เลือกอ่านหัวข้อที่คุณต้องการได้เลย!
Kanban Boards คืออะไร?
Kanban Boards คือ เครื่องมือที่ช่วยจัดการงานทั้งหมดของโปรเจกต์หรือของบุคคลนั้น ๆ เป็นเหมือนกระดานที่แบ่งออกเป็นคอลัมน์ เพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของแต่ละงาน โดยแต่ละงานจะถูกแสดงเป็นการ์ด (Card) ที่ระบุรายละเอียดของงาน เช่น ชื่องาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา เป็นต้น ช่วยให้ทีมมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ระบุคอขวดที่กำลังเป็นอุปสรรค และจัดลำดับความสำคัญของงาน การ์ดเหล่านี้จะถูกย้ายไปตามคอลัมน์ต่าง ๆ เพื่อแสดงสถานะของงานว่ากำลังอยู่ในขั้นตอนใด เช่น
- To Do: งานที่ยังไม่ได้ทำ
- In Progress: งานที่กำลังดำเนินการอยู่
- Done: งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
ที่มาของ Kanban Boards จากสายการผลิตสู่การจัดการโปรเจกต์
Kanban Boards มีต้นกำเนิดมาจากระบบการผลิตของบริษัท Toyota ในช่วงทศวรรษที่ 1940 โดย Taiichi Ohno ซึ่งเป็นวิศวกรชาวญี่ปุ่น ได้คิดค้นระบบนี้ขึ้นมาเพื่อใช้ในการจัดการสายการผลิต เพื่อควบคุมและจัดการงานและสินค้าคงคลังในทุกขั้นตอนของการผลิตอย่างเหมาะสมที่สุด ซึ่ง Kanban (คัมบัง) เป็นภาษาญี่ปุ่น แปลว่าการ์ด (Card) หรือก็คือ Card Board นั่นเอง
แนวคิดหลักของ Kanban คือ การใช้บัตร (Card) หรือการ์ดขนาดเล็กเพื่อแสดงถึงปริมาณงานที่แต่ละขั้นตอนของกระบวนการผลิตสามารถดำเนินการได้ เมื่องานหนึ่งเสร็จสิ้น บัตรนั้นจะถูกย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป ทำให้ผู้ผลิตสามารถเห็นภาพรวมของกระบวนการผลิตทั้งหมดได้อย่างชัดเจน และช่วยให้สามารถปรับปรุงกระบวนการผลิตได้อย่างต่อเนื่อง
ต่อมาแนวคิดของ Kanban ได้ถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดการโปรเจกต์ (Project Management) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวงการพัฒนาซอฟต์แวร์ เนื่องจาก Kanban สามารถช่วยให้ทีมงานเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างชัดเจน และช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เครื่องมือ Kanban Boards เหมาะกับใคร?
Kanban Boards เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้หลากหลายและมีประโยชน์ต่อบุคคลและทีมงานในหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือเล็ก หรือแม้แต่บุคคลทั่วไปที่ต้องการจัดการงานส่วนตัว แต่ถ้าพูดถึง First Priority สำหรับทีมหรือคนที่ต้องมีไว้ใช้งาน เช่น
- ทีมที่ทำงานแบบ Agile: Kanban เป็นหนึ่งในวิธีการทำงานแบบ Agile ที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ทีมออกแบบ และทีมที่ต้องทำงานที่ต้องมีการปรับเปลี่ยนบ่อย ๆ
- ทีมที่มี Tasks งานจำนวนมาก: เมื่อมี Tasks งานเข้ามาเยอะ ๆ การจัดการงานให้เป็นระบบและเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด
- ทีมที่ต้องการความชัดเจนและโปร่งใส: Kanban ทำให้ทุกคนในทีมเห็นสถานะของงานได้อย่างชัดเจน ลดความสับสนและช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เริ่มต้นใช้งาน Kanban Board ต้องทำอย่างไร?
1. กำหนดวัตถุประสงค์:
- ทำไมถึงต้องการใช้ Kanban: กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดงานค้าง หรือต้องการให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
- งานหรือโปรเจกต์ที่จะนำมาจัดการ: เลือก Tasks งานที่ต้องการนำมาจัดการลงใน Kanban Board อาจจะเป็นโปรเจกต์ทั้งหมดหรือเฉพาะงานพาร์ทหนึ่งก็ได้
2. สร้าง Kanban Boards:
- เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม: มีเครื่องมือมากมายให้เลือกใช้ เช่น Asana, Trello, Jira หรือแม้แต่กระดาษและปากกาที่คุณจะทำขึ้นมาเอง
- กำหนดคอลัมน์: คอลัมน์พื้นฐาน ได้แก่ To Do > In Progress > Done แต่คุณสามารถปรับเปลี่ยนคอลัมน์ให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงานของคุณได้
- สร้างการ์ดหรือ Tasks งาน: แต่ละการ์ดจะแทนงานหนึ่งงาน โดยใส่รายละเอียดของงานในการ์ดให้ชัดเจน เช่น ชื่องาน, ผู้รับผิดชอบ, กำหนดเวลาเสร็จสิ้น
3. เริ่มต้นใช้งาน:
- จัดการสถานะของการ์ด: อัปเดตและย้ายการ์ดไปยังคอลัมน์ต่าง ๆ ตามสถานะของงานอยู่เสมอ
- กำหนด Work-in-Progress (WIP) Limit: กำหนดและจำกัดจำนวนการ์ดในแต่ละคอลัมน์ แสดงให้เห็นทันทีว่าตอนนี้งานไปกระจุกกันอยู่ที่ไหน เพื่อป้องกันไม่ให้มีงานมากเกินไป
4. พัฒนาอย่างต่อเนื่อง:
- เก็บข้อมูล: เก็บข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละขั้นตอน เพื่อนำมาวิเคราะห์และพัฒนาจุดที่สามารถปรับปรุงให้การทำงานดียิ่งขึ้นได้
- ปรับปรุงกระบวนการ: หากพบปัญหาหรืออุปสรรค ให้ปรับปรุงกระบวนการทำงาน เช่น เพิ่มคอลัมน์ใหม่, เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ หรือปรับเปลี่ยน WIP Limit ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
ตัวอย่างการสร้าง Kanban Boards แบบดิจิทัลด้วย Asana
Manage work requests
จัดการและตรวจสอบคำขอที่เข้ามาทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างงานด้าน Creative ไปจนถึงการแก้ไขข้อบกพร่อง (Bug Fixes) และมอบหมายงานเหล่านั้นให้กับสมาชิกในทีมของคุณ
Organize workflows
จัดระเบียบงานให้มีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน พร้อมสร้างคอลัมน์ และย้ายสถานะของงานไปตามคอลัมน์เมื่องานนั้นเป็นไปตามขั้นตอน
Plan product roadmaps
วางแผนผลิตภัณฑ์ของคุณ และแบ่งแต่ละโปรเจกต์ออกเป็นคอลัมน์ เพื่อให้ทุกคนในทีมทราบว่าจะทำงานเกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ใด และมีไทม์ไลน์อย่างไร
Track product and design sprints
มุมมองแบบบอร์ดช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดายผ่านแต่ละขั้นตอน
ยกระดับการทำงานที่มีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือที่ใช่อย่าง Asana ตั้งแต่การจัดการงานของตัวเองไปจนถึงการจัดการโปรเจกต์ขนาดใหญ่ได้ง่าย ๆ ด้วยเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อการบริหารโปรเจกต์ (Project Management) และการทำงานร่วมกันเป็นทีม ที่พร้อมจะขับเคลื่อนองค์กรของคุณให้ก้าวเหนือคู่แข่งและทันสู่โลกอนาคตได้อย่างเต็มที่
ซอฟต์แวร์บริหารทีม โปรเจค และประสานงานบนคลาวด์
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด - Your Business Transformation Partner
ผู้ให้บริการ Asana ในประเทศไทยและเอเชียแปซิฟิกอย่างเป็นทางการ
LINE : @dmit
