Category: Google Workspace Updates TH

สำหรับท่านใดที่กำลังใช้งาน Google Calendar เพื่อการทำงานหรือติดต่อประสานงานอยู่ ต้องบอกว่าฟีเจอร์ Working Location นี้เป็นประโยชน์มาก ๆ เพราะนอกจากจะใช้ Google Calendar ในการนัดประชุมแล้ว ท่านยังสามารถระบุสถานที่ทำงานของท่านในแต่ละวันได้อีกด้วย  ยิ่งถ้าท่านมีการทำงานที่เป็น Hybrid Working Location แล้วก็ยิ่งสะดวกมาก ๆ เพราะผู้ที่ทำงานร่วมกับท่านหรือผู้ที่มีหน้าที่ตรวจเช็กจะสามารถทราบได้ว่าวันใดท่านทำงานที่สำนักงาน วันใดทำงานจากที่บ้าน หรือวันใดบ้างที่ท่านต้องไปพบลูกค้า เป็นต้น  วิธีตั้งค่าสถานที่ทำงานใน Google Calendar เปิด Google Calendar เลือกวันที่วันใดก็ได้  เมื่อหน้าต่างปรากฏขึ้นให้เลือกเมนู Working Location ดังรูปภาพด้านล่าง      4. จากนั้นคลิกไปที่ Does not repeat เพื่อกำหนดว่าท่านต้องการให้สถานที่ที่ท่านเลือกแสดงบนวันใดบ้าง      5. ในส่วนสุดท้ายท่านจะต้องเลือกสถานที่ทำงาน ซึ่งใน Google Calendar จะมีอยู่ 3 ตัวเลือก คือ Home: บ้าน Office: สำนักงาน Other locations: สำนักงานหรือสถานที่อื่น (ท่านสามารถระบุได้) หากต้องการแก้ไขทำอย่างไร ? เปิด Google Calendar แล้วไปที่วันที่ท่านต้องการแก้ไข คลิกไปที่เส้น Location จะขึ้นคำว่า Change      3. คลิกแล้วเลือกสถานที่ใหม่ได้เลยทันที ฟีเจอร์ Working Location นี้มีใน Google Workspace แพ็กเกจใดบ้าง ? ฟีเจอร์ Working Location สามารถใช้งานได้แล้ววันนี้ใน Google Workspace ทุกแพ็กเกจ แต่สำหรับบุคคลที่ใช้งานบัญชีส่วนตัวเวอร์ชันฟรี (@gmail.com) ในการติดต่องาน จะไม่สามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ เนื่องจากฟีเจอร์นี้ถูกปล่อยออกมาสำหรับการใช้งานในรูปแบบขององค์กร ดังนั้นท่านใดที่ใช้บัญชีส่วนตัวจึงจะไม่สามารถใช้งานได้นั่นเอง  ติดตามฟีเจอร์อัปเดตใหม่ได้ก่อนใครที่ www.dmit.co.th...

ในการประชุมวีดิโอคอล Google Meet ผู้จัดการประชุมสามารถเปิดใช้ฟีเจอร์ Q&As & Polls ให้ผู้เข้าร่วมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมนั้นๆได้มากยิ่งขึ้น  ซึ่ง 2 ฟีเจอร์นี้ Google Meet ได้ทำการเพิ่มขึ้นมาจาก Activities เดิมดังนี้ Breakout rooms – เปิดใช้ห้องกลุ่มย่อยสำหรับการ DiscussionRecording – บันทึกการประชุมวิดีโอ Transcript – บันทึกข้อความถอดเสียงWhiteboarding – ใช้กระดานไวท์บอร์ดด้วย Jamboard Polls – ใช้แบบสำรวจ (NEW)Q&As – ใช้การถามและตอบ (NEW) โดยบทความนี้เราจะมาทำความรู้จักความสามารถของฟีเจอร์ Q&As และ Polls กันว่า สามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้ตรงกับวัตถุประสงค์ในการประชุมได้อย่างไรบ้าง ฟีเจอร์ Q&As หรือ ถามและตอบ ฟีเจอร์ Q&As เป็นฟีเจอร์ที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในการพิมพ์เพื่อถามคำถามได้ โดยที่ผู้ถามไม่จำเป็นต้องเปิดไมโครโฟนให้เกิดการติดขัดระหว่างการบรรยาย ตัวอย่างเช่น กรณีงานสัมมนาผ่าน Meet หากผู้เข้าร่วมสัมมนามีข้อสงสัยหรือคำถามเพิ่มเติมสามารถพิมพ์คำถามไว้ได้ที่ฟีเจอร์ Q&As ได้ โดยที่ผู้บรรยายจะสามารถเห็นคำถามนั้นได้ทันที และหากคำถามใดที่ตอบแล้ว ผู้จัดการประชุมสามารถทำเครื่องหมาย mark as answered ไว้ได้เลย นอกจากนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดยังสามารถร่วมโหวตคำถามที่ถูกใจได้อีกด้วย   ฟีเจอร์ Polls หรือ แบบสำรวจ ในการประชุมบางครั้งอาจจะต้องมีโหวตคำตอบหรือความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งผู้จัดการประชุมสามารถใช้ฟีเจอร์ Polls นี้เพื่อสร้างแบบสำรวจได้อย่างเรียลไทม์ โดยผู้โหวตสามารถเลือกโหวตแบบไม่ประสงค์ออกนามได้ อีกทั้งผู้จัดการประชุมยังสามารถตั้งค่าเปิดให้แสดงผลการโหวตได้เลยทันที นอกจากนี้ยังสามารถใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อการสร้างแบบทดสอบความเข้าใจในการเรียนการสอนหรือการประชุมได้อีกด้วย เพิ่มเติม: ผู้จัดการประชุมสามารถสร้างแบบสำรวจล่วงหน้าไว้ก่อนได้ และหากต้องการเปิดให้โหวต ให้ทำการคลิกที่ปุ่ม Vote ไม่ว่าจะเป็นฟีเจอร์ Q&As หรือ Polls สามารถดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมได้ดีทีเดียว และจะช่วยเพิ่มสีสันหรือความน่าสนใจของการประชุมนั้นๆได้ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมเพื่อให้ได้ข้อสรุปได้เร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย ติดตามอัปเดต Google Workspace จาก Demeter ICT ได้ที่ คลิก...

หนึ่งในความสามารถของ Google Workspace ที่ Google เองภูมิใจนำเสนอนั่นก็คือความปลอดภัยที่รักษาข้อมูลของผู้ใช้งาน เปรียบเสมือนมีพนักงานคอยรักษาความปลอดภัยข้อมูลตลอด 24 ช.ม. ที่สร้างความมั่นใจให้ผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่นการเข้าถึงข้อมูลต่างๆที่อยู่บนแอปพลิเคชันของ Google Workspace ซึ่งปกติแล้วไฟล์นั้นๆจะถูกตั้งค่าจำกัดการเข้าถึง (Restricted) เป็น default หากมีบุคคลภายนอกต้องการเข้าถึงไฟล์ ก็จะมีแจ้งเตือนไปยังเจ้าของไฟล์ให้ทำการตรวจสอบการขออนุญาตเข้าถึงไฟล์ก่อนทุกครั้ง โดยบทความนี้ จะมาแชร์วิธีการรีวิวหรือการตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ ซึ่งมีทั้งหมด 2 วิธีด้วยกัน วิธีที่ 1: รีวิวผ่านอีเมล ในกรณีที่มีบุคคลที่ต้องการขอเข้าถึงไฟล์ เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเข้ามาว่ามีผู้ที่ต้องการสิทธิ์ในการเข้าถึง โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถอนุมัติหรือปฎิเสธการเข้าถึงไฟล์พร้อมให้บทบาทสิทธิ์ของไฟล์นั้นๆ ผ่านอีเมลได้เลย  วิธีที่ 2: รีวิวผ่านไฟล์ วิธีนี้เป็นอัปเดตล่าสุดของ Google ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับเจ้าของไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Docs, Slides, Sheets, PDFs และอื่นๆ ให้สามารถรีวิวผ่านไฟล์ได้ ซึ่งก่อนหน้านี้สามารถรีวิวผ่านอีเมลได้เพียงวิธีเดียว  เมื่อมีผู้ที่ต้องการเข้าถึงไฟล์เอกสาร เจ้าของไฟล์จะได้รับการแจ้งเตือนที่ไฟล์นั้นๆ สังเกตได้ว่าจะปรากฎจุดที่ปุ่มแชร์ของไฟล์ โดยที่เจ้าของไฟล์สามารถรีวิวการขอเข้าถึงไฟล์ รวมการให้สิทธิ์บทบาทการเข้าถึงไฟล์จากตรงนี้ได้เลย  ทำความรู้จักบทบาทสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ Viewer (ผู้มีสิทธิ์อ่าน): มีสิทธิ์ดู แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและให้คำแนะนำ แต่แก้ไขหรือแชร์ไฟล์กับผู้อื่นไม่ได้Editor (ผู้มีสิทธิ์แก้ไข): มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ และแชร์ไฟล์กับผู้อื่นได้ บอกเลยว่าอัปเดตครั้งนี้จะให้ช่วยการทำงานร่วมกันทั้งภายในและนอกองค์กรง่ายขึ้นแน่นอน หรือหากไฟล์ใดที่คุณต้องการจำกัดระยะเวลาการเข้าถึง คุณสามารถตั้งค่าได้ตามบทความนี้ >>> ไฟล์หมดอายุเมื่อไหร่ หมดสิทธิ์เข้าถึงทันที! เพื่อตัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์นั้นๆได้เลย...