Author: Dutrudee Chamapinan

10 ข้อที่คุณต้องรู้หากคุณใช้ Google Workspace เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ  1. สื่อสารครบจบที่เดียวใน Gmail Google Workspace ได้รวมเอาช่องทางการสื่อสารทั้งหมดเข้ามาไว้ที่หน้า Gmail ที่เดียว เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และเข้าถึงได้ทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือแท็บเล็ต  การใช้งานในหน้า Gmail จะไม่ได้มีเพียงแค่รับส่งเมลเท่านั้น แต่ยังมีห้องแชท (Google Chat) และการประชุมทางวิดีโอ (Google Meet) ทำให้คุณสามารถสื่อสารครบจบที่เดียวโดยที่ไม่ต้องสลับหน้าต่างหรือย้ายแอปให้ยุ่งยาก หากไม่พบ Google Chat และ Meet ให้ตรวจสอบการตั้งค่า Gmail และสามารถเปิดใช้งานได้ที่แถบ Chat and Meet ได้เลย ดูข้อมูลเพิ่มเติม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารในกลุ่ม 2. แชทตัวต่อตัวหรือกลุ่ม ได้ง่ายยิ่งขึ้น ใช้ Google Chat ส่วนตัวเพื่อการสนทนาแบบตัวต่อตัวอย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงาน หรือสร้างกลุ่มแบบเป็นกันเองและแชทกับหลาย ๆ คนได้พร้อมกันในหน้า Gmail ทางด้านขวา เรามาดูกันเลยว่าในหน้าต่าง Chat กับ Room คืออะไร Chat: เป็นช่องส่งข้อความส่วนตัวเพื่อสนทนาอย่างรวดเร็วและใช้ Bot เพื่อค้นหาข้อมูลและทำงานแบบอัตโนมัติได้ * หมายเหตุ: หากใช้ Gmail จากที่ทํางานหรือสถานศึกษา คุณอาจไม่เห็น Bot หากผู้ดูแลระบบ G Suite ปิดใช้ Bot ให้กับองค์กร และสร้างห้องแชทสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างเป็นทางการมากขึ้น เพื่อเป็นพื้นที่ให้ทีมได้ร่วมกันดำเนินโครงการ ในห้องแชท ทีมจะมีชุดข้อความที่เรียกว่าการสนทนาในหัวข้อต่าง ๆ ได้ในห้องเดียว และทุกคนที่ถูกเพิ่มไปยังห้องแชทก็จะดูประวัติการสนทนาเพื่อติดตามการพูดคุยก่อนที่ตนจะเข้ามาได้ ปักหมุด (Pin) คนหรือห้องแชทที่คุณติดต่อด้วยบ่อย ๆ ไว้ที่ด้านบนของรายการเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา Rooms: สร้างพื้นที่ทำงานสำหรับโครงการหรือทีมของคุณที่มีข้อความแชท เอกสาร และงานที่ใช้ร่วมกัน แก้ไขเอกสารไปพร้อมกับสตรีมแชท ดูข้อมูลเพิ่มเติม :  ห้องแชทและข้อความกลุ่ม 3. นัดหมาย เริ่ม และเข้าร่วมการประชุมได้ผ่านหน้า...

เตรียมตัวให้พร้อมกับ Google Chat ที่จะมาแทนที่ Google Hangouts ในปีหน้า แต่อย่าพึ่งตกใจไปเพราะการใช้งานยังคงคอนเซปเหมือนเดิม คือ เป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสาร และสามารถรับส่งข้อความภายในองค์กรหรือนอกองค์กรได้อย่างปลอดภัย ไม่เปลืองพื้นที่ ซึ่งทาง Google ได้ทำการเปลี่ยนชื่อตัวแอปพลิเคชัน มีการปรับเปลี่ยนหน้าตาการใช้งานให้สวยงามมากขึ้น พร้อมทั้งมีฟีเจอร์ที่เป็นมากกว่าแชทธรรมดา เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เมื่อเปลี่ยนจาก Google Hangouts ไปยัง Google Chat ทาง Google จะสำรองข้อมูลประวัติการแชททั้งหมด โดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย มีฟีเจอร์อะไรเพิ่มขึ้นมาบ้างใน Google Chat 1. แชทได้ทันทีเมื่ออยู่หน้า Gmail สามารถใช้งานแอปพลิเคชัน Google Chat ได้โดยตรงจากหน้า Gmail ทั้งในหน้าเว็บและบนโทรศัพท์ โดยที่ไม่ต้องโหลดแอปแยก ซึ่งคงคอนเซปของ Google Workspace ที่รวมเครื่องมือทุกอย่างไว้ในหน้าเดียว เพื่อให้การสื่อสารของคุณนั้นต่อเนื่องไม่ว่าจะเป็นการรับส่งอีเมล การติดต่อคน รวมถึงการประชุมก็สามารถสร้าง Google Meet ในแชทได้เลยทันที 2. แชทเดี่ยวและกลุ่มแยกกันอย่างชัดเจน ใน Google Chat แยกแชทเดี่ยวและกลุ่มอย่างชัดเจน ซึ่งหน้าต่าง Chat คือ แชทเดี่ยว เป็นช่องส่งข้อความส่วนตัว เพื่อสนทนาอย่างรวดเร็วและใช้ Bot เพื่อค้นหาข้อมูลและทำงานแบบอัตโนมัติได้ หน้าต่าง Room คือ แชทกลุ่มหรือสร้างพื้นที่ในการทำงานกับทีมของคุณโดยจะมีหน้าต่างของข้อความแชท ไฟล์เอกสาร และงานที่ใช้ร่วมกัน สามารถแก้ไขเอกสารไปพร้อมกับสตรีมแชท ทั้งนี้ยังสามารถปักหมุดแชทที่คุยเอาไว้คุยบ่อย ๆ ได้อีกด้วย 3. Status บอกสถานะ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้รู้ว่าคุณนั้นสะดวกตอบข้อความหรือไม่ โดยเบื้องต้นจะขึ้นเป็น Active คือ กำลังใช้งานอยู่และคุณสะดวกในการตอบแชทได้ หากคุณกำลังประชุมหรือติดงานอื่น ๆ เพื่อนของคุณจะรับรู้ได้หากคุณเลือก Do not Disturb คือ ห้ามรบกวนและการแจ้งเตือนข้อความก็จะไม่ขึ้นแสดงรบกวน ส่วน Away คือ คุณนั้นไม่ได้ใช้งานอยู่ นอกจากนี้ถ้าเราลาและลงใน Calendar ทาง Google...

หลังจากที่ Google ได้ทำการรีแบรนด์ G Suite ซึ่งเปลี่ยนไปเป็น Google Workspace ก็ได้ออกฟีเจอร์หลาย ๆ อย่างมาเป็นที่น่าสนใจและตรงกับคอนเซปกับการทำงานร่วมกันที่ชัดเจนอย่าง “Everthing you need to get anything done, Now in one place” ซึ่ง Google พยายามจะสื่อออกมาว่า ได้รวมเครื่องมือทุกอย่างที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว และมีฟีเจอร์อะไรบ้างที่คุณห้ามพลาด ไปดูกันเลย 1. Gmail ที่เป็นมากกว่าการรับส่งอีเมล ใน Google Workspace ได้รวบรวมฟีเจอร์ของเครื่องมือสื่อสารมาไว้ในหน้า Gmail ทั้งหมด ซึ่งนอกจากการรับส่งอีเมลแล้ว ในหน้า Gmail ยังมี Chat และ Google Meet ที่เอาไว้ให้คุณนั้นสื่อสารหรือประชุมกับคนภายในองค์กรและนอกองค์กรได้ง่าย ๆ โดยไม่ต้องสลับหน้าต่าง หรือเป็นในอุปกรณ์อื่น ๆ ก็ไม่ต้องสลับแอปไปมา เรียกได้ว่า สื่อสารครบจบในที่เดียว  2. นัดหมายไม่สะดุด พร้อมประชุมทุกเมื่อ Calendar ที่สามารถสร้างการนัดหมายและส่งผ่านอีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณ พร้อมฟีเจอร์ที่ลงการนัดหมายนั้นไปยังปฎิทินของเพื่อนร่วมงานคุณได้ทันที ทั้งนี้ยังสามารถแนบลิงก์ Video Conference ของ Google Meet พร้อมรายละเอียดการประชุม โดยที่คุณนั้นไม่ต้องส่งเอกสารให้วุ่นวาย และไม่พลาดต่อการนัดหมายทุกครั้ง นอกจากนี้คุณยังสามารถรู้ได้อีกด้วยว่าเพื่อนร่วมงานของคุณคนไหนที่ลา หรือติดนัดหมายอื่น ๆ  3. ความยืดหยุ่นต่อการทำงานแบบเรียลไทม์ เครื่องมือสร้างเอกสารและข้อมูลอย่าง Docs, Sheets, Slides ที่มีฟีเจอร์เห็นได้ชัดคือ ทุกคนสามารถเข้าร่วมแก้ไขข้อมูลได้สูงสุด 100 คน และในการทำงานยังสามารถดึงข้อมูลไปใช้ด้วยกันได้อีกด้วย เช่น การนำเสนอข้อมูลที่ตัวเลขเยอะ ๆ เราต้องการให้เห็นเป็นกราฟ สามารถดึงข้อมูลจาก Sheets ไปยัง Slides เพื่อการนำเสนองานที่สวยงามได้  4. ลูกเล่นใหม่ ๆ ใน Google Meet เพื่อให้การประชุมของคุณไม่น่าเบื่อ Google...