เมื่อองค์กรมีพนักงานลาออก สิ่งที่ต้องทำทันทีและสำคัญที่สุดคือการจัดการบัญชี Google Workspace เพราะการจัดการบัญชีผิดวิธีอาจทำให้เกิดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือปัญหาด้านกฎหมายได้ และเพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร คุณสามารถจัดการบัญชีได้ตามวิธีด้านล่างนี้ How to: ขั้นตอนและวิธีจัดการบัญชี Google Workspace เมื่อพนักงานลาออก 1. ปิดการเข้าถึงบัญชีทันที 1.1 ระงับการเข้าถึงบัญชี (Suspend) Demeter ICT แนะนำให้คุณกดระงับบัญชีในขั้นตอนแรกเพื่อให้ข้อมูลเดิมยังคงอยู่และสามารถจัดการได้ในลำดับถัดไป (ไม่ควรลบบัญชีทันทีเพราะข้อมูลจะหายถาวร) การระงับบัญชีดีอย่างไร? พนักงานที่ลาออกจะไม่สามารถล็อกอินเข้าใช้บัญชีเดิมได้ ข้อมูลเดิมใน Google Drive จะยังอยู่ครบถ้วน สามารถประมวลผลและใช้ข้อมูลเดิมได้ตามปกติ 1.2 ปิด Session และอุปกรณ์ที่เคยเชื่อมต่อ Sign out ออกจากทุกอุปกรณ์ ยกเลิก OAuth token ของแอปต่าง ๆ ระงับการเข้าถึงและล้างข้อมูลองค์กรออกจากอุปกรณ์ส่วนตัว (BYOD) (คลิกดูรายละเอียดคอร์สอบรม Admin เพื่อการจัดการและตั้งค่านโยบายต่าง ๆ ขององค์กรอย่างละเอียด) 2. โอนย้ายข้อมูลบน Google Drive ในบัญชีพนักงานนั้นมีข้อมูลสำคัญมากมาย เช่น หนังสือสัญญา ไฟล์สินค้า ข้อมูลลูกค้า และอื่น ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ข้อมูลสูญหาย คุณสามารถดำเนินการได้ ดังนี้ โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของเอกสาร (Ownership Transfer) ให้กับหัวหน้าทีมหรือ Shared Drive สร้างระบบจัดเก็บข้อมูลตามระยะเวลาที่กำหนดโดยใช้ Google Vault กำหนดนโยบายการเก็บรักษาและการระงับการใช้ข้อมูลให้เป็นไปตามกฎหมาย PDPA (ดูคอร์สอบรม PDPA ได้ที่นี่) 3. จัดการอีเมล ตั้งค่า Inbox ให้ส่งต่ออีเมลขาเข้าไปยังหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบคนใหม่ ตั้ง Auto-Reply เพื่อแจ้งผู้ติดต่อให้ทราบว่าอีเมลนี้ไม่มีคนใช้งานแล้ว มอบหมายสิทธิ์การเข้าถึงกล่องอีเมลไปยังหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง 4. ตรวจสอบแอปที่เชื่อมต่อ เพื่อป้องกันการเข้าถึงจากแพลตฟอร์มที่ไม่ได้รับอนุญาต องค์กรควรถอนการติดตั้งแอป 3rd Party ที่เคยเชื่อมต่อในบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้ Google Workspace มักเชื่อมต่อกับแอปดังต่อไปนี้ ระบบ...
Continue reading
