Author: Dutrudee Chamapinan

Google Drive มีฟีเจอร์หลัก คือ สามารถแชร์ไฟล์และกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงเอกสารได้ แต่รู้หรือไม่ว่าหากเป็นบัญชีของ Google Workspace คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุในการเข้าถึงไฟล์ได้ ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่บัญชีแบบ Gmail ธรรมดาไม่มี  วิธีตั้งวันหมดอายุใน Google Drive เปิด Google Drive ขึ้นมา คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการจะแชร์ จากนั้นคลิก Share   2. เพิ่มที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงาน จากนั้นคลิก Send    3. จากนั้นคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ และคลิก Share อีกครั้ง   4. แก้ไขสิทธิ์เข้าถึงที่อยู่ข้างหลังอีเมลเพื่อนร่วมงาน จากนั้นเลือก Give Temporary Access    5. จากนั้นกำหนดวันและเวลาที่จะสิ้นสุดการให้เข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ และกด Done 6. เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น ซึ่งเมื่อเลยวันที่กำหนดไว้ บุคคลนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ เหมาะสำหรับใช้กับทีมชั่วคราว พนักงานสัญญาจ้างชั่วคราว หรือนักศึกษาฝึกงาน Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจ Google Workspace 02 030 0066...

จะทำอย่างไร เมื่ออีเมลที่ต้องส่งนั้นเป็นข้อมูลลับสุดยอด แต่คุณกลัวที่จะถูก Copy หรือเผยแพร่ต่อ Gmail มีโหมดข้อมูลลับ ที่คุณสามารถตั้งวันและเวลาทำลายอีเมลนั้นได้อัตโนมัติและไม่สามารถ Copy หรือ Download ข้อมูลในอีเมลได้  โหมดข้อมูลลับ เปิดเข้าไปที่ Gmail คลิก Compose อีเมลหรือเขียนอีเมล   2. จากนั้นหน้าต่างเขียนอีเมลจะเปิดขึ้นมา คลิกที่แถบเมนูด้านล่างตรงไอคอน เปิด/ปิด โหมดข้อมูลลับ   3. เมื่อเข้าสู่โหมดข้อมูลลับ จะสามารถเลือกได้ว่า อีเมลฉบับนี้จะหมดอายุภายในวันไหน เช่น 1 วัน, 1 สัปดาห์   4. สามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้ามาดูอีเมลได้ โดยผู้รับจะได้รหัสผ่านทาง SMS (แต่ในประเทศไทยยังไม่รองรับ จึงไม่สามารถตั้งค่าได้ เบื้องต้นให้ตั้งค่า No SMS passcode )   5. กดบันทึก 6. จากนั้นอีเมลฉบับนี้ก็จะเซ็ตวันหมดอายุขึ้นมา โดยสามารถใส่เนื้อหาหรือแนบไฟล์ได้ตามต้องการ และจะทำลายตัวเองทันทีหลังวันและเวลาที่ตั้งค่า    7. ผู้ที่ได้รับอีเมลฉบับนี้จะสามารถเปิดดูได้ตามระยะวันเวลาที่คุณตั้งค่า และไม่สามารถ Copy หรือ Download ออกไปได้ อย่างไรก็ตาม ในโหมดนี้ยังไม่สามารถป้องกันให้ผู้รับอีเมลถ่ายภาพหรือแคปหน้าจอ ดังนั้นการส่งหรือรับอีเมลก็ควรต้องระมัดระวังป้องกันไม่ให้ใครสามารถถ่ายข้อมูลออกไปได้ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจ Google Workspace 02 030 0066...

กลับมาอีกครั้งกับสถานการณ์โควิด 19 ที่เมื่อต้นปียังไม่ทันหาย การแพร่ระบาดก็กลับมาซ้ำยิ่งกว่าเดิม ด้วยยอดผู้ติดเชื้อที่สูงกว่าทุกครั้งที่ผ่านมา ทำเอาหลายคนไม่กล้าออกไปไหน และหลายองค์กรต้องกลับไป WFH อีกครั้ง  วันนี้เราจะพาทุกท่านไปรู้จักกับเครื่องมือ Google Workspace ที่ไม่ว่าจะเกิดสถานการณ์การแพร่ระบาดรอบไหน ก็ไม่สามารถ Disrupt การทำงานได้ เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานทั้งหมดได้รวมไว้ให้แล้ว ครบจบในที่เดียว และออนไลน์ ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม   เรามาเริ่มจาก เครื่องมือที่ใช้ติดต่อสื่อสาร การประชุมออนไลน์ การติดตามงาน และการเข้าถึงข้อมูลองค์กร  1. ติดต่อสื่อสารไม่ขาดหาย Gmail บริการอีเมลที่มาพร้อมกับโดเมนขององค์กรเอง ยกตัวอย่างเช่น name@yourcompany ทำให้การติดต่องานมีความน่าเชื่อถือ และไม่เพียงแต่การรับส่งอีเมลเท่านั้น ในหน้า Gmail ยังรวบรวมเครื่องมือสื่อสารไว้ อย่าง Google Chat ที่เป็นห้องแชทไว้ติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งสามารถแชทได้แบบส่วนบุคคล หรือสร้างเป็นกลุ่ม เพื่อพูดคุยและติดตามงานกันเป็นทีม หรือแผนก ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ปะปนกับแชทส่วนบุคค 2. ประชุมออนไลน์ไม่ต้องเข้าออฟฟิศ Google Meet เป็นเครื่องมือที่รู้จักกันดีในช่วงนี้ เพราะหลายองค์กรใช้เพื่อการประชุมออนไลน์หรือก็คือการ Video Conference กันนั่นเอง โดยความสามารถเปลี่ยนพื้นหลัง สร้างโพล หรือสร้าง Q&A ได้ ความสามารถของ Google Meet ก็ได้พัฒนาอย่างต่อเนื่องทำให้มีฟีเจอร์ออกมามากมายเพื่อรองรับการทำงานแบบใหม่ที่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเดินทางไปประชุม 3. ติดตามงานเรียลไทม์ Docs, Sheets, Slides 3 เครื่องมือนี้ใช้สำหรับการสร้างเอกสารออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของเอกสาร สเปรดชีต หรือการนำเสนอ โดย Google Workspace ได้นำ AI เข้ามาเพื่อช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็วขึ้น อย่างใน Sheets ที่มีข้อมูลเยอะ ๆ คุณสามารถใช้ AI ประมวลผลข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์ได้ทันที  และเอกสารเหล่านี้สามารถแชร์ให้เพื่อนร่วมงานโดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ตามต้องการ และจุดเด่นอีกอย่างหนึ่งที่สำคัญคือ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์สูงสุด 100 คน 4. พื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ Google Drive ใน Google Workspace มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้คุณเริ่มต้นถึง...

สำหรับลูกค้า Google Workspace ทาง Google Meet ได้อัปเดตดีไซน์การใช้งานใหม่ ทุกอุปกรณ์เคลื่อนที่ไม่ว่าจะเป็นบน IOS หรือ Android โดยสามารถปรับช่องแสดงผลวิดีโอของคนในที่ประชุมได้ เพื่อให้คุณประชุมออนไลน์สะดวกและมีการใช้งานใกล้เคียงกับบนเบราว์เซอร์มากขึ้น  บนโทรศัพท์    วิดีโอของผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรับให้เห็นได้มากสุด 8 ช่อง บนแท็บเล็ตและไอแพด วิดีโอของผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรับให้เห็นได้มากสุด 48 ช่อง   เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ อยู่ที่ไหนก็สามารถประชุมออนไลน์ได้ทุกที่ด้วย Google Meet แอปพลิเคชันจาก Google Workspace เหมาะสำหรับองค์กรในยุคนี้ Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ ราคาแพ็กเกจ Google Workspace 02 030 0066...

หากท่านที่กำลังมีข้อสงสัยอยู่ในใจว่า Google Workspace หรือ Microsoft 365 แบบไหนที่จะเหมาะกับเป็นเครื่องมือการทำงานในองค์กรมากกว่ากัน หรือแบบไหนที่จะคุ้มค่ามากกว่ากันนะ วันนี้เราจะมาเปรียบเทียบให้ท่านคลายข้อสงสัยและเลือกคำตอบที่ใช่ของธุรกิจว่าระหว่าง  Google Workspace หรือ Microsoft 365 สิ่งไหนจะตอบโจทย์องค์กรและใช่มากที่สุด Google Workspace เป็น Product ของ Google  Microsoft 365 เป็น Product ของ Microsoft ทั้ง 2 เครื่องมือนี้เป็น Product ที่มาจากค่ายยักษ์ใหญ่และเป็นที่รู้จักกันดี รวมถึงมีจุดเด่นที่เหมือนกันคือ การทำงานบน Cloud ที่ทุกอย่างจะเป็นแบบออนไลน์ และมีประโยชน์หลัก ๆ คือ อีเมลองค์กร การทำงานในเรื่องของเอกสารแบบเรียลไทม์ การจัดเก็บข้อมูล การประชุมออนไลน์ และความปลอดภัย เอาล่ะ ถ้าเหมือนกันขนาดนี้ แล้วอันไหนล่ะที่ตอบโจทย์มากที่สุด ? ขอบอกไว้ก่อนว่าในความเหมือนกันก็ยังมีข้อแตกต่างอยู่บ้าง ซึ่งจะเป็นอย่างไร ไปดูกันเลย ดีไซน์ภาพรวม ทั้ง 2 ได้ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานระดับองค์กรเพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ แต่ดีไซน์เครื่องมือและความสะดวกสบาย รวมถึงการใช้งาน Google Workspace ก็คงจะได้เปรียบกว่า เพราะไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ เพียงแค่มีเว็บเบราว์เซอร์ก็เข้าทำงานได้แล้ว รวมถึงคอนเซปที่ว่า Everything you need to get anything done, Now in one place ตามชื่อเขาก็บอกแล้วว่า ทุกอย่างที่ต้องใช้ทำงาน รวมอยู่ในที่เดียว! ซึ่งมันก็รวบรวมอยู่ในที่เดียวจริง ๆ นะ ถ้าคุณเข้าหน้า Gmail ไปแล้ว ไม่ว่าจะส่งอีเมล แชท ประชุมออนไลน์ ก็อยู่ในหน้านี้โดยไม่ต้องสลับไปมา หรือจะไปแอปพลิเคชันอื่นก็แค่คลิกเดียวเท่านั้น แล้วหน้าตาบนโทรศัพท์ล่ะ เป็นอย่างไร ? ถ้าพูดถึงบนแอปทั้ง IOS และ Android Google Workspace มีการออกแบบอินเทอร์เฟซที่สวยงาม...

หลายครั้งที่เรามักจะส่งเมลผิด ลืมเนบเอกสารบ้าง ลืมชื่อเรื่องบ้าง ด้วยเหตุนี้เอง Gmail ได้ออกฟีเจอร์ที่เรียกได้ว่าถูกใจหลาย ๆ คนทำงานแน่นอน นั่นก็คือ การยกเลิกอีเมล (Undo Send) นั่นเอง ซึ่งวิธีตั้งค่านั้นง่ายมาก ๆ โดยที่เราก็สามารถทำได้เอง เราไปเริ่มกันเลย!  วิธีตั้งค่า เข้าไปที่ Gmail.com ไปที่รูปฟันเฟือง (Setting) > คลิก See All Setting 3. เมื่อเข้ามาในหน้า Setting แล้ว ไปตรง Undo Send ตรง Undo Send สามารถกำหนดระยะเวลาที่สามารถยกเลิกได้หลังส่งอีเมลไปแล้ว ได้ตั้งแต่ 5 – 30 วินาที เลื่อนลงมาล่างสุดและกด Save Change เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว เวลาส่งอีเมลจะพบว่าเราสามารถกด Undo หรือยกเลิกอีเมลได้ ซึ่งระยะเวลาให้กด Undo ก็เป็นไปตามที่ตั้งค่าไว้  เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถกดยกเลิกอีเมลที่ผิดได้แล้ว ทางที่ดีควรตรวจสอบเนื้อหาและผู้รับให้ถูกต้อง แต่หากพลาดจริง ๆ Gmail ก็สามารถกดยกเลิกได้ โดยทำตามขั้นตอนที่เราบอกได้เลย  Google Workspace เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ รายละเอียดแพ็กเกจ 02 030 0066...

ในยุคนี้ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าทุกธุรกิจจะต้องใช้อีเมลในการติดต่องาน อย่างอีเมลแบบแมส ๆ ที่เรารู้จักกันทั่วไปก็คงหนีไม่พ้น Gmail หรือ Hotmail และองค์กรของคุณก็น่าจะคุ้นชินกับการใช้งานพวกนี้อยู่แล้ว คงเริ่มคิดกันแล้วว่าจะต้องเสียเงินให้กับระบบอีเมลองค์กรไปทำไมในเมื่อของฟรีก็ดีอยู่แล้ว ซึ่งบางอย่างที่จ่ายไปย่อมดีกว่าของฟรีจริงไหมล่ะ  คุณลองนึกภาพตามถ้าบริษัท A ใช้อีเมล aa@gmail.com กับบริษัท B ใช้อีเมล aa@goodbrand.co.th ติดต่องาน เริ่มมองเห็นความต่างหรือเอ๊ะ? ขึ้นมาในใจกันบ้างหรือยัง ตรงข้างหลัง @ หรือที่เราเรียกกว่าโดเมนเนี่ยแหละที่ต่างกัน บริษัท B สามารถมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเอง ต่างจาก A ที่เป็นบริษัทอะไรก็ไม่รู้ จำไม่ได้ และคุณเริ่มรู้สึกไหมว่าการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรตัวเองเนี่ยเจ๋งขนาดไหน  แต่มันยังไม่จบแค่นี้ ระบบอีเมลองค์กรหรือที่หลายคนเรียกว่าอีเมลแบบเสียเงินเนี่ยมันดียังไง เราจะค่อย ๆ เริ่มกันทีละข้อ  องค์กรมีตัวตนและมีความน่าเชื่อถือ แน่นอนว่าเปรียบเทียบบริษัท A และ B ข้างตนขึ้นมา สิ่งแรกที่อยากจะบอกก็คือ การมีระบบอีเมลองค์กรจะสามารถกำหนดชื่อโดเมนเองได้ เช่น sales@yourcompany.co.th ซึ่งการมีโดเมนเป็นชื่อองค์กรจะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น และองค์กรที่คุณจะต้องส่งอีเมลติดต่องานก็สามารถจดจำคุณได้ง่ายขึ้น เป็นเหมือนการตลาดไปในตัวที่จะทำให้คนอื่นจดจำโดยไม่ต้องเสียเงินเยอะ ๆ เพื่อสร้าง Awareness เลย ความปลอดภัยอีเมลด้วยมาตรฐานระดับโลก มาตรฐานระดับโลกอาจะดูเวอร์วังอลังการ แต่ Server ที่ให้บริการอย่าง Google Workspace มีใบรับรองมาตรฐานระดับโลกมากมาย และมี Server ที่มีความเสถียรสูง เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ป้องกันการโจมตี อีเมลขยะ สแปม ได้ถึง 99% ถ้าหากอีเมลที่คุณใช้ยังเจอสแปมหรือยังล่มอยู่บ่อย ๆ ละก็ขอให้คิดใหม่อีกทีว่าควรหันมาใช้ระบบอีเมลองค์กรได้หรือยัง จัดการหลังบ้านง่าย ๆ พนักงานลาออกข้อมูลไม่ออกตาม หลังบ้านที่ว่าก็คือ พนักงานในองค์กรนั่นเอง ส่วน Admin องค์กรสามารถตั้งให้ฝ่าย IT เป็นคนดูแลที่สามารถจัดการ ลบ แก้ไข เพิ่มบัญชีพนักงาน และคอยเป็นเหมือนกล้องวงจรปิด มอนิเตอร์ให้องค์กรคุณดูว่าใครกำลังจะขโมยความลับขององค์กรส่งไปให้คู่แข่งของคุณ ฟังดูน่ากลัว แต่ถ้าหากมีจริง ๆ ขึ้นมา ระบบอีเมลองค์กรสามารถตรวจสอบได้ และถ้ามีพนักงานลาออกไป โปรเจคสำคัญ ๆ ที่อยู่ในอีเมลก็ไม่สามารถเอาไปด้วยได้  หรือถ้าลืมรหัสผ่านอีก...

ในช่วงที่หลาย ๆ ธุรกิจกำลังให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นหลัก การมี Feedback หรืออินไซด์บางอย่างของลูกค้า จะนำไปสู่การสื่อสาร หรือการนำเสนอสินค้าและสร้างสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้ดียิ่งขึ้น การเก็บข้อมูลเหล่านั้นจะไม่ยาก หากคุณรู้จักกับ Google Forms  เครื่องมือที่เรียกว่า Google Forms เป็นหนึ่งเครื่องมือการทำงานใน Google Workspace ที่สามารถทำเป็นแบบสอบถามออนไลน์ได้ ซึ่งจุดเด่นหลัก ๆ ใน Form มีดังนี้  ง่ายต่อการออกแบบหรือเปลี่ยน Theme สีสันให้เข้ากับโปรเจคนั้น ๆ การสร้างคำถามมีตัวเลือกครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็น Checkbox, Short Answer, Multiple Choice  แบบสอบถามสามารถส่งให้กับลูกค้าได้ทุกช่องทางไม่ว่าจะเป็นอีเมล โซเชียลมีเดีย หรือเว็บไซต์ คำตอบของลูกค้าจะบันทึกลงใน Spreadsheets อัตโนมัติแบบเรียลไทม์  Form จะสรุปข้อมูลเป็นกราฟและแผนภูมิวงกลมอัตโนมัติ ทีมสามารถสร้างแบบสอบถามร่วมกันและสามารถดูข้อมูลได้เหมือนกัน  ตัวอย่างของบริษัที่ประสบความสำเร็จในการเก็บ Feedback ลูกค้าด้วย Google Form บริษัท Tech Company สามารถรวบรวม Feedback สินค้าจากลูกค้าทั่วโลกได้อย่างรวดเร็ว Tech Company เป็นบริษัทที่เกี่ยวกับการสร้างคอมพิวเตอร์ที่ทุกคนสามารถสร้างและเขียนโค้ดได้เอง บริษัทเติบโตไปทั่วโลกอย่างรวดเร็ว โดยจัดส่งสินค้าไปยัง 87 ประเทศ จากนั้นบริษัทก็ได้ตระหนักว่าพวกเขาไม่มีวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า เพื่อช่วยให้บริษัทเติบโตมากขึ้น บริษัทเลยตัดสินใจส่งแบบสำรวจข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าโดยใช้ Google Forms ทีมงานในโปรเจคนี้ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างแบบฟอร์มใน 45 นาที จากนั้นพวกเขาก็ส่งอีเมลแบบสำรวจไปยังลูกค้า 13,000 ราย ภายใน 12 ชั่วโมง พวกเขาได้รับคำตอบ 1,000 รายการใน Spreadsheet ชีตเดียว ซึ่งทางทีมงานสามารถตรวจสอบและสรุปข้อมูลอัตโนมัติได้แบบรวดเร็ว ผลลัพธ์ ทีมสามารถสร้างและส่งแบบสำรวจได้อย่างรวดเร็วและราบรื่นโดยได้รับคำตอบกลับ 7% ในวันแรก บริษัท สามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าลูกค้ารับรู้ผลิตภัณฑ์ของตนอย่างไร ผลลัพธ์ของการใช้ Google Forms ไม่เพียงแต่ได้ข้อมูลของลูกค้า ยังลดเวลาและขั้นตอนการทำงานที่จากเดิมจะต้องส่งแบบสำรวจทางจดหมาย หรือยืนคอยลูกค้าเพื่อถามข้อมูล การมีเครื่องมืออย่าง Google Forms สามารถเก็บข้อมูลของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว สามารถนำไปสู่การทำงานเพื่อการวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ...