

ในเรื่องของข้อมูลมีความจำเป็นอย่างมาก ๆ ต่อการใช้งานในเเต่ละองค์กร ซึ่งกรณีนี้ขอยกตัวอย่างการใช้พื้นที่การใช้งานบน Google Drive ซึ่งข้อมูลของเเต่ละองค์กรประกอบไปด้วยไฟล์เอกสาร โฟลเดอร์ ที่อาจจะเป็นข้อมูลที่มีมูลค่ามหาศาลต่อองค์กรของท่าน รวมไปถึงอาจจะเป็นข้อมูลทางการเงินที่จะต้องมีการรักษาความลับต่อองค์กรหรือข้อมูลของลูกค้าที่ห้ามสูญหายและห้ามเปิดเผย
สำหรับวันนี้เราจะพาทุกคนมารู้จักกับ 3 วิธีจัดการพื้นที่บนผลิตภัณฑ์ Google Drive ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อปริมาณข้อมูลที่พนักงานในองค์กรมีการใช้งานจริง เพื่อเป็นการรอรับมือกับการอัปเดตในเรื่องของการคิดพื้นที่ของการใช้งาน Google Drive ที่จะมีการคิดพื้นที่เพิ่มขึ้นมาในอนาคต ซึ่ง 3 วิธีจัดการพื้นที่บนผลิตภัณฑ์ Google Drive สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนด้านล่างกันได้เลย
หมายเหตุ: หลังจากที่ได้มีการสร้าง Shared drive เรียบร้อยเเล้วหากต้องการเพิ่มสมาชิกเเละการตั้งค่าระดับการเข้าถึง
วิธีสร้างโฟลเดอร์
หลังจากที่เราได้มีการสร้าง Shared drives เเละได้มีการเพิ่มสมาชิกเรียบร้อยเเล้ว ลำดับถัดไปจะเป็นการเเสดงขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์ เพื่อที่สามารถจัดการประเภท หมวดหมู่ ในเเต่ละหมวดงานที่เกี่ยวข้องมาจัดเเสดงในโฟลเดอร์เดียวกัน โดยขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์สามารถดำเนินการได้จากขั้นตอนด้านล่าง
หลังจากที่ได้สร้างโฟลเดอร์หรือไฟล์เอกสารไว้ในไดรฟ์เเล้ว ลำดับถัดไปจะอธิบายการดูรายละเอียดเเละกิจกรรมที่เปลี่ยนแปลงในรายการไฟล์ที่ถูกสร้างหรืออัปโหลดไปยังไดรฟ์ โดยวิธีการดูกิจกรรมของไดรฟ์และรายละเอียดไฟล์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกข้อมูลทีในแท็บรายละเอียด โดย
1. ให้คลิก View Details รายละเอียดเพื่อดูข้อมูลและการเปลี่ยนแปลง เช่น
2. คลิกแก้ไข เพื่อเพิ่มรายละเอียดของรายการ
หมายเหตุ: กรณีนี้ขอยกตัวอย่างไฟล์ .pdf เเละเพิ่มรายละเอียดของไฟล์ว่า Google Teams หากต้องการค้นหาข้อมูลไฟล์ในอนาคตสามารถค้นหาชื่อจาก Google Teams ได้เลย ซึ่งการค้นหานี้สามารถค้นได้ทุกคนที่ได้สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ดังกล่าว โดยวิธีการคือไปที่
เเล้วค้นหาพิมพ์คำหรือวลีลงในช่องค้นหาที่ต้องการ
หากคุณต้องการเก็บไฟล์สำคัญหรือเข้าถึงไฟล์ที่ใช้งานบ่อยๆ วันนี้เราจะพาคุณไปเพิ่มไฟล์งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดย้ายไปยังพื้นที่ทำงานหรือ Workspaces ซึ่งเป็นพื้นที่ทำงานที่เราสร้างขึ้นเอง โดยวิธีการเพิ่มไฟล์ลงในพื้นที่ทำงานไม่ได้เป็นการนำไฟล์ดังกล่าวออกจากตำเเหน่งเดิมหรือเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ แต่จะเป็นการนำไฟล์ไปไว้ในพื้นที่จำลองเพื่อให้คุณค้นหาได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น
วิธีสร้างพื้นที่ทำงาน
ท่านสามารถอ่านรายละเอียดวิธีจัดการไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกจากพื้นที่เก็บข้อมูลได้ที่บทความนี้
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เพื่อให้ท่านสามารถเตรียมตัวพร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ
The Future of Work: Smarter Work Management with Asana AI
งานสัมมนาที่จะพาคุณเตรียมความพร้อมให้ธุรกิจก้าวสู่ยุคใหม่ของการทำงานแบบอัจฉริยะ!