ถึงแม้ว่าหลาย ๆ คนจะเข้าใจว่าการบริหารโปรเจกต์ (Project Management) คือ การควบคุมและกำหนดเวลาของโปรเจกต์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การบริหารโปรเจกต์กลับมีขอบเขตที่กว้างกว่านั้นมาก ซึ่งในบทความนี้เรามีคำแนะนำง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจ 5 ขั้นตอนของการบริหารโปรเจกต์ได้อย่างครบถ้วน การเข้าใจวงจรของการจัดการโปรเจกต์จะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการภายใน และด้วยการนำเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ จะยิ่งช่วยยกระดับการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น 5 ขั้นตอน การยกระดับการทำงานของทีม Project Management มีอะไรบ้าง? PMBOK® หรือ Project Management Body of Knowledge คือคู่มือที่รวบรวมความรู้และทักษะในการบริหารจัดการโปรเจกต์ จัดทำโดย Project Management Institute หรือ PMI โดยเนื้อหาในคู่มือจะเจาะลึกขั้นตอนการจัดการโปรเจกต์ทั้ง 5 ขั้นตอน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ที่ต้องการพัฒนาความรู้และทักษะด้านการบริหารจัดการโปรเจกต์ 1. การเริ่มต้นโปรเจกต์ (Project initiation) ในช่วงเริ่มต้นของโปรเจกต์ ทีมจะต้องกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ ระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง พร้อมศึกษาถึงความเป็นไปได้ และจัดทำเอกสารโปรเจกต์เพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงข้อมูลและสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย โดยทีมส่วนใหญ่มักจะเริ่มต้นด้วยการประชุมหรือศึกษาความเป็นไปได้ของโปรเจกต์ นอกจากการนำเสนอแนวคิดเบื้องต้นของโปรเจกต์แล้ว คุณควรระบุถึงประโยชน์ ต้นทุน และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินโปรเจกต์ รวมถึงตัวชี้วัดความสำเร็จอื่น ๆ ตามเกณฑ์ที่องค์กรของคุณใช้ พร้อมสรุปรายละเอียดสำคัญของโปรเจกต์ เช่น เป้าหมาย งบประมาณ และระยะเวลา จะช่วยให้ทีมเข้าใจขอบเขตงานและใช้เป็นแนวทางในการดำเนินโปรเจกต์ได้ง่ายขึ้น 2. การวางแผนโปรเจกต์ (Project planning) ขั้นตอนแรกของการวางแผนโปรเจกต์คือการกำหนดเป้าหมายของโปรเจกต์ในแต่ละส่วนงานให้ชัดเจนโดยคุณสามารถใช้แผนงานที่ได้รับความนิยมเหล่านี้ SMART Goals เป็นวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง เกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลาที่ชัดเจน วิธีนี้ช่วยให้ทีมสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ วางแผนโปรเจกต์ และติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ CLEAR Goals เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่เน้นการทำงานร่วมกันและความยืดหยุ่น โดยมีเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเหมาะกับทีมที่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา OKR (Objectives & Key Results) เป็น framework ที่มุ่งเน้นการจัดวางเป้าหมายในระดับองค์กร โดยเริ่มจากวัตถุประสงค์ในภาพรวมและกำหนดโปรเจกต์ต่าง ๆ ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ OKR จะช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจน มีหลายวิธีที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้...
Continue reading
