้ดูแลระบบ) ให้เฉพาะคนที่จำเป็นต้องดูแลระบบเท่านั้น ไม่ควรให้สิทธิ์นี้กับพนักงานทั่วไป ปิดบัญชีพนักงานที่ลาออกทันที 2. ปกป้องอุปกรณ์ที่ใช้งาน จัดการอุปกรณ์ทั้งหมดผ่าน Device Management ที่ Google Workspace Admin Console ที่จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเห็นและควบคุมอุปกรณ์ที่เชื่อมเข้ากับบัญชี Google Workspace ขององค์กรทั้งหมด บังคับใช้รหัสล็อกหน้าจอ การเข้ารหัส และอัปเดตอัตโนมัติ ใช้ฟีเจอร์ Basic Mobile Management เพื่อสั่งลบบัญชีองค์กรในกรณีที่อุปกรณ์ของพนักงานสูญหาย 3. ความปลอดภัยในการแชร์ข้อมูล ตั้งค่าการแชร์ไฟล์เป็น “เฉพาะคนในองค์กร” เป็นค่าเริ่มต้น เปิดใช้ DLP (Data Loss Prevention) ใน Drive และ Gmail ใช้ Google Vault สำรองและเก็บเอกสารสำคัญ ตรวจสอบไฟล์ที่แชร์ภายนอกเป็นประจำ 4. ปกป้องอีเมลและการสื่อสาร เปิดใช้งาน Phishing...