Category: Google Workspace Updates TH

หนึ่งในความสามารถของ Google Workspace ที่ Google เองภูมิใจนำเสนอนั่นก็คือความปลอดภัยที่รักษาข้อมูลของผู้ใช้งาน เปรียบเสมือนมีพนักงานคอยรักษาความปลอดภัยข้อมูลตลอด 24 ช.ม. ที่สร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่นการเข้าถึงข้อมูลต่างๆที่อยู่บนแอปพลิเคชันของ Google Workspace ซึ่งปกติแล้วไฟล์นั้นๆจะถูกตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง (Restricted) เป็น default หากมีบุคคลภายนอกต้องการเข้าถึงไฟล์ ก็จะมีแจ้งเตือนไปยังเจ้าของไฟล์ให้ทำการตรวจสอบการขออนุญาตเข้าถึงไฟล์ก่อนทุกครั้ง โดยบทความนี้ จะมาแชร์วิธีการรีวิวหรือการตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ ซึ่งมีทั้งหมด 2 วิธีด้วยกัน วิธีที่ 1: รีวิวผ่านอีเมล ในกรณีที่มีบุคคลที่ต้องการขอเข้าถึงไฟล์ เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเข้ามาว่ามีผู้ที่ต้องการสิทธิ์ในการเข้าถึง โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถอนุมัติหรือปฎิเสธการเข้าถึงไฟล์พร้อมให้บทบาทสิทธิ์ของไฟล์นั้นๆ ผ่านอีเมลได้เลย  วิธีที่ 2: รีวิวผ่านไฟล์ วิธีนี้เป็นอัปเดตล่าสุดของ Google ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับเจ้าของไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Docs, Slides, Sheets, PDFs และอื่นๆ ให้สามารถรีวิวผ่านไฟล์ได้ ซึ่งก่อนหน้านี้สามารถรีวิวผ่านอีเมลได้เพียงวิธีเดียว  เมื่อมีผู้ที่ต้องการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนที่ไฟล์นั้นๆ สังเกตได้ว่าจะปรากฎจุดที่ปุ่มแชร์ของไฟล์ โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถรีวิวการขอเข้าถึงไฟล์ รวมการให้สิทธิ์บทบาทการเข้าถึงไฟล์จากตรงนี้ได้เลย  ทำความรู้จักบทบาทสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ Viewer (ผู้มีสิทธิ์อ่าน): มีสิทธิ์ดู แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและให้คำแนะนำ แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Editor (ผู้มีสิทธิ์แก้ไข): มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ บอกเลยว่าอัปเดตครั้งนี้จะให้ช่วยการทำงานร่วมกันทั้งภายในและนอกองค์กรง่ายขึ้นแน่นอน หรือหากไฟล์ใดที่คุณต้องการจำกัดระยะเวลาการเข้าถึง คุณสามารถตั้งค่าได้ตามบทความนี้ >>> ไฟล์หมดอายุเมื่อไหร่ หมดสิทธิ์เข้าถึงทันที! เพื่อตัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆได้เลย...

Google Drive ได้อัปเดต API ในการตั้งค่ากำหนดเวลาการเข้าถึงไฟล์ โดยก่อนหน้านี้มีการอัปเดตการแชร์ไฟล์ใน My Drive ล่าสุด! ได้มีการอัปเดต API นี้ ใน Shared Drives แล้ว การทำโปรเจกต์ในบางครั้งอาจไม่ได้เป็นการประสานงานหรือทำงานร่วมกันกับบุคคลในองค์กรเพียงเท่านั้น ซึ่งอาจจะมีบุคคลที่สามหรือบุคคลนอกองค์กรร่วมโปรเจกต์ครั้งนั้นด้วย หากโปรเจกต์นั้นมีความจำเป็นที่ต้องแชร์ไฟล์ข้อมูลไปยังผู้ร่วมงานภายนอกองค์กรด้วยแล้ว คุณอาจจะอยากจำกัดเวลาในการเข้าถึงไฟล์นั้นเมื่อโปรเจกต์สิ้นสุดลง ซึ่งแน่นอนว่าคุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาการเข้าถึงไฟล์ได้ ด้วย Google Drive API : Setting an Expiration Date วิธีตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์/โฟลเดอร์ เข้าไปที่ Google Drive เลือกไฟล์หรือโฟล์เดอร์ที่ต้องการแชร์ แล้วคลิก Share ใส่อีเมลผู้รับ แล้วเลือกบทบาทของสิทธิ์การเข้าถึง  คลิกที่ลูกศรลง เลือกวันที่และเวลาหมดอายุของไฟล์นั้น หากต้องการนำวันที่หมดอายุออก ให้คลิกนำวันที่หมดอายุออก แล้วกด Done กด Send เพื่อส่ง Tips การตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์: คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์ให้กับบทบาทสิทธิ์ที่เป็น viewers, commenters, editors, และ published viewers (หากไฟล์นั้นรองรับบทบาทผู้มีสิทธิ์อ่านเอกสารที่เผยแพร่) การตั้งค่าวันหมดอายุโฟลเดอร์: คุณสามารถตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์ให้กับบทบาทสิทธิ์ที่เป็น viewers and commenters เท่านั้น  ความสะดวกของฟีเจอร์นี้ก็คือเมื่อจบโปรเจกต์แล้วไฟล์นั้นจะถูกตัดสิทธิ์การเข้าถึงอัตโนมัติหลังจากการตั้งค่า โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องตามลบการเข้าไฟล์ในภายหลังเหมือนก่อน ฉะนั้นก่อนแชร์ไฟล์ออกนอกองค์กรทุกครั้งอย่าลืมจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและตั้งค่าวันหมดอายุไฟล์​ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยรักษาความปลอดภัยและป้องกันผลกระทบต่างๆที่อาจเกิดขึ้นภายหลังได้ ฟีเจอร์นี้สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจ Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, the Teaching and Learning Upgrade and Education Plus ...